Že se docházka zaměstnanců povinně zapisuje a výsledný zápis se pak ukládá, to nejspíš tuší pomalu každý. Včetně lidí, kteří jinak k pracovnímu právu jinak ani nepřičichnou. Ale co detaily pro profíky? Uměli byste vyjmenovat, co všechno musí každý záznam docházky obsahovat? Jak dlouho se archivuje? A jak se liší od evidence pracovní doby?
Podívejte se na hlavní pravidla archivace docházky, bez nichž se v praxi neobejde žádný personalista. V následujících odstavcích najdete přehled toho, z jakých zdrojů vycházejí i jak dlouho si dokumentaci raději nechat po ruce. Čtení vám zabere jen pár minut. Ale pokud do firmy někdy dorazí kontrola nebo dojde k právnímu sporu, ušetří vám tyto znalosti spoustu nervů i času.
Z POHLEDU ZÁKONA
Ukládání docházky (a souvisejících informací) nařizuje souběh hned několika zákonů. A každý si ho žádá trochu z jiného důvodu.
Pro personalisty je hlavní svatý grál pracovního práva, zákoník práce, konkrétně § 96. Kromě něj ale důvody k archivaci najdete také například v zákoně č. 187/2006 Sb. o nemocenském pojištění nebo v zákoně 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
Pravidlo 1: Samotná docházka u soudu nepostačí
Je rozdíl mezi evidencí docházky a evidenci pracovní doby. Pořádný. Má-li firma bez úhony přečkat návštěvu z inspektorátu práce nebo obstát v případném soudním sporu, obyčejná docházka jí k tomu stačit nebude. Bude potřeba doložit takzvanou evidenci pracovní doby. Ta obsahuje řadu údajů navíc. Přesněji situaci popisujeme v tomto článku o rozdílech mezi evidencemi.
Pravidlo 2: Archivujte čas přestávek a další povinné údaje
V předchozím odstavci jsme rozlišili docházku a evidenci pracovní doby. A právě tady se ukazuje rozdíl v praxi. Kromě informací o docházce bude případný kontrolor chtít vidět, jak dlouho zaměstnanec skutečně pracoval, zda dostal dostatečnou pauzu a jestli někde nenaskákaly nepovolené přesčasy.
Jedině s nimi doložíte, že firma plní všechny zákonné povinnosti co se týká mzdy a limitů délky práce i práv zaměstnance. A navíc získáte něco navrch: přehled o tom, jak lidé skutečně pracují. Díky dobře vedené evidenci snadno odhalíte neplánované přesčasy, zjistíte, kde se hromadí práce navíc, a můžete lépe rozložit směny mezi celý tým.
Správně vyplněné a uložené evidence chrání zaměstnance i firmu. Někdy i dost nečekanými způsoby. Jako u jednoho podniku v Praze, kterému se v pracovní době ošklivě zranil dělník. Jeho poranění si vyžádalo několikaměsíční léčbu a pracovní neschopnost. Možná i proto se po necelém roce rozhodl zpětně vymáhat po zaměstnavateli kompenzaci.
Začalo prověřování, jestli firma nepochybila v péči o BOZP. Ale když personalistka procházela evidenci pracovní doby, vyšlo najevo, že ke zranění došlo během přestávky, kdy se dělník nacházel mimo pracoviště. Firma nenesla žádnou odpovědnost. A problém už se snadno vyřešil dohodou.
Pravidlo 3: Archivujte, archivujte, archivujte. Minimálně tři roky.
Jak dlouho záznamy uchovávat? Jestli na tuto jednoduchou otázku čekáte jednoznačnou odpověď, nedočkáte se. O doporučené délce archivace evidencí spojených s docházkou se vedou spory i mezi odborníky, od každého si tak můžete vyslechnout jiné rady.
Nejrozšířenější odpovědi i zdroje, z nichž vychází, si můžete prohlédnout níž:
| Zákon / zdroj | Doporučená doba archivace | Poznámka |
| Zákon o sociálním zabezpečení (mzdové listy) | 45 let | Často uváděno, ale mzdové listy neobsahují všechny údaje evidence pracovní doby, takže tato lhůta není přímo použitelná. |
| Zákon o nemocenském pojištění (docházka) | 10 let | Povinnost uchovávat záznamy o evidenci docházky 10 let, ale docházka není totéž co evidence pracovní doby. |
| Zákon o účetnictví | 5 let | Účetní záznamy (např. mzdové podklady) se mají držet 5 let, opět však neobsahují všechny údaje evidence pracovní doby. |
| Promlčecí lhůty / přestupky | 3 roky | Lhůta pro možné kontroly a žaloby. |
| GDPR (zásada držení údajů po nejkratší nutnou dobu) | Do splnění účelu | Někteří autoři uvádějí, že by se měly údaje o zaměstnancích mazat hned, jakmile přestanou být potřeba. |
Stačí jeden pohled do tabulky a je jasné, proč kolem archivace panuje tolik otazníků. Někde najdete pět let, jinde deset, a u mzdových listů dokonce čerstvě pětačtyřicet let místo původních třiceti. Tahle extrémní lhůta se od roku 2023 vztahuje hlavně k důchodovému pojištění; mzdové listy totiž obsahují daleko víc údajů než jen směny a přestávky, od vyplacených mezd až po odvody a daňové slevy. Evidence pracovní doby se svým obsahem s mzdovými listy překrývá. Ale jen zčásti. Proto může zaměstnavatel narazit na různé výklady. Nemocenské pojištění počítá s deseti lety, pro účetnictví si vystačí s pěti a většinu pracovních sporů zase pokryje tříletá promlčecí lhůta. Do toho vstupuje GDPR, které stanoví, že data mají zmizet hned, jakmile nejsou potřeba. Výsledek? Rozmezí od tří do pětačtyřiceti let a žádný jednoduchý verdikt.
Pravidlo 4: Forma archivované evidence je na vás
Poličky plné papírů se táhnou, kam až oko dohlédne. Každé otevření dveří rozvíří prach, který se ze závějí na starých šanonech pomalu vznáší vzhůru… A nešťastný personalista kýchá a raději odchází.
Tak přesně takhle archivace vypadat nemusí. Zákoník práce napevno stanoví, že zaměstnavatel musí evidovat pracovní dobu. Formu ovšem neupřesňuje. Tudíž je v v pořádku papír stejně jako digitál, tabulka v Excelu i automatizovaný program.
Zákon nevyžaduje, aby evidenci zaměstnanec podepisoval. Správnost údajů obvykle potvrzuje vedoucí. Zato ale zaměstnanci mají právo do záznamů kdykoli nahlédnout a na vyžádání obdržet výpis. A pokud firma používá biometriku, musí s tím zaměstnanec výslovně souhlasit.
Ušetřete čas s moderním řešením. Alveno vede evidenci docházky i pracovní doby online. Data ukládá bezpečně v cloudu, exportuje je v různých formátech a umí se napojit na účetní systémy. Výrazně tak urychlí přípravu mzdových listů i další administrativu spojenou s docházkou. Navíc nabízí i biometrické řešení, vždy se souhlasem zaměstnanců.
Nejčastější dotazy
Jaký je rozdíl mezi evidencí docházky a evidencí pracovní doby?
Docházkou se zpravidla myslí pouze příchody a odchody zaměstnanců. Evidence pracovní doby obsahuje navíc délku směny, začátek a konec práce, přestávky, přesčasy a nestandardní typy práce. Evidence docházky slouží hlavně personalistovi, evidenci pracovní doby bude firma ukazovat při kontrole inspektorátu nebo u soudu.
Jaké údaje musí obsahovat evidence pracovní doby?
Evidence pracovní doby musí uvádět jméno zaměstnance, den směny, přesný začátek a konec práce, délku přestávek, odpracované přesčasy nebo noční práci. Tyto informace dokládají splnění zákonných povinností ohledně mezd a limitů práce.
Jak dlouho musí firma archivovat evidenci docházky a pracovní doby?
Zákony uvádějí různé lhůty: kvůli účetnictví 5 let, pro nemocenské pojištění 10 let, mzdové listy až 45 let. Bezpečné pravidlo pro běžnou praxi je archivovat dokumentaci o pracovní době minimálně 3 roky po skončení pracovního poměru.
Musí zaměstnanci podepisovat evidenci pracovní doby?
Zákon podpis zaměstnance nevyžaduje. Správnost údajů obvykle potvrzuje vedoucí. Zaměstnanec má právo do evidence kdykoli nahlédnout a na vyžádání získat výpis. Pokud firma používá biometrii, musí si vyžádat výslovný souhlas zaměstnance.
V jaké formě může být evidence pracovní doby vedena?
Zákon nechává formu na firmě, evidenci pracovní doby i docházky lze vést na papíře i v digitální podobě. Elektronické systémy usnadňují archivaci, práci s daty, export do účetnictví a přístupnost při kontrole.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
Spolupracovník
Dominika Miarková
SEO & Content specialistka
