Povinné zlo, nebo funkční nástroj, který stmeluje týmy a prohlubuje vztah zaměstnanců k firmě? Ať už one-on-ones, neboli schůzky ve formátu jeden na jednoho, zbožňujete, nebo nesnášíte, při práci v běžném českém podniku se jim nejspíš nevyhnete. V letech od pandemie se rozšířily tak moc, že dnes patří mezi nejběžnější výbavu v arzenálu každého manažera a personalisty.
Někdo je vede zásadně podle šablony. Ale jde to i jinak – a podle zkušeností z Alveno se to vyplácí. Jak je nejvhodněji uchopit? Čemu se vyhnout, aby nešlo jen o promarněný čas? Podívejte se na naše tipy a vychytávky, které vám pomůžou z individuálních setkání se zaměstnanci vytěžit maximum.
Začněme od podlahy. Co to vůbec je, to one-on-one? Není to tak jednoduché, jak by se mohlo zdát. One-on-one je umbrella term, neboli plošný název. A za ním se skrývá pestrá směsice setkání v různých podobách a s různými účely. Spojuje je jediné: vždycky se na nich sejdou dvě osoby. Podle toho také to jméno, které lze volně přeložit jako „jeden na jednoho“.
Přesné obsazení one-on-one se může lišit. V hlavní roli však vždy má být zaměstnanec, na straně jedné. Na druhé straně se nejčastěji střídají personalista s manažerem. Nebo třeba také další zaměstnanec, případně někdo z vrcholového managementu, podle účelu a typu setkání. Pojďme se podívat na různé typy…
CO VŠECHNO JE VLASTNĚ ONE-ON-ONE?
Kontrolní a rozvojové (s přímým nadřízeným nebo jeho šéfem)
Pravidelné setkání zaměřené na aktuální práci i celkový kariérní rozvoj zaměstnance. Pomáhají zaměstnancům táhnout s firmou za jeden provaz… A jak se ptát?
- Na čem právě pracuješ?
- Co tě nejvíc brzdí?
- Máš dost podpory?
- Kam se chceš dál posunout?
Peer-to-peer (s kolegou)
Rozhovory mezi kolegy, které zlepšují spolupráci a vztahy. Hodí se i preventivně, než něco začne doopravdy skřípat. A jaké pokládat otázky?
- Co bych mohl/a dělat jinak, aby se nám lépe spolupracovalo?
- Máš pro mě nějakou zpětnou vazbu?
Zpětná vazba a performance review
Reflexe konkrétních situací i celkového výkonu zaměstnance. Klíčem k úspěchu je u ní bezpečné prostředí a konkrétnost… A praktické otázky?
- Jak ses cítil/a v situaci X?
- Co tě nejvíc zarazilo, s čím se ti nejhůře pracovalo v situaci X?
- Co se ti v poslední době nejvíc povedlo?
Kariérní a mentoringové (s HR nebo se šéfem)
Rozhovory o zaměstnancových ambicích, dovednostech a dalším směřování. Sem spadá také koučink a mentoring. A jak se zeptat?
- Co tě nejvíc posouvá dál?
- Co by ti pomohlo v dalším rozvoji?
- Kde se vidíš za rok?
Organizační a změnové
Vhodné, když se ve firmě něco velkého mění (od struktury přes priority až po celkový přístup k zaměstnancům). Pomáhají zaměstnancům se zorientovat a odbourávají odpor ke změnám. Zeptejte se třeba takto:
- Jak vnímáš proběhlé/probíhající změny?
- Co bys potřeboval/a, abys s novou situací byl/a v pohodě?
Onboardingové
Důležité hlavně v prvních týdnech po nástupu nového kolegy. Pomáhají s adaptací a podporují navazování vztahů.
- Jak se ti zatím daří zorientovat?
- Máš všechno, co potřebuješ?
Ad hoc / krizové (často s HR nebo krizovým manažerem)
Rychlá, neplánovaná setkání v reakci na akutní problém nebo výzvu. Neobejdou se bez empatie a vůle k hledání řešení. A otázky?
- Jak bys ty popsal/a, co se stalo?
- Jak se z celé situace cítíš?
- Co potřebuješ k vyřešení situace?
Co dělat, ať one-on-one přináší výsledky?
Jak je vidět, setkání mezi čtyřma očima se používají ve spoustě situací a k řadě účelů. Navíc v nepřeberném spektru kombinací. Ten úplně konečný výsledek však zůstává pořád stejný. Je jím spokojený, výkonný zaměstnanec, který má rád firmu, kolegy i to, co dělá, a má zajištěno všechno, co potřebuje, aby svou práci vykonával efektivně.
Na co nezapomenout, ať zaměstnanci právě v takovém rozpoložení odchází i z vašich one-on-ones?
1. Stanovte si cíl a výsledky setkání
One-on-one může být prakticky o čemkoli – ale ne o všem najednou. Raději si proto vyberte jednu, dvě konkrétní věci, kterých určitě budete chtít dosáhnout. A dejte o nich včas vědět i zaměstnanci. Je smyslem setkání zpětná vazba? Mentoring? Nebo byste rádi probrali situaci ve firmě? Ničemu nevadí, pokud se pak od plánu operativně odchýlíte. Hlavně, když nějaký bude, ať se na něj zaměstnanec může připravit.
JAK TO VYPADÁ V ALVENU?
V Alveno rádi necháváme věci v režii zaměstnanců. A tento princip aplikujeme i na one-on-one. Proto zaměstnance podporujeme, aby sami přišli s tématy, která na pravidelných setkáních s šéfem nebo HR budou chtít probrat. Od jejich podnětů se pak schůzka odvíjí.
2. Držte rytmus, ale nebojte se měnit tempo
Pravidelnost je základ, ale ne dogma. U nováčků můžete one-on-one plánovat častěji, u zkušených lidí stačí kvartálně nebo jednou za měsíc. Důležité je schůzky nerušit z minuty na minutu – tím byste k zaměstnancům vyslali signál, že nejsou důležité.
3. Naslouchejte víc, než mluvíte (nebo alespoň stejně)
One-on-one není přednáška. Ideální je, když se při něm oba účastníci střídají zhruba v poměru 1:1. Proto vždycky ohlídejte, že dostává prostor i druhá strana. Introvertní zaměstnance můžete rozmluvit například otevřenými otázkami. Ale nelekejte se ani, pokud na chvíli zavládne ticho. Možná zaměstnanec odpoví o to lépe, jakmile se rozmyslí.
4. Pište si poznámky – a vracejte se k nim
Zdá se to jako maličkost. Ale není. Když po čtvrt roce se zaměstnancem vrátíte k něčemu, co jste si řekli posledně – a navážete na to – získáváte si tím jeho důvěru a budujete vztah. Do poznámek patří nejen „tvrdá“ data, ale také „měkké“ postřehy a různé drobnosti, které by pro zaměstnance mohly být důležité.
Na přehledná, snadno dostupná data o zaměstnancích je tu Alveno! V našem moderním docházkovém a HR systému najdete praktické šanony, kam si můžete ukládat a třídit smlouvy i další dokumenty. A obsahuje také kartu zaměstnance, kde je kromě shrnutí důležitých dat také prostor pro poznámky, jako jsou postřehy z one-on-one.
5. Nebojte se nepříjemna
One-on-one je často jediný prostor, kde zaměstnanci mohou bezpečně vytáhnout nepříjemná nebo citlivá pracovní témata. Klidně je v tom povzbuzujte. Koneckonců, kdyby se situace vyostřila, vždycky můžete vyhrocené emoce zase uklidnit. Třeba pomocí zásad asertivní komunikace
Nejčastější dotazy
K čemu vlastně one-on-one slouží?
Slouží k otevřenému rozhovoru mezi zaměstnancem a nadřízeným, který pomáhá budovat důvěru, řešit problémy a podporovat rozvoj.
Jak často by se měly one-on-one schůzky konat?
Frekvence záleží na situaci, ale důležitá je pravidelnost – nejčastěji jednou za dva týdny nebo jednou měsíčně.
Kdo by měl one-on-one vést a jak se připravit?
Schůzku většinou vede manažer, případně personalista, který by se měl připravit předem a znát cíle i témata předchozích setkání.
Jaké otázky na one-on-one schůzce fungují nejlépe?
Nejlépe fungují otevřené, konkrétní otázky, které dávají prostor k zamyšlení a upřímným odpovědím.
Měly by se z one-on-one dělat nějaké zápisy?
Ano, zápisy pomáhají udržet návaznost a ukazují, že si druhá strana schůzku bere vážně.
Co když se lidem one-on-one zdají zbytečné nebo nudné?
Změňte jejich zaměření, styl vedení nebo zapojte zaměstnance víc do přípravy – forma je flexibilní, zůstat musí hlavně smysl.
Autor
Lucie Přibylová
HR specialista
Spolupracovník
Tomáš Foltas
Head of Marketing
