Jak vypadá zavedení docházkového systému Alveno do firmy?

Implementační konzultanti systému Alveno v kanceláři

V předchozím článku jsme Vám nastínili, jak rychle se dá všechno do pohybu, jakmile nám na sebe zanecháte kontakt se zájmem o docházkový systém na našich stránkách. Dnes se podrobněji podíváme na to, jak vypadá samotný proces zavádění systému Alveno do firmy. Nebojte se, nečeká Vás žádný román na pokračování. Díky našim zkušenostem už máme implementační proces natolik vyladěný, že v mnoha středních firmách jsme byli schopni Alveno implementovat už za 14 dní od podpisu smlouvy.

Víme, že pro mnoho firem je zavedení nového docházkového systému noční můrou. A naprosto rozumíme Vašim obavám. Proto s  Vámi proces implementace náš obchodník projde už na jedné z prvních společných obchodních schůzek. Rádi Vás ujistíme o tom, že se implementace Alvena není třeba obávat a hned v úvodu se Vás vyptáme na všechno, co potřebujeme vědět k tomu, abychom mohli celý proces správně nastavit. Zajímá nás velikost Vaší firmy, jaký používáte mzdový systém, jaké máte specifické požadavky na přístupy do firmy i to, jak vůbec máte nastavený chod firmy. To vše zjišťujeme nejen proto, abychom Vám nabídli řešení na míru, ale také proto, abychom dokázali přesněji říct, jak dlouho bude implementace nového systému do firmy trvat.  

Celý proces zavedení Alvena do firmy začíná u obchodníka, který Vám zašle e-mail s prvotním nastavením systému. Pomocí odkazu, který najdete v e-mailu, si zadáním Vašeho firemního e-mailu a hesla během chvilky vytvoříte účet (instanci), heslo si určitě zapamatujte. Pokud jste si pro Vaše pohodlí zakoupili ještě biometrickou čtečku, tak jakmile budete mít vytvořenou Alveno instanci, čtečku napárujeme na Váš nově vytvořený účet. Chcete-li nám pomoci vše co nejvíce urychlit, dejte vědět obchodníkovi, že jste si instanci založili. 

Hned poté Vás kontaktuje jeden z našich konzultantů, který si s Vámi domluví přesný termín implementace. Ten s Vámi domluvíme pevně na konkrétní den a potvrdíme Vám jej e-mailem, abyste si mohli čas s předstihem zarezervovat v kalendáři. Sladění ideálního termínu implementace je důležité pro to, abychom Vám mohli zaručit, že vše zvládneme podle plánu a k Vaší spokojenosti. Pokud se Vám na poslední chvíli plány změní, určitě se Vám budeme snažit vyjít vstříc s náhradním termínem. S ohledem na vytíženost našich implementačních konzultantů však nejsme vždy schopni garantovat potřebnou flexibilitu. 

Implementaci zvládneme osobně i na dálku

V úvodu už jsme zmínili, že implementaci docházkového systému Alveno dokážeme zvládnout do 14 dní od podpisu smlouvy. Výjimkou jsou zpravidla začátky měsíce, které s sebou nesou mnoho administrativy. V tomto období mají často i naši konzultanti více na pilno. Proto je často lepší implementaci provádět v průběhu měsíce – sami víte, že na začátku měsíce i Vy máte hlavu všude možně, jen ne v docházkovém systému.

„Zavedení na naše pracoviště nebyl vůbec žádný problém, trvalo to jen několik málo dní. Tento systém bych určitě doporučila, protože jsem s ním sama spokojená a rozhodně se jedná o nejlepší docházku, se kterou jsem se za svoji profesní kariéru setkala.“, Alena Mrázová – Vedoucí hospodářské správy, ÚAMK, a.s. 

Kolik času je potřeba na implementaci vyčlenit? Standardně implementaci zvládneme do 4 hodin, vše ale závisí i na velikosti Vaší firmy a složitosti firemních procesů. V těchto 4 hodinách obsáhneme i základní zaškolení, během kterého celý systém Alveno společně projdeme, abyste se ve všem rychle zorientovali. Dnešnímu prostředí se přizpůsobujeme, proto umíme implementaci vyřešit i na dálku. Propojit se můžeme on-line přes nástroje jako jsou Microsoft Teams, případně Teamviewer, které nabízejí možnost uskutečnit videohovor a sdílet obrazovku, aniž byste si museli stahovat a instalovat program do svého počítače.  Implementaci bez problému zvládneme i osobně, jen zabere více času. 

V den implementace Vám zavolá jeden z našich konzultantů a společně si projdete následující body: 

  • Analýza aktuálního stavu ve firmě a nastavení pracovních skupin. 
  • Nastavení provozů, vytvoření zaměstnanců. 
  • Nastavení práv. 
  • Práce s výkazy. 
  • Docházkové čtečky. 
  • Schvalování nepřítomnosti, denní přehledy, hromadné nástroje. 
  • Ukážeme si, kde jednoduše vytvořit exporty do mzdových systémů. 
  • Dáme Vám naše tipy na práci s docházkou. 

Žádného z kroků implementace se obávat nemusíte, naši konzultanti se doptají na vše, co je potřeba a pomohou Vám, abyste všechno bez problému zvládli. A zaručujeme Vám, že se také dobře pobavíte – naši konzultanti mají totiž úžasný smysl pro humor. 

S přechodem na cloudový systém Alveno se zjednodušila a hlavně zrychlila práce spojená s evidencí docházky zaměstnanců. Co musím ocenit, je možnost, navrhovat změny a nové funkce, které jsou postupně zařazeny do nových aktualizací. Díky API rozhraní jsme schopni data z docházkového systému dále využívat v našem informačním systému.“ David Surovec, KOVO-PLAZMA s.r.o. 

Jak se připravit, aby byla implementace co nejsnazší?

Pokud se na implementaci dopředu trošku připravíte, bude zavedení systému Alveno do vaší firmy hračka. Není to nic složitého, pro správnou funkci docházkového systému je jen potřeba do Alvena zadat zaměstnance a veškerá důležitá data. Proto se hodí, když si s předstihem ujasníte: 

  • Jaké máte ve firmě pracovní úvazky. 
  • Jaké máte ve firmě smlouvy (HPP, DPP, DPČ, apod.). 
  • Jakou máte firemní strukturu, případně přímo hierarchii – společně tak jednoduše vytvoříme jednotlivé provozy. 
  • S předchozím bodem se váží i práva pro jednotlivé zaměstnance. 
  • Mají mít zaměstnanci přístup do Alveno? Pokud ano, připravte si jejich e-maily. 
  • Zjistěte si, jaký máte mzdový program. 
  • Před implementací si projděte celý systém a máte-li nějaké otázky, sepište si je. Budeme tak mít jistotu, že na nic nezapomeneme.   

Implementací naše péče o Vás rozhodně nekončí. Po celou dobu užívání Alvena máte k dispozici naši bezplatnou podporu, na kterou se můžete obracet ve všední dny od 8:00 do 15:00 hodin. Jak naše klientská linka funguje a jak Vám šetříme čas tím, že Vás nenutíme trávit desítky minut čekáním na to, až skončí předchozí servisní hovor, se dozvíte v našem dalším článku.

Máte dotazy k implementaci systému Alveno, nebo jeho nastavení a používání? Ozvěte se nám, rádi Vám vše vysvětlíme.

Související články