Většina firem vnímá onboarding jako jednorázovou akci prvního dne – podpis smluvy, předání počítače, prohlídka kanceláře a hotovo. Ve skutečnosti by měl být onboarding agilní a personalizovaný proces, který trvá celý první rok a reaguje na potřeby konkrétního nováčka.
Jak takový systematický onboarding vypadá v praxi? Podívejme se na osvědčený model rozdělený do šesti fází, který používá brněnská softwarová firma IRESOFT.
Onboardingový model: 6 oblastí, které nesmíte vynechat
Než se pustíme do konkrétních fází, je důležité pochopit, na co by se měl každý onboarding zaměřit. Nejlepším vodítkem je model, který definuje 6 klíčových oblastí:
1. Kultura – Proč tady jsme?
Smysl existence firmy, vize, hodnoty. Co děláme a pro koho to děláme.
2. Pravidla – Jak se to tady dělá?
Formální i neformální pravidla hry, očekávané chování.
3. Propojení – Kdo je kdo?
Seznámení s lidmi napříč celou firmou, nejen vlastním týmem.
4. Spolupráce – Jak spolu fungujeme?
Mezitýmová spolupráce, komunikační kanály, vazby mezi odděleními.
5. Kompetence – Co se musím naučit?
Rozvoj dovedností specifických pro danou pozici.
6. Výkon – Co se ode mně očekává?
Cesta k produktivitě, měřitelné cíle, očekávaný přínos.
V každé fázi onboardingu by se měly objevovat aktivity ze všech těchto oblastí, nejen ze „zapracování na pozici“
Fáze 1: Před nástupem – Příprava terénu
Trvání: 1-4 týdny (podle toho, kdy se rozhodnete přijmout kandidáta)
Klíčový princip: Onboarding začíná už při náboru, ne až prvním dnem.
Co probíhá:
Posíláme nováčkům průvodce kancelářemi ještě před nástupem, protože naše fungování je specifické – nemáme vlastní stoly, očekává se zodpovědnost a ohleduplnost. Chceme, aby věděli, do čeho jdou, a nebyli první den zaskočeni.
Proč je tato fáze klíčová: 6 z 10 zaměstnanců přiznává, že nová práce nesplňuje jejich očekávání. Správné nastavení očekávání předem tento problém eliminuje.
Fáze 2: První den – Žádné překvapení, samé vítání
Klíčový princip: První den by nemělo být překvapení na žádné straně.
Dva základní pilíře úspěšného prvního dne:
Představení v týmu:
Po vstupním školení jde do firemního komunikačního nástroje zpráva s fotkou nováčka a krátkým představením včetně osobních zajímavostí („hraje na kytaru, má dva psy, pochází z Ostravy“). Kolegové reagují, vítají ho a navazují první kontakty.
Fáze 3: Zkušební doba – Intenzivní zapracování
Trvání: 3-4 měsíce (od roku 2025 se zkušebka prodlužuje)
Klíčový princip: Kombinace zapracování na pozici se začleněním do života firmy.
Pravidelné aktivity:
Kontrolní mechanismy:
- Dotazníky zpětné vazby od nováčka
- Hodnocení od kolegů a vedoucích
- Schůzka s CEO na konci zkušební doby
- Pravidelné check-iny pro včasné odhalení problémů
Kolem 45. dne se často „lámou růžové brýle“ – nováček začína vidět realitu versus počáteční nadšení. Proto jsou právě v této době kontrolní mechanismy klíčové.
Fáze 4: Po zkušební době – Budování vztahů
Trvání: 4.-11. měsíc
Klíčový princip: Nováček už není „nový“, ale stále potřebuje podporu.
Klíčové aktivity:
„Pojď na kafe!“
Oblíbená aktivita, kdy nováček jde s někým z jiného týmu na kávu, zmrzlinu nebo jen pokecat. Výsledkem jsou často společné fotky a nová přátelství napříč firmou.
Onboardingová desková hra
Ručně vyráběná hra s otázkami o firmě, produktech a lidech. Hrají ji všichni nováčci společně (včetně vývojářů!) a je u toho vždycky velká legrace. Plus okamžitě vidíte, kde jsou mezery ve znalostech.
Proč je tahle fáze důležitá:
Ne všichni nováčci dokáží odkomunikovat, co potřebují. Role HR je naučit je převzít zodpovědnost za svůj onboarding a umět si říct o pomoc.
Fáze 5: Konec prvního roku – Vyhodnocení a plánování
Klíčový princip: Stejný systém hodnocení jako na konci zkušební doby, ale s jinými otázkami.
Co probíhá:
8-12 měsíců trvá, než je nováček skutečně produktivní. Ne těch 3 měsíce, které si myslíme. Proto máme onboarding roční.
Fáze 6: Průběžné ladění – Onboarding nikdy nekončí
Klíčový princip: Agilní přístup – přidáváme nebo odebíráme aktivity podle potřeby.
Data, která rozhodují
Úspěšnost onboardingu se dá měřit. IRESOFT sleduje například:
Klíčová otázka pro nováčky: „Vnímáš IRESOFT jinak, než jsi ho vnímal před nástupem?“
Výsledky:
🟢 Zelená/žlutá – vnímám stejně nebo lépe (většina případů)
🔴 Červená – vnímám hůř (signál k okamžité akci)
Praktické tipy pro implementaci
- Začněte malým
Nemusíte zavést všechno najednou. Začněte s jasným plánem prvního dne a postupně přidávejte aktivity. - Využijte technologie
Checklisty v HR systému, automatické připomínky termínů, digitální dotazníky – to vše šetří čas a zajišťuje, že se nic neztratí. - Zapojte celou firmu
Onboarding není pouze práce HR. Každý zaměstnanec může přispět k tomu, aby se nováček cítil vítaný. - Měřte a vylepšujte
Bez dat nevíte, jestli váš onboarding funguje. Pravidelně si nechávajte feedback a podle něj proces upravujte.
Osobní zodpovědnost – klíčový element
Důležité je naučit nováčky, že za svůj onboarding nesou 50% zodpovědnost sami. Firma poskytne nástroje, prostor, podporu – ale nováček musí být proaktivní.
„Když nováček říká ‚nikdo mi to neřekl‘, vždycky je tam to ALE – co jsi s tím udělal ty? Zeptal ses? Vyhledals si informace?“
Toto funguje především ve firmách s hodnotově orientovanou kulturou, kde se klade důraz na samostatnost.
Závěr: Investice do budoucnosti
Kvalitní onboarding není náklad, ale investice. Může zkrátit dobu zapracování až o 70% a výrazně snížit fluktuaci v prvním roce. Navíc vytváří z nových zaměstnanců spokojené a loajální kolegy.Pamatujte: Dobře nastavený onboarding se přizpůsobuje každému nováčkovi, trvá celý první rok a zahrnuje všech 6 oblastí – od kultury až po výkon.
Nejčastější dotazy
Jak dlouho by měl trvat onboarding?
Ideálně celý první rok s intenzivním obdobím prvních 3-4 měsíců. Kratší onboarding znamená vyšší riziko neúspěšné adaptace.
Co když nemáme čas na tak dlouhý onboarding?
Začněte alespoň se základy – připraveným prvním dnem, pravidelnými check-iny a jasně definovanými očekáváními. I to je lepší než nic.
Jak poznám, že onboarding nefunguje?
Signály: nováčci často odchází v prvním půlroce, stěžují si na nejasná očekávání, dlouho se nezapracovávají nebo se necítí součástí týmu.
Dá se onboarding měřit?
Ano! Pomocí dotazníků spokojenosti, měření času do plné produktivity, retention rate a zpětné vazby od vedoucích i kolegů.
Autor
Renáta Balíková
HR manažerka
Spolupracovník
Tomáš Foltas
Head of Marketing
