Tuhle smlouva, támhle dohoda a do toho jedna směrnice… Administrativa někdy z personalistova dne ukrojí víc než přímá péče o zaměstnance. Připravuje smlouvy a předává je k podpisu. Pak musí ohlídat, zda skutečně všichni podepsali všechno, co měli. Nakonec, jsou ty smlouvy vůbec aktuální? Pokud veškerou agendu evidence smluv zařizuje HR manažer, má se zkrátka co otáčet. Týká se tato povinnost i vás? Nebo si chcete ověřit, kolik náležitostí si k evidenci smluv pamatujete z hlavy? Podívejte se na náš výběr smluv, s nimiž personalisté rutinně přichází do styku, a hlavních pravidel, která se k jejich uchovávání a evidenci vztahují.
Nemáte čas přečíst si celý článek? Nebo si jej prostě jen chcete pustit pasivně do ucha? Není problém, článek nám namluvila Lucka, jen ji odpusťte intonaci, je ze světa jedniček a nul (AI).
1. Pracovní smlouva
Jeden z nejzákladnějších smluvních dokumentů, bez něhož se při zaměstnávání neobejdete. Platí výhradně opatřená podpisem zaměstnance, dnes už ovšem není problém jej doplnit digitálně.
Pracovní smlouvu jste běžně povinni archivovat po dobu 10 let od ukončení pracovního poměru. Společně s ní si rovnou někam uložte také zápočtový list a platový výměr. Nutnosti desetileté archivace se nevyhnete ani u smluv na DPP a DPČ. Lhůta se však liší podle pracovních pozic, pro manažery a ředitele platí 20 let. Po jejím uplynutí smlouvy můžete skartovat.
2. Prohlášení poplatníka daně
Zaměstnanci vyplňují a předávají personalistovi nebo účetní, když se chtějí vyhnout trápení s daňovým přiznáním. Tento dokument, známý také jako „růžové prohlášení“ nebo prohlášení poplatníka, se musí archivovat po dobu 5 let. Od roku 2018 ho lze podávat také v elektronické podobě. Ovšem pozor! Věděli jste, že zaměstnavatel ve skutečnosti není povinen s tímto dokumentem nijak pomáhat?
3. Souhlas s pořizováním fotografií a GDPR
Potřebujete pořídit fotky z firemního večírku? Pak nejspíš tušíte, že si kvůli GDPR budete muset předem vyžádat souhlas od zaměstnanců. Stejná pravidla platí i pro další podobné aktivity, jako je natáčení videí.
Pokud víte, že se bez tohoto svolení neobejdete, klidně ho můžete předložit k podepsání hned, jakmile zaměstnanec nastoupí. Jenom si v tomto případě dejte pozor na zvláštní pravidlo: dokument k podpisu musí být pečlivě oddělený od např. pracovní smlouvy. Toto opatření slouží jako pojistka, aby bylo jasné, že zaměstnanec souhlasil zcela z vlastní vůle a nebyl nijak nucen. Stejnak ovšem vyslovený souhlas může kdykoli odvolat.
Souhlas s pořizováním fotografií se archivuje na minimálně 10 let od jeho pořízení. Zároveň platí, že jej musíte mít uložený po celou dobu, kdy budete dané fotografie používat. Pokud tím desetiletou lhůtu přetáhnete, archivujte déle.
4. Dohoda o srážkách ze mzdy
Na podpis této neoblíbené dohody většinou dojde, když zaměstnanec při práci něco pokazí a šéf mu to chce strhnout z platu. Někdy se jí ovšem firmy jistí proti případným škodám už dopředu, dříve, než k něčemu vůbec dojde. Evidenci dohody o srážkách ze mzdy upravuje § 150 zákoníku práce. Podepsané dokumenty se musí archivovat na 10 let od provedení srážky.
Tím ovšem seznam dokumentů pod personalistovým dohledem zdaleka nekončí. Viz tabulka.
| TYP DOKUMENTU | DOBA ARCHIVACE |
| PLATOVÝ VÝMĚR | 10 LET |
| DOBA DOČASNÉ NESCHOPNOSTI | 10 LET |
| EVIDENCE DOCHÁZKY | 10 LET |
| MZDOVÉ LISTY | 45 LET |
Chytrý software zachraňuje situaci
Proto dnes tolik firem spoléhá na moderní software, který spoustu věcí zajišťuje automaticky. Chytrý HR systém Alveno například nabízí:
Nejčastější dotazy
Jaké jsou hlavní výhody elektronické evidence smluv?
Máte větší přehled, větší kontrolu a nic se vám neztratí.
Co všechno by měla podporovat kvalitní evidence smluv?
Vyhledávání a složky. Také by se mělo jednat o cloudové řešení, ať máte jistotu, že o smlouvy nepřijdete.
Jak funguje cloudová evidence smluv?
Cloudová evidence smluv je uložena na internetu, takže se k ní dostanete kdykoli, kdekoli a z jakéhokoli zařízení. Stačí mít internet a znát přístupové údaje.
Jak je to s ochranou osobních dat u online evidencí smluv?
Záleží na poskytovateli. Ten kvalitní vaše data nebude předávat dál.
