Je odstartováno. Firma zahájila přípravy na certifikaci ISO. Kontroloři zaklepou na dveře už za pár měsíců. Konkrétně se bude usilovat o splnění normy ISO 9001, která řeší systém managementu kvality. Co to znamená pro personalistku? A proč by se tím právě HR oddělení vůbec mělo zabývat?
Role HR při certifikaci ISO 9001: Co všechno budete muset zajistit
Většinu věcí k ISO 9001 obvykle obstará manažer kvality, pokud si tedy firma nenajme externího specialistu. V ideálním případě si potom jeden z této dvojice s celým HR oddělením někam sedne a dopodrobna vysvětlí, co bude potřeba zařídit. A také shrne, co se od personalistky konkrétně očekává.
Občas na osobní schůzku prostě nevyjde čas. Nebo specialista nejdřív obchází jiná oddělení. Přípravu je ale neradno nechávat na poslední chvíli, protože zrovna ISO 9001 na personalistu klade nemalé nároky.
Co přesně je ISO 9001 a proč by to mělo zajímat personalistu?
ISO se normě říká podle švýcarské International Organization for Standardization, která k ní vydává certifkáty. Číslo pak označuje oblast, kterou certifikát potvrzuje. Norma označená jako 9001 stanovuje mezinárodní standard pro řízení kvality.
To znamená, že funguje jako takový návod, jak mít ve firmě pořádek a kvalitu bez chaosu a zmatků.
Norma nikomu dopodrobna nediktuje, jak má dělat svou práci. Pomáhá ale nastavit jasná pravidla, odpovědnosti a procesy, aby všechno běželo hladce a zákazník i zaměstnanci byli spokojení. Dává záruku, že se firma dokáže poučit z případných chyb místo jejich opakování.
Certifikace ISO 9001 potvrzuje, že firma funguje chytře, systematicky a předvídatelně.
Jak se ISO 9001 dotýká práce HR oddělení?
Kde všude se ISO 9001 protíná s prací personalisty? Hlavně v oblastech, jako je péče o zaměstnance, jejich zapojení a informovanost. Ty jsou z pohledu normy velmi důležité, zejména na úrovni managementu.
A na personalistech možná bude, aby s nimi aspoň zčásti pomohli.
Zároveň se od personalistů nejspíš bude očekávat, že zajistí správný výběr, zařazení a rozvoj zaměstnanců, a že zaštítí správu pracovních pozic a analýzu potřeb pracovních sil.
Dokumentace, kterou bude HR pro ISO 9001 potřebovat
Protože se to všechno týká personálu, často tato dokumentace končí právě u HR. Někdy firmy údaje sepíší do jednoho společného dokumentu označeného jako HR proces. Ten může být vytištěný, většinou ale bývá v digiální podobě.
Tvorba HR procesu ale není povinná a papírováním práce HR nekončí. U jakých dalších aktivit v rámci příprav na ISO bude personalista určitě hrát roli, a možná dokonce prim?
Kontrolní seznam: Hlavní úkoly HR při přípravě na ISO 9001
- Spolupráce na definici kompetencí, kvalifikačních požadavků a rolí
- Zajištění kompetencí a rozvoje zaměstnanců
- Komunikace a zvyšování povědomí o kvalitě
- Vedení dokumentace a záznamů
Co znamenají procesy a jejich vlastníci podle ISO 9001
Co v jazyce ISO znamená proces? A kdo jsou jeho vlastníci?
Aby byla jistota, že má činnost firmy řád a systém, dokumentují se pro ISO 9001 důležité aktivity a jejich hlavní pravidla do procesů (nebo anglicky procedures). Jako je třeba ten pro HR.
Součástí takové dokumentace bude i informace o tom, kdo má za danou činnost hlavní zodpovědnost a co všechno má na starost. Tomuto člověku nejčastěji říkáme vlastník procesu. Nejčastěji půjde o manažera oddělení, které se aktivitě věnuje, nebo někoho z vyššího managementu.
Spolupráce na definici kompetencí, kvalifikačních požadavků a rolí
V rámci příprav na certifikační kontrolu firma formalizuje a systematizuje veškeré důležité aktivity. A na HR potom bude, aby určilo a nějak zaznamenalo, jaké znalosti a dovednosti mají mít lidé, kteří se těmto činnostem věnují. Opírá se při tom o informace od vlastníka procesu.
Zajištění kompetencí zaměstnanců podle normy ISO 9001
Vlastníci procesů si ve spolupráci s HR určí, jaké lidi pod sebou chtějí a co musí umět. Výsledky se zaznamenají do dokumentu o kompetencích a rolích. Pak personalista porovná požadavky s reálnými schopnostmi zaměstnanců a zajistí:
Shrnutí: Cílem je, aby každý zaměstnanec měl kompetence odpovídající své roli.
Jak HR pomáhá s komunikací a povědomím o ISO 9001
Auditoři se při certifikační kontrole podívají do dílen stejně jako do kanceláří. Často se dokonce zdrží nejdéle ve výrobě. A protože se o certifikaci ISO 9001 uchází povětšinou velké a střední firmy, které čítají desítky nebo i stovky zaměstnanců rozesetých po různých pracovištích, může se stát, že je manažer kvality nestihne všechny osobně obejít.
Jaké záznamy a doklady musí mít HR při kontrole ISO 9001 připravené
Kromě běžných HR metrik spravuje personalista i další dokumenty, které auditoři při kontrole ISO 9001 často vyžadují. Patří sem zejména vzdělávací záznamy, evidence kompetencí, osvědčení o školeních a další doklady k aktivitám popsaným v předchozích bodech.
To ale není všechno. Nachystané by měly být i protokoly ke vstupním lékařským prohlídkám, školením BOZP a další dokumentace požadovaná zákonem.
Ať už se na certifikaci teprve chystáte, nebo ji máte za sebou, jedno platí vždy: auditoři ISO 9001 chtějí vidět efektivitu a systémy. Zabodujte před nimi Alvenem, chytrým docházkovým a HR systémem, se kterým budete mít všechny důležité informace a dokumenty dostupné na pár kliknutí.
Nejčastější dotazy k ISO
Jakou dokumentaci musí personalista připravit pro certifikaci ISO 9001?
Personalista musí mít připravené vzdělávací záznamy, evidenci kompetencí zaměstnanců, osvědčení o školeních, protokoly ze vstupních lékařských prohlídek a dokumentaci školení BOZP. Důležité je také mít zdokumentované požadavky na kompetence pro jednotlivé pozice a metriky pro vyhodnocování výkonnosti personálu. Všechny tyto dokumenty by měly být snadno dohledatelné a aktuální.
Jak dlouho trvá příprava HR oddělení na audit ISO 9001?
Příprava závisí na aktuálním stavu dokumentace a procesů ve firmě. Obecně je vhodné počítat s přípravou minimálně 3–6 měsíců před plánovaným auditem. Zahrnuje definici kompetencí, zajištění školení pro zaměstnance, přípravu dokumentace a komunikaci se všemi zaměstnanci o systému řízení kvality. Nechávat přípravu na poslední chvíli není dobré – ISO 9001 klade na personalisty poměrně vysoké nároky.
Musí mít firma nutně HR proces pro splnění normy ISO 9001?
Ne, vytvoření samostatného HR procesu není povinné. Pokud jsou všechny podstatné informace o kompetencích, školení a rozvoji zaměstnanců zdokumentované v jiných procesech nebo dokumentech, postačí to. Řada firem si ale HR proces vytváří, protože usnadňuje orientaci při auditu a pomáhá mít všechny informace přehledně na jednom místě.
Co kontrolují auditoři ISO 9001 u personálního oddělení?
Auditoři se zaměřují především na to, zda firma má jasně definované kompetence pro jednotlivé pozice, jak zajišťuje rozvoj zaměstnanců prostřednictvím školení a zda má kompletní dokumentaci ke všem relevantním aktivitám. Kontrolují také, zda zaměstnanci rozumí systému řízení kvality a vědí, jak do něj zapadá jejich práce. Při auditu mohou auditoři navštívit různá pracoviště a hovořit přímo se zaměstnanci.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
Spolupracovník
Dominika Miarková
SEO & Content specialistka
