8+1 nejpraktičtějších tipů pro bezproblémový offboarding

nahledove-obrazky

Dá se ukončování pracovního poměru zvládnout i bez nepříjemně sevřeného žaludku? Co nejhoršího se během offboardingu může stát? A co má smysl si doopravdy pečlivě ošetřit? Podívejte se na tipy, které vám pomohou šikovně provést zaměstnance dalším náročným kariérním momentem. Po náborovém řízení a onboardingu si tentokrát posvítíme na offboarding.

Nemáte čas přečíst si celý článek? Nebo si jej prostě jen chcete pustit pasivně do ucha? Není problém, článek nám namluvila Lucka, jen ji odpusťte intonaci, je ze světa jedniček a nul (AI).

Nejprve krátká definice. Co si pod pojmem offboarding vůbec představit? V ideálním případě zhruba tohle: zaměstnanec se sám ozve HR, že by chtěl odejít. Měsíce dopředu. Důvodem jeho odchodu je zájem o další kariérní rozvoj. Rozchází se s firmou v dobrém, takže všichni jen září úsměvy a přejí si navzájem to nejlepší. Než bude pryč, HR manažerka si v klidu najde, kdo ho nahradí. Pak zpracuje veškerou administrativu spojenou s odchodem. Že na jednom dokumentu chybí podpis? Nevadí! Zaměstnanec je s firmou dál v kontaktu a ochotně ho přijde doplnit.

Offboarding zahrnuje celý proces odchodu zaměstnance z firmy. Od předání výpovědi až po převzetí klíčů ke kanceláři. Někdy může být hotový během pár dní, jindy má personalista čas i několik měsíců. Jenže málokdy probíhá docela hladce.

Naštvaný ajťák může nabourat firemní systémy, pokud do nich pořád má přístup. Kvůli vrátnému, kterému včas neodeberete klíče, možná budete vyměňovat zámky v celé budově. Při nešikovném předání výpovědi mohou vybublat emoce tak, že ztropenou scénu zaslechne celá chodba. Navíc neriskujete jen materiální škody. Během offboardingu se hraje také o pověst firmy. Sociálními sítěmi se třeba i neopodstatněné stížnosti šíří rychlostí blesku.

Lucie Přibylová
HR Specialist

Naštvaný ajťák může nabourat firemní systémy, pokud do nich pořád má přístup. Kvůli vrátnému, kterému včas neodeberete klíče, možná budete vyměňovat zámky v celé budově. Při nešikovném předání výpovědi mohou vybublat emoce tak, že ztropenou scénu zaslechne celá chodba. Navíc neriskujete jen materiální škody. Během offboardingu se hraje také o pověst firmy. Sociálními sítěmi se třeba i neopodstatněné stížnosti šíří rychlostí blesku.

Jak tedy celý proces zvládnout co možná nejlépe? Rozdělte si ho na menší úseky. Snáze pak ohlídáte klíčové věci. Mezi ně patří třeba následující:

Přípravná fáze

Informujte ostatní: Domluvte si s teamleaderem, kdo o odchodu poví zbytku týmu. Zbytečně s tím neotálejte. Na celofiremní morálku lépe působí, když se lidé o rozloučení s kolegou dozví dřív než až v den, kdy je s nimi naposledy. Nezapomeňte také informovat zbytek firmy, třeba prostřednictvím celofiremního chatu nebo e-mailu.

Zaplňte kalendář termíny: Zaneste si do kalendáře datum, kdy má mít odcházející zaměstnanec deaktivované přístupy i účty. Čím dříve, tím lépe. Přestože deaktivaci samotnou nejspíš obstará IT oddělení, zkontrolovat byste ji měli vy. A případně vědět, kdy se s ní připomenout.

Nachystejte smlouvy i ta pravá slova: To, že chcete mít v okamžiku předávání výpovědi nachystané všechny smlouvy k podepsání, už jistě víte. Podobně si ovšem můžete připravit i osnovu k tomu, co řeknete povzbudivého. Pokud můžete, nabídněte osobní doporučení nebo něco pochvalte, ať zaměstnanec neodchází s pocitem, že je výpověď jeho osobním selháním.

Po předání výpovědi

Pečujte o zbytek týmu: Ztráta jednoho člena ovlivňuje celý tým. Nezávisle na tom, zda zaměstnanec odchází z vlastní vůle nebo byl propuštěn. Věnujte proto nadstandardní úsilí teambuildingu a motivaci zaměstnanců. Pokud se šíří obavy z propouštění nebo jiné fámy, transparentně komunikujte skutečné důvody odchodu. Uklidníte tím obavy, že by někoho dalšího mohl potkat stejný osud.

Využijte výstupní list: Odvézt firemní auto, předat počítač a firemní telefon IT oddělení, přístupové karty zanést manažerovi… Obzvlášť ve velkých firmách se offboarding musí zkrátka „vyběhat“. Sepište zaměstnanci výstupní list se seznamem, co kam zanést, ať vám může pomoci. Převzetí dotyční kolegové stvrdí podpisem. Nebo zatrhnou online.

K poslednímu dni a později

Připravte malý dárek: Končí jedna etapa jejich kariéry. Není proto divu, že si v sobě lidé, kteří opouští známou práci i kolektiv, často zpracovávají složité emoce. Podpořte je v tom. Pokud zaměstnance nepropouštíte na hodinu, nachystejte pro ně na poslední den v kanceláři malou pozornost. Dárek nastolí pozitivnější atmosféru a pomůže jim na konec působení ve firmě vzpomínat v hezkém světle.

TIP NAVÍC

Přemýšlíte, jaký dárek vybrat? Motivaci i záliby zaměstnance můžete zjistit z poznámek v HR systému Alveno. Alveno je moderní cloudové řešení, které šetří personalistům práci s rutinní administrativou. Využijte chytré technologie a získejte víc času na práci s lidmi.

Rozešlete dotazník: Jakmile zaměstnanci obdrží poslední výplatu, je načase jim poslat výstupní dotazník. Co se jim na firmě nejvíce líbilo? Co je štvalo? S penězi bezpečně na účtu už se nemusí ostýchat odpovídat upřímně. Rozhodně tuto možnost poskytněte i zaměstnancům, s nimiž se firma rozchází ve zlém.

Také ti mohou mít užitečné nápady, co zlepšit. Navíc tady zapracuje ve prospěch firmy základní psychologie. Kdo se v dotazníku vynadává, spíš už se nebude rozčilovat na sociálních sítích.

Naplánujte budoucí setkání: Dobré vztahy s bývalými zaměstnanci se firmě vyplatí. Pokud ji pochválí na novém pracovišti, organicky budují firemní brand. Zároveň mohou zůstat k dispozici pro příležitostné konzultace. Možná se dokonce jednou vrátí. Nezapomeňte proto čas od času uspořádat událost, kam je pozvete.

Nejčastější dotazy k offboardingu

Co je to offboarding?

Jako offboarding označujeme celý proces odchodu zaměstnance z firmy. Typicky začíná přípravou výpovědi a končí, když se za zaměstnancem zavřou dveře.

Co nejhoršího se může při offboardingu pokazit?

Ledacos. Zanedbat offboarding se nevyplácí. Pokud se něco zvrtne, může to vyústit ve značné materiální škody i šrámy na dobrém jménu firmy.

Co nedělat při offboardingu?

Vyvarujte se nekorektního, necitlivého jednání. Odcházející zaměstnanec si prochází jedním z nejnáročnějších okamžiků své kariéry. I kdyby nakrásně sám podal výpověď. Je na HR manažerovi, aby ho celým offboardingem bezpečně provedl.

Na co pamatovat při offboardingu?

Nezapomeňte převzít služební vybavení, odebrat zaměstnanci přístupy do softwaru i klíče a naplánovat důstojné rozloučení. Pokud chce firma zůstat v kontaktu, řekněte to – a pošlete co nejdřív pozvánku na vhodnou celofiremní akci.

Zaujal Vás systém Alveno?