Personalisté si oddechnou – evidence smluv a dokumentů už bude hračka

Práci personalistů si často lidé představují jako příjemné posezení u kávy s rozhovorem se zajímavým člověkem, kterého si navíc sami pozvali. Je tato představa pravdivá? Je práce HR specialistů opravdu tak dynamická a zajímavá, jak to na první pohled vypadá?

Při nástupu do zaměstnaní

Jako s prvním se nový zaměstnanec seznámí po nástupu do firmy většinou s personalistou. Po zaslání životopisu a motivačního dopisu se právě personalista, nebo někdo z HR, ozve a domluví osobní setkání. Tam si budou povídat o dosavadních zkušenostech, vzdělání a certifikátech, nebo třeba o zájmech. Důležité jsou i vlastnosti. Když firma aktuálně přechází na práci z home office, je potřeba, aby měl uchazeč i velkou zodpovědnost a dokázal se soustředit. Personalista musí také zjistit, zda zapadne do týmu.

A co po tom, když vyberete konkrétního uchazeče, a ne těch zbylých 421, kteří se na pozici také hlásili? Nemáme na mysli to, že vybraný člověk nastoupí a začne pracovat. Pro „obyčejné“ zaměstnance je to neviditelná práce, která ale dokáže značně potrápit. Vždy ji ale musíte udělat ještě před tím, než příchozího posadíte ke stolu a začnete ho školit. Jde o podpis smlouvy a celou administraci personalistiky.

Nelehké povinnosti personalisty

Nechceme se tu ale zamýšlet nad tématem přijímacích pohovorů nebo vyřazování kandidátů. Mnohem důležitější jsou jiné povinnosti personalisty. Ty, které vám zabírají často větší množství času, než se zdá. Řeč je o papírování.

Ve firmě máte desítky, stovky či tisíce zaměstnanců. Každý z nich má podepsanou smlouvy a k ní mnohdy spoustu dodatků. Ať už jde o povolení srážek ze mzdy, souhlas s pořizováním fotografií apod. Každý takový dokument je většinou časově omezený. Jako personalista na ně musíte dávat pozor a hlídat, aby některému neskončila třeba platnost.

Nejčastější způsoby péče o zaměstnanecké dokumenty

Ten nejznámější dokument se jmenuje šanon. Obrovské hromady papírů zařazených do plastových složek, které se zacvaknou do desek s kovovou hrazdou. Šanony mají svá pevná místa ve skříních, které jsou určené k evidenci dokumentů. I když v nich máte výborný systém, stejně každého z vás – personalistů občas potrápí pocit, že se mohla stát chyba a všechny dokumenty nejsou plně pod kontrolou. Takovou chybu je pak velmi těžké najít. A když už ji najdete, tak to nemusí být dostatečně brzo před katastrofou, které nastane, když jí dříve než vy, najde někdo jiný.

Často tak máte navíc bloček. V něm si evidujete příchod všech nových zaměstnanců, které si barevně označujete zvýrazňovačem vybrané barvy, abyste mohli připravit novou smlouvu, jakmile ta stará skončí. Potom ale můžete mít chybu i v tomto bločku, nebo se stane, že zapomenete, co která barva znamená. A co teprve, když bloček ztratíte.

Když vstoupíte do 21. století

Při příchodu zaměstnance otevřete počítač a vše do něj zadáte. Kartotéka už bude sloužit jen jako pojistka pro případ nouze, kterou může být ztráta počítače nebo vyhoření disku. Máte v tom systém. Jediná složka na smlouvy. V ní rozdělené složky na jednotlivá oddělení firmy a případně oddělení v odděleních, to se týká ale zejména korporací. A uvnitř jedna složka pro každého zaměstnance. V případě, že je u vás pracovník více roků, roztřídíte si smlouvy do složek podle let, kdy byly jednotlivé písemnosti podepsány.

Zapomenete na barvy v bločku. Využijete raději elektronický kalendář. Do toho si naklikáte upozornění na jednotlivé dny, kdy zaměstnancům končí smlouvy a vy tak budete dostávat upozornění, když budou smlouvy končit.

Je ale ještě jedna mnohem pokročilejší možnost – cloud hr systém

I přes propracovanější systém mají výše zmíněné procedury tendence v lidech vyvolávat úzkost. Pořád totiž přetrvává pocit, že tíha celé situace leží pouze na vašich bedrech.

Proto jsme se rozhodli zabývat možnostmi, jak problém vyřešit a vaši nesenou tíhu zmenšit. Podobně jako u evidence docházky, tak i evidence smluv se přesouvá z papírové do elektronické, ideálně pak automatické, podoby. Nejlépe pokud celý proces probíhá mimo firemní servery pro případ neočekávaných neštěstí. Nejzajímavější jsou proto cloudová řešení, která zvládnou vše, co bloček, kartotéka, složky v počítači a elektronický kalendář s upomínkami dohromady.

Budoucnost je taková, že moderní cloud hr software bude umět s asistencí personalisty při nástupu nového zaměstnance vytvořit v databázi jeho profil. Profil je vytvořen v konkrétní pracovní skupině, zároveň si ale můžete všechny zaměstnance zobrazit v abecedním nebo jiném pořadí. Tím získáte lehký a hlavně rychlý přehled o pracovnících z celé firmy.

Pokud má zaměstnanec vypůjčené vybavení, jako auto, ochrannou přilbu nebo něco jiného, jednoduše zakliknete všechny typy vybavení, které jste mu půjčili a přidáte k nim předávací protokoly. Má váš nový zaměstnanec absolvován nějaký kurz či školení? Třeba protipožární ochranu nebo jiný kurz, který je důležitý pro jeho práci? Zaklikněte! Opět stačí pouze přiřadit potřebnou dokumentaci.

S dokumenty nyní můžete bez problémů pracovat odkudkoli, máte je totiž bezpečně uložené na cloudu mimo firmu. Pracovat s nimi může kdokoliv, kdo k nim dostane přístup. O tom, kdo se kam dostanete, si rozhodujete sami. Bez ohledu na přístupy, ale ani vy ani váš zaměstnanec už nemusíte hlídat data, kdy smlouvy přestanou platit. Systém si je totiž pamatuje a sám se na ně zeptá a připomene je. Zvolte si, zda potřebujete konec zkušební doby připomenout měsíc, nebo jen týden dopředu. Vše bude tak, jak potřebujete.

Máte se na co těšit

Brzo na trh přivedeme přesně takové řešení evidence smluv a dalších dokumentů. Kávu vám sice nepřipraví, ale věříme, že stojí za to se nebát a vyzkoušet ho. HR systém je připravený tak, aby vám ušetřil spoustu času a vy i vaši zaměstnanci se tak mohli věnovat důležitějším věcem. Zůstaňte ve střehu a nezapomeňte nás sledovat, protože již v první půlce roku 2021 můžete přesně takový systém pro personalisty očekávat. Budeme vás informovat.

Zalíbil se vám systém Alveno?
Chtěli byste si vyzkoušet na vlastní kůži, jak vám může pomoci?