Interní komunikace je mnohem víc než jen předávání informací – je to základní stavební kámen firemní kultury a klíč k budování důvěry mezi všemi členy týmu. Podívejme se, jakou roli hraje v moderních firmách a jak ji můžeme efektivně nastavit.
Role interní komunikace v dnešní době
Kvalitní interní komunikace má přímý vliv na několik klíčových oblastí:
Naše zkušenost v Alvenu
V Alvenu jsme si důležitost komunikace uvědomili hned na začátku a postavili jsme na ní jednu z našich klíčových hodnot, které tvoří základ naší firemní kultury:
- Jsem vyzrálý a umím komunikovat
- Jsem spolehlivý a přebírám zodpovědnost
- Spolupracuji a jsem týmový hráč
- Zlepšuji se a jsem proaktivní
Jak na efektivní interní komunikaci
Základní nástroje
Pro efektivní interní komunikaci dnes existuje řada nástrojů:
Budování firemní kultury chce čas a jedná se opravdu o dlouhodobý proces. Tento potřebný čas můžete získat třeba automatizací a zefektivněním procesů spojených s evidencí docházky a HR agendy. Proto vznikl docházkový a HR systém Alveno, který šetří čas více než 3 000 společnostem v České a Slovenské republice.
Náš přístup v Alvenu
V Alvenu jsme zjistili, že méně je někdy více. Vystačíme si s kombinací několika základních nástrojů společně s osobním kontaktem:
- Microsoft Outlook pro e-mailovou komunikaci
- Microsoft Teams pro chat a videohovory
- OneNote pro sdílení zápisů a dokumentace
- Osobní potkávání – 1 to 1 a různé produktové a projektové porady
Klíčové pro nás ale není množství nástrojů, ale způsob jejich využití. Veškerá komunikace je u nás založena na naprosté transparentnosti. Zápisy z porad, ekonomické ukazatele, strategická rozhodnutí – to vše je dostupné každému členovi týmu.
V Alvenu věříme, že dobře nastavený systém komunikace nepotřebuje složité nástroje. Místo komplexních projektových systémů stavíme na našich firemních hodnotách. Ty jasně definují, jak spolu komunikujeme, jak si předáváme práci a jak spolupracujeme.
Naše hodnoty v praxi
„Jsem spolehlivý a přebírám zodpovědnost“ znamená, že co slíbíme, to dodržíme. Když se něco změní, ozveme se, a když zapomeneme, omluvíme se. Nehledáme výmluvy a máme jasno v tom, za co odpovídáme.
„Jsem vyzrálý a umím komunikovat“ se projevuje tím, že víme, kdy, co, jak a komu říct – na férovku a s citem. Dokážeme projevit vděčnost a jednáme na rovinu. Ověřujeme si informace a nešíříme drby.
„Spolupracuji a jsem týmový hráč“ znamená hledat nejlepší řešení pro firmu, občas udělat něco navíc a být parťákem, který tmelí tým. Nasloucháme kolegům, respektujeme je a umíme ocenit jejich práci.
„Zlepšuji se a jsem proaktivní“ se projevuje tím, že hledáme způsoby, jak věci udělat, ne důvody, proč to nejde. Otevřeně přijímáme zpětnou vazbu a aktivně se podílíme na chodu firmy.
Principy efektivní komunikace
Ať už zvolíte jakékoli nástroje, důležité je dodržovat několik základních principů:
1. Transparentnost
2 Osobní přístup
3. Zpětná vazba
4. Proaktivita
Jak jsme to vyřešili v Alvenu
V Alvenu stavíme naši komunikaci na třech hlavních pilířích. První je otevřená komunikace – konflikty řešíme přímo a konstruktivně, každý může vyjádřit svůj názor a neexistují tabu témata. Druhým pilířem je sdílení informací – kompletní zápisy z porad jsou dostupné všem, ekonomické výsledky i strategická rozhodnutí komunikujeme transparentně. Třetím pilířem je důraz na osobní kontakt skrze pravidelné týmové porady a neformální setkávání.
Tipy pro zlepšení interní komunikace
Zaveďte pravidelné porady
❗️ Ale pouze takové, které mají jasný účel
📝 Dělejte z nich strukturované zápisy
✅ Sdílejte je se všemi
Podporujte osobní komunikaci
✅ Vytvářejte prostředí podporující otevřený dialog
🗣️ Řešte konflikty osobně, ne přes prostředníky
🍻 Organizujte neformální setkání týmu
Využívejte moderní nástroje
❗️ Ale vybírejte je s rozmyslem
✅ Preferujte jednoduchost a efektivitu
👍 Zajistěte, aby byly skutečně používány, pokud nejsou, tak je nepotřebujete
Místo složitých e-mailů a formálních zpráv se nám osvědčilo pořádat pravidelné neformální celofiremní setkání. Při dobrém jídle a pití se všichni dozvědí o novinkách v našich produktech, směřování firmy a ekonomických výsledcích. Často si zveme i zajímavé hosty, od kterých se můžeme něco nového naučit a to ať z našich řad, nebo si pozveme někoho externě.
Závěr
Interní komunikace není jen o nástrojích a procesech – je především o lidech a vztazích. V Alvenu se nám osvědčilo stavět na jednoduchosti, transparentnosti a osobním přístupu. Tyto principy, podpořené několika základními nástroji, vytvářejí prostředí, kde se daří otevřené komunikaci a spolupráci.
Nejdůležitější je začít a postupně systém vylepšovat podle potřeb vaší firmy. Dobrá interní komunikace se nebuduje přes noc, ale je to investice, která se mnohonásobně vrátí v podobě lepší atmosféry, vyšší efektivity a spokojenějších zaměstnanců.
Na závěr bychom rádi ještě dodali jeden fakt. Interní komunikace je složitý a dlouhodobý proces. Bohužel dokonalá komunikace neexistuje v žádné firmě, je však možné se té dokonalosti postupnými krůčky přibližovat.
Nejčastější dotazy k interní komunikaci
Jak zlepšit interní komunikaci ve firmě?
Interní komunikaci lze zlepšit zavedením pravidelných porad s jasnými výstupy, podporou osobního kontaktu mezi zaměstnanci, využíváním vhodných komunikačních nástrojů a budováním kultury otevřené komunikace založené na důvěře a transparentnosti.
Jaké jsou základní principy efektivní firemní komunikace?
Základními principy efektivní firemní komunikace jsou transparentnost (otevřené sdílení informací), osobní přístup (pravidelná osobní setkávání a řešení problémů tváří v tvář), konstruktivní zpětná vazba a proaktivita v komunikaci. Důležité je také jasné nastavení komunikačních kanálů a pravidel jejich používání.
Jaké nástroje potřebuji pro interní komunikaci?
Pro efektivní interní komunikaci většinou stačí několik základních nástrojů – e-mailový systém (např. Outlook), platforma pro chatování a videohovory (např. Microsoft Teams) a nástroj pro sdílení dokumentů (např. OneNote nebo SharePoint). Důležitější než množství nástrojů je však způsob jejich využívání a nastavení jasných pravidel komunikace.
Jak nastavit firemní kulturu podporující otevřenou komunikaci?
Firemní kulturu podporující otevřenou komunikaci lze nastavit definováním a dodržováním jasných firemních hodnot, které zdůrazňují důležitost transparentní komunikace a spolupráce. Klíčové je také vytvoření bezpečného prostředí pro sdílení názorů, pravidelná osobní setkávání týmů a podpora neformální komunikace mezi zaměstnanci.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
