Řízení změn je náročný úkol, plný výzev a nečekaných komplikací. Nicméně s těmi správnými nástroji a přístupem může být tento proces nejen úspěšný, ale i efektivní. V tomto článku se podíváme na to, co přesně znamená řízení změn, jaké kroky jsou klíčové pro jeho úspěch, a jaké modely a nástroje vám mohou pomoci zvládnout každou změnu s přehledem.
Co je to vůbec řízení změn?
Začněme pěkně od podlahy. Co si pod pojmem „řízení změn“ vůbec představit? Řízení změn, neboli „change management“, označuje soubor manažerských postupů a aktivit během přechodových období a velkých firemních proměn. Pomáhá manažerům a personalistům řešit problémy a dosahovat cíle, které s novou situací vyvstávají.
Jak řízení změn vypadá v praxi?
Může to být třeba lepší systém zavádění nových pracovních postupů. Většina modelů a metod pro řízení změn slouží hlavně k usnadnění manažerské práce. Konkrétně té, která se týká změn. V praxi vám pomohou třeba vytipovat nejvhodnější cesty, jak změny představit zaměstnancům nebo aktivizovat týmy a celá oddělení.
Je změna totéž co transformace?
Změnami firmy zpravidla chtějí dosáhnout konkrétních, měřitelných výsledků. Firemní transformace bývají naopak rozsáhlejší a s otevřenějším koncem. A najde se ještě jeden důležitý rozdíl: součástí transformace je typicky také hledání nových obchodních modelů nebo přetváření celé organizace jako takové.
Oblíbené modely řízení změn
Inspirujte se při řízení změn ve vaší firmě modely a systémy, které zafungovaly ostatním. Níže jsme vám sepsali ty nejpopulárnější.
Krügerův pětifázový model
Německý ekonom Wilfried Krüger navrhl model, kterým navázal na nejznámější systémy řízení změn své doby, jako byl třífázový model Kurta Lewina a osmikrokový model Johna Kottera, a ještě je zdokonalil. Krügerův model zohledňuje, že při řízení změn manažeři musí reagovat na nenadálé situace a přizpůsobovat se tomu, co mají zrovna k dispozici. Jde o flexibilní systém, k jehož jednotlivým fázím se lze průběžně vracet.
| Fáze | Popis |
| Inicializace | Analýza aktuálního stavu, výběr manažera, který za implementaci změn ponese zodpovědnost |
| Konceptualizace | Výběr projektového týmu, který vypracuje detailní akční plán změn |
| Mobilizace | Ohlášení plánovaných změn zaměstnancům (v pozitivním světle) |
| Implementace | Projektový tým plní jednotlivé kroky plánu změn, manažer monitoruje postup |
| Konsolidace | Jednu změnu se podařilo dotáhnout do zdárného konce, teď je načase připravit půdu pro případné budoucí novinky |
Model ADKAR od Jeffa Hiatta
Cílem Hiattova modelu ADKAR je zapojit zaměstnance do celého procesu změny. Ten autor rozděluje do pěti fází.
- Povědomí (Awareness): Zaměstnanci získají povědomí o tom, proč je potřeba změna
- Zájem (Desire): Manažer v zaměstnancích vzbudí zájem o změnu a její dosažení
- Informace (Knowledge): Zaměstnanci dostanou relevantní informace, které k uskutečnění změny potřebují
- Dovednosti (Ability): Zaměstnanci si procvičují nové dovednosti, které si kvůli změnám museli osvojit
- Ocenění (Reinforcement): Manažer veřejně chválí (je to překvapivě důležité) a odměňuje úspěchy zaměstnanců
Další nástroje pro řízení změn
HR specialista nese při řízení změn zodpovědnost především za to, aby zaměstnanci novinky co nejlépe přijali. Zároveň organizuje potřebná školení a zajišťuje, že se ke každému dostanou relevantní informace. Aby to všechno personalisté co nejlépe zvládli, mohou si vypomoct také těmito nástroji:
Máte strach ze změny způsobu správy docházky?
Implementace systému Alveno je snadná a rychlá. Není potřeba, abyste byli technickými experty – vše za vás zařídí náš tým profesionálů. Technici vás provedou celým procesem krok za krokem, od nastavení po finální optimalizaci. Stačí zavolat, a my se postaráme o zbytek! S Alvenem získáte efektivní řešení pro správu docházky a HR bez zbytečných starostí.
Řízení změn v akci: kancelářská firma testuje ADKAR
Aby všechny tipy a nástroje z tohoto článku nezůstaly jen v teoretické rovině, připravili jsme si pro vás také příklad. Představujeme firmu Kancelářovna. Ředitelka Kancelářovny, Nela Nápaditá, si uvědomila, že je čas vylepšit stávající systém dovolených. A pověřila vás, jako její nejšikovnější personalistku, abyste se řízení změn ujala. Vy se rozhodnete využít systém ADKAR.
Fáze 1: Povědomí
Začínáte přípravou na změnu. Seznámíte se s prostředím, a tak zjistíte, že se zaměstnancům vůbec nezamlouvá, že by si měli nově podávat žádosti o dovolenou elektronicky. Dosud to po nich jejich vedoucí nevyžadovali. Zaměstnanci zatím nechápou, jak je pro firmu užitečné, pokud si zažádají o volno s časovým předstihem. Nejraději by dál chodili na dovolenou, kdykoli se jim zachce.
Fáze 2: Zájem a informace
V této fázi chcete v zaměstnancích především vzbudit zájem o změnu. Možná můžete ředitelce navrhnout, aby poslala zaměstnancům e-mail, kde vysvětlí výhody včasnějších žádostí. Koneckonců je v jejich vlastním zájmu, aby si svou dovolenou stihli celou vybrat v klidu.
Opírejte se při tom o výhody, které zaměstnanci reálně ocení. Třeba to, že takhle stráví víc času odpočinkem. Nebo to, že jim šéfové dovolenou spíše schválí, když v docházkovém systému uvidí, že zbyde dost lidí, aby práce nestála.
Fáze 3: Dovednosti a ocenění
Možná pak zjistíte, že e-mail úplně stoprocentně nezabral. Třeba proto, že zaměstnanci zápasí s praktickými stránkami žádostí. Tady může pomoct implementace chytrého systému, kde celý proces zvládnou na pár kliknutí.
Podpořte žádoucí chování také odměnami. Můžete například zavést malou formu odměny navíc pro zaměstnance, kteří nový docházkový systém začnou samostatně používat. Nejste si jisti, že to ocení? Podívejte se, jak zjistit, která odměna zaměstnance nejvíc namotivuje.
Kontrolujte, schvalujte a počítejte absence centrálně a online: Alveno
Když implementujete nové procesy, nemusí to být chaotické. Docházkový a HR systém Alveno nabízí cloudové řešení, které vám pomůže získat přehled o všem od důležitých dokumentů až po nahlášené dovolené. Celý systém navíc snadno nastavíte tak, aby se informace zobrazily jen tomu, kdo je doopravdy potřebuje. Zjednodušte si řízení změn. Vyzkoušejte Alveno.
Klíčové faktory úspěšného řízení změn
| Jasné cíle: | Bez jasně vymezených cílů jen těžko budou výsledky. Vytyčte si, čeho je třeba dosáhnout, jak se bude měřit úspěch a kdy by jednotlivé kroky měly být hotovy. |
| Zapojení zaměstnanců: | Mají-li se změny podařit, je nezbytné při nich naslouchat zaměstnancům. Tím spíš, pokud se firma slučuje s jinou nebo hrozí propouštění. Na základě zpětné vazby zaměstnanců snáze určíte, co stojí za to zachovat. A jejich podpora vám významně ulehčí práci. |
| Systematický postup: | Kdykoli se lidem mění šéfové nebo popis práce, dá se očekávat napjatá atmosféra. Počítejte s ní a připravte si předem strukturovanou, jasnou metodiku, jak případné potíže profesionálně řešit. |
Potenciální problémy při řízení změn
| Nejasné priority: | Pokud sledujete příliš mnoho cílů současně, zavání to průšvihem. Změny v oblasti technologií, péče o zákazníky a interní hierarchie, dělané najednou, zaměstnance dost možná zahltí a demotivují. Zásadní včas nastavit priority a zavádět novinky postupně. |
| Problém s firemní kulturou: | Změna není jen logistický proces. Zatímco některé organizační změny se dají zvládnout v řádu dní, přerod firemní kultury je pomalý proces, který často trvá měsíce nebo roky. Mějte to na paměti a počítejte s tím už během plánování. Hodně pomůžou také diskuze s klíčovými zaměstnanci, koučování a týmové workshopy. |
| Chybí zdroje: | Aby se změny povedly, potřebujete dostatečný rozpočet, ale také čas, kvalifikované speciality a odborné znalosti. Po větších změnách typu restrukturalizace firmy často zaměstnanci musí absolvovat rozsáhlá školení, takže třeba i několik měsíců nepodávají obvyklé výkony. Je na manažerech a personalistech, aby všechno včas a realisticky naplánovali tak, ať neutrpí morálka ani efektivita celého týmu. |
Jak se pozná efektivní řízení změn?
Zefektivnit řízení změn vám pomůže nejen promyšlená metodika, ale také chytré technologie. Docházkový a HR systém Alveno s řadou chytrých funkcí za vás vyřeší spoustu rutinních úkolů a navíc díky elektronickému podepisování dokumentů a automatizovanému plánování směn zabrání lidským chybám. Přestaňte plýtvat časem. Ušetřete si práci s Alveno.
Nezastupitelná role HR při řízení změn
Ačkoli se může zdát, že projekty řízení změn s personalistikou souvisí jen okrajově, ve skutečnosti v nich HR hraje klíčovou roli. Při každé změně, včetně těch technologických, se totiž především musí zapojit a přizpůsobit zaměstnanci. A péče o ně je svrchovanou doménou personalistů. HR specialista během změn vždycky působí jako most mezi manažery a jejich podřízenými. Proto je zcela nenahraditelný.
Vzhledem k rostoucímu tempu digitální transformace se navíc dá čekat, že význam HR při řízení změn do budoucna jen poroste.
Autor
Tomáš Foltas
Marketingový specialista
Spolupracovník
Dominika Miarková
SEO & Content specialistka
