Pondělní ráno, začátek měsíce. Mzdový účetní Klára má na stole hromadu papírových výkazů práce (modernější Klára má otevřený Excell soubor) a otevřený mzdový program. Čeká ji několik hodin monotónního přepisování dat. Možná Vás napadne – proč si to nezjednodušit a data jednoduše neimportovat? Import dat do mzdového systému je dnes standard, který může ušetřit hodiny práce a minimalizovat chyby.
Mnoho HR profesionálů a mzdových účetní ale stále řeší zpracování mezd manuálně, aniž by využili možnosti automatizace. Přitom správný přístup k importu dat může změnit každodenní práci HR oddělení.
Správně nastavený import dat ušetří personalistovi až 70% času při zpracování mezd. Navíc se výrazně sníží chybovost při přepisování údajů.
Jak importovat data do mezd
Než se pustíte do samotného procesu, musíte si ujasnit několik základních kroků. Jak importovaná data závisí na tom, jaký mzdový software používáte a v jakém formátu máte zdrojová data.
První krok je vždy kontrola formátu dat. Většina mzdových programů podporuje CSV nebo XML import mezd. Tyto formáty jsou univerzální a snadno se s nimi pracuje.
Příprava dat pro import do mzdového programu
Správná příprava dat je základ úspěšného importu. Zkontrolujte, zda máte všechny potřebné údaje:
Při napojení docházkového systému na mzdový systém se tento proces výrazně zjednoduší. Data se přenášejí automaticky a riziko chyb je minimální.
Každý mzdový software má svoje specifika. Investice do školení nebo konzultace s dodavatelem se vždy vyplatí. V Alvenu provádíme úvodní implementaci se zákazníkem přesně z těchto důvodů. S kolegy si tak neprojdete jen funkcionality systému, ale pobavíte se také o možnostech exportu do mzdového systému, který používáte. Mimochodem, Alveno umožňuje export do drtivé většiny mzdových systémů v ČR – momentálně exportujeme do více než 40.
Automatizace podkladů pro mzdy: Budoucnost mzdového účetnictví
Moderní docházkový software nabízí pokročilé možnosti automatizace. Digitalizace personalistiky přináší nástroje, které dokáží na pár kliknutí vyexportovat kompletní data všech zaměstnanců a ty následně naimportovat do mzdového systému.
Výhody automatizace:
- Úspora času až 80%
- Eliminace chyb mezd
- Pravidelné automatické zálohy
- Okamžité upozornění na nesrovnalosti
Docházkový systém Alveno nabízí export do více než 40 mzdových systémů.
Nejčastější chyby při importu dat
Využití moderních systémů může tyto problémy eliminovat.
Shrnutí pro praxi
Import dat do mzdového programu není složitý, pokud dodržíte základní pravidla. Klíčové je správné nastavení formátu dat, pečlivá kontrola před importem a využití automatizačních nástrojů.
Investice do kvalitního docházkového a HR systému s již nastavenými exporty do mzdového programu se vyplatí už po několika měsících. Ušetřený čas můžete věnovat strategičtějším úkolům než je přepisování dat.
My v Alvenu pomáháme firmám s evidencí docházky a právě díky snadným exportům tak naši zákazníci šetří průměrně 15 hodin měsíčně pouze na zpracování mzdových podkladů (záleží na velikosti společnosti, u větších firem je úspora ještě markantnější).
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
Nejčastější dotazy k exportům do mzdových systémů
Které formáty podporuje většina mzdových programů?
Nejběžnější jsou CSV a XML formáty. CSV je jednodušší na přípravu, XML nabízí více možností strukturování dat.
Je bezpečný import dat přes internet?
Ano, pokud používáte zabezpečené připojení (HTTPS) a ověřeného dodavatele software. Vždy si zkontrolujte certifikáty bezpečnosti.
