6 věcí, které nejčastěji brání efektivitě práce. Týká se to i vaší firmy?

efektivita-nahledovy-obrazek2

Efektivita je často skloňovaným pojmem v mnoha firmách. Co ale efektivita znamená a jaký je rozdíl mezi efektivitou a produktivitou? Dnes se podíváme nejen na význam tohoto pojmu, ale dáme vám i několik tipů, jak být v práci efektivnější.

„Personalisté v práci denně tráví více než 30 minut neefektivně. To je v součtu více než 10 hodin měsíčně.“

Co si představit pod pojmem efektivita?

Efektivita se měří jako čas, který stráví jeden zaměstnanec nad určitou činností, v porovnání s druhým zaměstnancem. Proto nikdy nelze jednoznačně říci, kdo je efektivní a kdo ne. Zaměstnanec, který je v jedné firmě nadmíru efektivní, může v jiné firmě se stejným tempem v efektivitě práce stěží dosahovat průměru. Proto vždy porovnávejte v kontextu. Efektivita jednoduše znamená více práce za menší časový úsek.

Na jednu stranu se mnoho firem žene za snižováním hodin strávených nad úkoly, a nijak přitom nesnižují nároky na výsledek. Navíc není pravidlem, že zaměstnanec za větší množství odvedené práce dostane odpovídající mzdu, ačkoli jeden vysoce efektivní zaměstnanec firmu v nákladech stojí méně než další dva kolegové navíc.

Cílem personalisty na druhou stranu je, aby byli zaměstnanci spokojení, tím odváděli perfektní práci a byli i dostatečně efektivní. Motivovaní zaměstnanci jsou totiž loajální a firmu doporučují dále. Často se tak ve firmách hledá ideální rovnováha mezi počtem efektivních zaměstnanců a jejich maximální spokojeností.

Efektivita vs. produktivita – zatímco u efektivity je stěžejní čas, produktivita se měří podle vynaložené energie, tzn. kolik bylo potřeba vložit energie a jiných vstupů k tomu, aby vznikly výstupy (jakýkoliv produkt). Produktivita tak znamená udělat co nejvíce se stejnými zdroji.

Buďme společenští, nezapomínejme však odvádět svou práci

Než se podíváme na nejčastější faktory, které negativně ovlivňují efektivitu práce, je potřeba zmínit, že člověk je přirozeně společenský. 83 % dotázaných v našem průzkumu nám potvrdilo, že nejčastěji je od práce zdrží právě sociální kontakt.  Na krátkém hovoru s ostatními kolegy a kolegyněmi není nic špatného, tím spíše, když právě mezi řečí o osobních věcech se často podaří vyřešit i důležité pracovní záležitosti. Společně si neformálně posedět u kávy bychom však měli až tehdy, kdy máme vyřízené všechny priority, nebo je minimálně máme naplánované a víme, kdy práci chceme dokončit.

Co je v praxi běžnými příčinami nízké efektivity?

Špatně zadaný úkol

Úkol s neurčitým zadáním je černá díra jakéhokoliv plánování a asi nejčastější překážka efektivity práce. Dohledáváním dalších informací k tomu, abyste mohli úkol dokončit, bobtná čas na jakémkoli projektu. Přidejte si k tomu ještě špatnou komunikaci a další překážky, které v tomto článku zmiňujeme, a problém je na světě.

Úkoly bez stanoveného termínu

Pokud úkolům chybí jasné zadání, často se zapomíná i na termíny. Jistě znáte situaci, kdy potřebujete např. uzavřít novému kolegovi roční hodnocení, abyste měli podklady pro případné prodloužení smlouvy či zvýšení mzdy. K tomu potřebujete zpětnou vazbu, a tak se připomínáte a kolegy opakovaně urgujete. Až pak si uvědomíte, že jste sice přesně řekli, co potřebujete, ale termín jste nezadali. Zkuste se tedy příště kolegy rovnou zeptat, kdy vám stihne hodnocení dodat. Pokud vám nedá termín kolega, dejte mu jej vy. „Zvládneš to do 14 dní? Skvělé, to bude 30. 6. Termín ti rovnou zadám i do kalendáře.“ Uvidíte, že při stanovení konkrétního termínu se pravděpodobnost dodání potřebných podkladů podstatně zvýší.

Špatná komunikace

Toto téma by vydalo na samostatný článek. Komunikace je kámen úrazu mnoha společností a nešvarem nebývá jen nedostatek informací. Mimo srozumitelného zadání se při zadávání úkolů často vytrácí také jejich smysl. Máte-li dodat seznam neúspěšných uchazečů o zaměstnání ve vaší firmě za posledního půl roku, možná se neubráníte myšlence na čas, který byste mohli trávit efektivněji nad něčím jiným. Kdybyste ale věděli, že na základě počtu neúspěšných kandidátů se bude vyhodnocovat úspěšnost HR agentury, která vám shání nové kolegy do týmu IT, uvažovali byste jinak. Na základě této úspěšnosti se totiž může rozhodnout, zda s HR firmou spolupracovat dále, nebo přesunout agendu na někoho ve firmě – a to třeba zrovna na vás.

Raďte se, jen pokud je o čem

Na druhou stranu i přílišná snaha o komunikaci má svá negativa. Typickým příkladem jsou zbytečné nebo neproduktivní porady.

„40 % dotázaných personalistů tráví čas neefektivně na poradách, na kterých ani nemusí být.“

Zkusili jste se z porady, která pro vás není přínosná, omluvit s tím, že pokud se nebude řešit něco zásadního pro vaše personální oddělení, půjdete se věnovat důležité práci? Zkuste to, nic horšího než to, že zůstanete sedět na poradě dál, se stát nemůže.

Firma bez firemní kultury

Firemní kultura podporuje efektivitu práce a úzce souvisí právě s komunikací. Lépe se nám pracuje ve společnosti, u které cítíme, že jsme její součástí. Jsme-li od firmy odtrženi, mezi pracovními týmy snadněji vzniká podhoubí pro pomluvy a neochotu spolupracovat. Navíc kolegové, kteří tráví čas neefektivním stěžováním si u druhých, lehce strhnou další lidi ve firmě. Budujte proto firemní kulturu založenou na zájmu o zaměstnance. Ptejte se kolegů, jak se mají, co se jim líbí a co jim naopak vadí. Uspořádejte neformální teambuilding. A dejte práci smysl. I váš nejlépe placený člověk se vlivem nezájmu a nízké informovanosti může stát shnilým jablkem v košíku těch zralých, pokud nevidí smysl v tom, co dělá.

Mikromanagement

Jistě to znáte. Ačkoli úkol zpracujete podle svého nejlepšího svědomí a vědomí a odevzdáte v termínu, najde se někdo, kdo vám neustále dýchá na záda a pak vše shodí ze stolu. Pokud už jste se i vy setkali s mikromanažerem, víte, že chce o všem vědět a o všem rozhodovat. Tím však velmi neefektivně obírá o čas nejen sebe, ale i všechny ostatní, kdo jsou zapojeni v projektu. Tým navíc ztrácí iniciativu, protože všichni vědí, že mikromanažer si vždy prosadí své řešení. Zde pro vás bohužel žádnou radu nemáme. Tento bod je nejvíce o mikromanažerovi, který si musí uvědomit, že nejefektivnější je vybudovat samostatný tým.

Jistě jste si všimli, že výše zmíněné nešvary, které brání efektivitě práce, se často ve firmě vyskytují společně. Vše vždy začíná i končí u lidí, a proto je vhodné začít u sebe. A pokud nejste manažer, nevadí, začněte i tak, třeba někomu otevřete oči. V příštím článku vám dáme konkrétní tipy, jak zefektivnit váš pracovní den. A než vám popřejeme úspěšný den, máme pro vás ještě jednu radu na závěr.

Digitalizujte.

Technologický pokrok 21. století přinesl nespočet systémů, které dokáží zefektivnit vaši práci. My jsme se vydali cestou digitalizace agendy evidence docházky. Náš moderní docházkový systém Alveno je intuitivní systém, který vám umožní jednoduše zadat svou pracovní dobu, ať jste kdekoli. Stačí vám pouze přístup k internetu. Navíc z něj na konci měsíce snadno vyexportujete data všech zaměstnanců a předáte je účetní do mzdového systému jako podklad pro mzdy.

Naší horkou novinkou je pak pokročilý HR systém, který vám pomůže s digitalizací personálních procesů. Ukládejte smlouvy, evidujte majetek, vytvářejte hodnotící dokumenty. Vše pomocí intuitivního „Drag and Drop“ systému, díky kterému si data přehledně poskládáte tak, jak vám to nejvíc vyhovuje.

Víte, že 50 % personalistů trápí v práci byrokracie? Vyplňují papír pro další papír, tabulku pro tabulku aj. Ušetřete si čas s docházkovým a HR systémem Alveno.