Počet dětí, výše důchodu, probíhající exekuce. Kolik personalistů se při pohovoru automaticky ptá na tyto informace? A kolik z nich tuší, že u uchazeče o zaměstnání na ně nemají žádné právo?
Rozdíl mezi tím, co smíte zjišťovat od člověka, který teprve přichází na pohovor, a od toho, kdo už podepsal pracovní smlouvu, je zásadní. A přitom se s ním v praxi setkáváme jen zřídka. Osobní dotazníky pro uchazeče bývají naduté informacemi, které firma v této fázi vůbec nepotřebuje – a které navíc porušují jedno ze základních pravidel GDPR: zásadu minimalizace osobních údajů.
Pojďme si ukázat, jak na to správně. Kde končí oprávněné zjišťování informací a kde začíná zbytečná zvědavost, která vás může stát nejen pověst, ale v nejhorším případě i pokutu od Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Z pohledu zákona
Ochranu osobních údajů v pracovněprávních vztazích upravuje především nařízení GDPR (Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Pozor: Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, je od dubna 2019 zrušený. Pokud se s ním stále setkáváte ve svých pracovních smlouvách nebo pracovním řádu, je nejvyšší čas to změnit.
Užitečným zdrojem informací je také webová stránka Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.cz), kde najdete spoustu praktických průvodců a odpovědí na nejčastější otázky.
Uchazeč není zaměstnanec. A to dělá velký rozdíl
Když si k vám na pohovor přijde uchazeč o zaměstnání, nemáte s ním uzavřený pracovní poměr. Neplatíte mu mzdu, neodvádíte za něj daně ani pojištění. A právě proto nemáte důvod zjišťovat řadu informací, které budete potřebovat až v okamžiku, kdy se z uchazeče stane váš zaměstnanec.
Co od uchazeče zjišťovat NESMÍTE:
Proč? Protože tyto údaje potřebujete pouze k tomu, abyste správně zpracovali mzdu, odvody a daně. Dokud uchazeč není váš zaměstnanec, tyto informace nemáte proč znát.
Narovinu se ptám – potřebuju od uchazeče vědět počet dětí a jestli bude uplatňovat slevu na dani? Že je to uchazeč? On vůbec ještě není naším zaměstnancem.
Zásada minimalizace: Ptejte se jen na to, co skutečně potřebujete
Jednou ze základních zásad GDPR je zásada minimalizace osobních údajů. Znamená to, že máte zjišťovat pouze ty informace, které jsou pro daný účel nezbytné. Nic víc.
Osobní dotazník: Jeden nebo dva?
V praxi se nejčastěji setkáváme se dvěma přístupy:
1. Dva oddělené dotazníky
2. Jeden progresivní dotazník
Dnes, v době digitalizace a paperless kanceláří, je druhá varianta efektivnější. HR systém Alveno umožňuje vytvářet vlastní elektronické šanony s přesně těmi políčky, která potřebujete – a zaměstnanec je může vyplnit sám online ještě před nástupem do práce.
Zjišťování referencí a komplexní prověřování: Pozor na souhlas
Zjišťování referencí a komplexní prověřování uchazečů jsou v českých firmách stále běžnější. Ale víte, že obojí je možné provádět pouze se souhlasem uchazeče?
Zjišťování referencí znamená, že oslovíte předchozí zaměstnavatele uchazeče a ptáte se na jeho pracovní výkon, spolehlivost, důvody odchodu. I když se to v praxi děje často bez souhlasu, není to správně.
Komplexní prověřování uchazeče jde ještě dál. Jedná se o důkladnou kontrolu údajů a minulosti uchazeče, která může zahrnovat:
Komplexní prověřování se typicky využívá u vyšších manažerských pozic. Existují specializované firmy, které se tímto profesionálně zabývají. Ale i tady platí: pouze se souhlasem uchazeče.
Co je veřejně dostupné: Insolvenční rejstřík a Centrální evidence exekucí
Ne všechny informace vyžadují souhlas. Některé údaje jsou veřejně přístupné a můžete do nich nahlédnout bez souhlasu uchazeče.
Insolvenční rejstřík (isir.justice.cz) je zcela veřejný a zdarma přístupný. Najdete v něm informace o probíhajících insolvencích (konkurzech) včetně jména dlužníka, věřitelů a výše dluhů.
Centrální evidence exekucí (ceecr.cz) je také veřejná, ale za každé „kliknutí“ (zobrazení detailu) zaplatíte 60 Kč. Pro základní informaci o tom, zda má uchazeč exekuce, vám obvykle stačí 1-2 kliknutí, tedy 60-120 Kč.
I když jsou tyto evidence veřejné, neznamená to, že do nich musíte nahlížet u každého uchazeče. Zvažte, zda to je pro danou pozici relevantní. U finančních pozic to může dávat smysl, u dělníka ve výrobě už méně.
Co dělat s kopiemi občanských průkazů?
Časté dilema: Máme si od uchazeče (nebo zaměstnance) udělat kopii občanského průkazu?
Zákon o občanských průkazech říká jasně: Občanský průkaz můžete kopírovat pouze se souhlasem osoby, o jejíž průkaz jde. A ten souhlas musí splňovat všechny náležitosti podle GDPR (účel, doba uložení, poučení o právech).
Ale pozor: Pro běžné pracovněprávní vztahy jsou kopie občanských průkazů nadbytečné.
Co ale MUSÍTE udělat: Ověřit totožnost. To znamená, že si necháte ukázat občanský průkaz, zkontrolujete, že jméno, příjmení a rodné číslo sedí s údaji, které vám uchazeč/zaměstnanec uvedl – a tím to končí. Kopii nepotřebujete.
Výjimka: U dokladů cizinců je situace jiná. Zde vám zákon přímo ukládá povinnost uchovávat kopii dokladu.
Chcete mít jistotu, že zpracováváte osobní údaje správně? Evidence zaměstnanců v HR systému Alveno vám pomůže udržet přehled, která data máte, proč je zpracováváte a jak dlouho je můžete uchovávat.
Co s těmi údaji potom? Archivace a likvidace
Když uchazeč neuspěje a vy si vyberete někoho jiného, co uděláte s jeho životopisem a osobním dotazníkem?
GDPR říká: Údaje smíte uchovávat pouze po dobu, která je nezbytná k naplnění účelu. U neúspěšných uchazečů to obvykle znamená:
U zaměstnanců je situace jiná – tam platí archivační lhůty podle zákoníku práce a dalších předpisů. O tom jsme psali v článku o archivaci docházky, kde doporučujeme minimálně 3 roky uchovávat i osobní dokumenty.
Praktický checklist pro HR
Nejčastější dotazy
Jaký je rozdíl mezi uchazečem a zaměstnancem z pohledu GDPR?
Uchazeč nemá s firmou uzavřený pracovní poměr, firma za něj neodvádí daně ani pojištění. Proto od něj smíte zjišťovat pouze základní údaje potřebné k posouzení vhodnosti pro danou pozici (jméno, kontakt, vzdělání, praxe). Detailní údaje jako rodné číslo, číslo účtu nebo počet dětí zjišťujete až u zaměstnance po podpisu smlouvy.
Co vše mohu zjišťovat od uchazeče o zaměstnání?
Od uchazeče můžete zjišťovat pouze údaje nezbytné pro posouzení jeho způsobilosti pro danou pozici: jméno, příjmení, kontaktní údaje, vzdělání, praxi a dostupnost nástupu. Údaje jako počet dětí, slevy na dani, důchod nebo exekuce zjišťujete až u zaměstnance.
Můžu si udělat kopii občanského průkazu uchazeče?
Ne bez jeho souhlasu. Zákon o občanských průkazech umožňuje kopírování pouze se souhlasem dotyčné osoby. Pro běžné pracovněprávní vztahy jsou kopie občanských průkazů zbytečné – stačí ověřit totožnost nahlédnutím do originálu. Výjimkou jsou doklady cizinců, u kterých máte povinnost kopii uchovávat.
Je nutný souhlas uchazeče pro zjišťování referencí?
Ano. Zjišťování referencí (oslovování předchozích zaměstnavatelů) i komplexní prověřování uchazeče jsou možné pouze se souhlasem uchazeče. I když se v praxi reference často zjišťují bez souhlasu, není to v souladu s GDPR.
Jak dlouho můžu uchovávat životopisy neúspěšných uchazečů?
Bez souhlasu uchazeče byste měli životopisy a osobní dotazníky smazat nebo skartovat nejpozději do 6 měsíců od ukončení výběrového řízení. Se souhlasem uchazeče můžete údaje ponechat v databázi na budoucí pozice, typicky 1-2 roky.
Můžu prověřit, zda má uchazeč exekuce nebo insolvenci?
Ano, protože tyto informace jsou veřejně přístupné. Insolvenční rejstřík je zdarma dostupný na isir.justice.cz, Centrální evidence exekucí na ceecr.cz (za 60 Kč/zobrazení detailu). Nejde o porušení GDPR, ale zvažte, zda je to pro danou pozici relevantní.
Co dělat s osobním dotazníkem – mít jeden nebo dva?
Ideální je mít dva dotazníky (základní pro uchazeče, podrobný pro zaměstnance), ale v praxi je efektivnější jeden progresivní dotazník, kde uchazeč vyplní pouze základní část a po nástupu se rozšíří o daňové a mzdové údaje.
Autor
Mgr. Klára Gottwaldová, MBA
advokátka
Spolupracovník
Tomáš Foltas
Head of Marketing
