Zaměstnanec vyrazil dojednávat nového klienta na Slovensko. Pár dní bylo ticho po pěšině. A pak najednou bum. Klepou na dveře lidé z inspektorátu práce. Přišli se doptat na podrobnosti služební cesty. Dodrželi jste všechna zákonná pravidla? Započítávala se cesta do pracovní doby, jak měla? A co vyhlášky o cestovních náhradách? Splňujete?
Případná pochybení mohou firmu připravit klidně i o nižší statisíce korun. V nejzávažnějších případech se pokuty vyšplhají až ke dvěma milionům. Jako mnohdy jindy tak musí nastoupit HR, aby firmu ochránilo. Co je potřeba ohlídat? A jak na to?
Vlastně to nemusí být nijak extra složité. Hlavní pravidla, která zákon firmám ukládá, najdete na následujících řádcích. A jestli se vám je nechce nosit v hlavě? Tak je z ní vesele pusťte. Třeba moderní HR a docházkový systém Alveno za vás řadu detailů ohlídá sám – a na pár kliknutí. I o tom se dozvíte víc na konci článku.
Z POHLEDU ZÁKONA
Pravidla pro služební cesty a cestovní náhrady upravuje zákoník práce (hlavně § 42), vyhláška č. 475/2024 Sb. a vyhláška č. 373/2024 Sb.
Vyslat na služebku jde jenom po domluvě (a někteří zaměstnanci můžou odmítnout)
To nejdůležitější patří hned na začátek: zaměstnance jde poslat na služební cestu jenom tehdy, když se na tom s nimi firma nejdříve dohodne. Tak to stanoví přímo zákoník práce. Nejjednodušší je domluvu o vysílání na služební cesty zahrnout přímo do pracovní smlouvy.
TIP PRO HR
Pokud je dohoda součástí pracovní smlouvy, většinou se v ní rovnou domlouvá o všech případných budoucích pracovních cestách najednou – ať už ta cesta bude nakonec jedna, nebo jich bude padesát. Také si ale můžete pro každou služební cestu nachystat novou smlouvu zvlášť.
Kromě toho zaměstnancům pracovní cesty nejde jenom tak oznámit jako hotovou věc. Minimálně tedy části z nich. Třeba rodiče malých dětí (do 8 let) a těhotné zaměstnankyně na žádnou dohodu přistupovat nemusí. Pokud nebudou chtít, zkrátka nepojedou – a nedá se to brát jako porušení pracovních povinností.
U zbytku je to ovšem složitější. V některých oborech, kde jsou pracovní cesty součástí běžné náplně práce, jako je to třeba u kamioňáků, na ně zaměstnanec naopak kývnout musí. Jinak může přijít vyhazov. Pro nesplňování požadavků pro výkon sjednané práce.
Příklad z praxe:
Nastal průšvih u klíčového klienta. Někdo tam musí osobně. Teď hned. Jenže klient sídlí na opačném konci republiky. Jednosměrná cesta zabere skoro celý den. Když se šéf přijde poradit s HR o dvou zaměstnancích, co může dostat za radu?
1. Jana z marketingu je matkou tříletého dítěte a trvá na tom, že zůstane v kanceláři. V její smlouvě o pracovních cestách nic nepadlo. Co s ní?
Firma ji nemůže k cestě nutit.
2. Milan, technik, má v pracovní smlouvě uvedeno, že bude často cestovat. A přišla žádost o výjezd na instalaci zařízení ke klientovi do Košic. Milan ale nechce tak dlouhou cestu absolvovat. Co s ním?
Milan odmítnout nesmí, jinak by porušil pracovní povinnosti.
Je rozdíl mezi pracovní neboli služební cestou a cestou mimo pravidelné pracoviště. Rozdíl je v účelu cesty.
Služební cesta:
zaměstnanec je vyslán mimo své obvyklé pracoviště na základě dohody s firmou (např. na schůzku, konferenci, instalaci apod.). Vztahují se na ni všechna pravidla z tohoto článku.
Cesta mimo pracoviště:
zaměstnanec mění místo výkonu práce v rámci běžných povinností (např. údržbář, který střídá lokality). Není nutná samostatná dohoda.
Firma hradí jízdní výdaje, stravné a další položky (ale musí k nim dostat doklady)
Cestování něco stojí. Pokud zaměstnanec cestuje kvůli firmě, tak to platí jakbysmet. Služební cesta pro firemní rozpočet vlastně představuje podobnou zátěž, jako pro rodiny dovolená. Podobně jako u výletu na Maledivy, i tady je potřeba počítat s výdaji na:
Zaměstnanec je povinen po skončení služební cesty předložit vyúčtování cestovních náhrad a příslušné doklady zaměstnavateli. Čas na to má do 10 dnů, pokud se nedohodnou jinak.
Zaměstnanec dostává i za služebku plat (ale jen někdy a za něco)
Dokonce i u vícedenních pracovních cest, kdy se přespává mimo domov, pořád platí pořád standardní režim podle pracovní smlouvy. Sedí zaměstnanec obvykle v kanceláři od devíti do pěti? A během služebky v tomto čase něco dělal? Pak má nárok na běžnou mzdu.
Pokud během dne řídí nebo jede vlakem, mzdu by za to měl dostat také. Cestování v pracovní době se totiž počítá jako výkon práce. Jiná situace nastává u dopravy mimo pracovní dobu. Třeba večer, v noci nebo o víkendu. Tady zaměstnanci většinou mzda nepřísluší.
Zároveň platí, že přesčasy během služební cesty se posuzují stejně jako kdykoli jindy. Pokud zaměstnanec mimo běžnou dobu opravdu pracuje, může za to mít nárok na příplatky nebo náhradní volno.
Příklad z praxe:
Obchoďák Petr vyrazil do zahraničí finalizovat jednání s klíčovým klientem. Celý den strávil řízením služebního auta. Potom na hotelu, už v pyžamu, až do noci připravoval prezentaci pro klienta. Co mu patří za odměnu?
Za celý den za volantem má Petr nárok na běžnou mzdu, protože řídil v rámci své pracovní doby. A co večerní příprava prezentace? Pokud to byla skutečně práce a dá se to doložit, má Petr nárok na příplatek za přesčasy. A pokud pracoval v noci, může dostat i příplatek za noční práci.
Na cestách do zahraničí platí odlišná pravidla
Zahraniční služebka má svá vlastní specifika – a čím delší bude, tím víc věcí je potřeba ohlídat. Pokud zaměstnanec vyráží do ciziny na víc než čtyři týdny, má nárok na extra informace. A firma mu je musí dát. Písemně, a ještě před odjezdem.
Nechcete se s tím trápit ručně? Jde to i jinak.
S Alveno nemusíte služebky složitě, zdlouhavě řešit, ani sbírat kupy lístků a dokladů. Náš moderní HR a docházkový systém má pro pracovní cesty vlastní chytrý režim – stačí jen zakliknout, že zaměstnanec vyrazil, a do evidence pracovní doby se vše započítá automaticky.
Nemusíte ručně rozpočítávat čas, řešit, jakým autem kdo jel, ani hledat podklady. V Alveno si všechno jednou nastavíte a pak už systém vše sleduje za vás. A navíc – všechny důležité dokumenty, včetně dohod o služebních cestách, zůstávají bezpečně uložené na jednom místě.
Nejčastější otázky ke služebním cestám
Může firma poskytovat zálohy na cestovní náhrady v zahraniční měně?
Ano, zaměstnavatel může zaměstnanci dát pracovní náhrady v cizí měně, třeba v eurech, pokud ho posílá na pracovní cestu do zahraničí. Musí se na tom ale nejdřív společně domluvit.
Co když se zaměstnanec na služební cestě ubytuje v drahém hotelu?
Zaměstnanec si může na odpočinek při služební cestě vybrat libovolně nákladné ubytování. Zaměstnavatel mu ho ale musí proplatit jenom do určité výše. Nemusí hradit cokoli, co si zaměstnanec vybere.
Kdy může zaměstnavatel vyslat zaměstnance na služební cestu?
Pouze po vzájemné dohodě. Podle zákoníku práce (§ 42) nelze zaměstnance vyslat na služební cestu jednostranně – výjimkou jsou případy, kdy souhlas vyplývá přímo z pracovní smlouvy. Někteří zaměstnanci, jako rodiče dětí do 8 let, samoživitelé s dětmi do 15 let, pečující osoby nebo těhotné ženy, navíc cestu mohou odmítnout bez postihu.
Má zaměstnanec při služební cestě nárok na mzdu?
Ano, pokud cestuje v rámci své pracovní doby. Cestování (např. řízení auta, jízda vlakem) během běžné pracovní doby se považuje za výkon práce a zaměstnanci za něj náleží mzda. Práce mimo pracovní dobu může být odměněna přesčasovým příplatkem nebo náhradním volnem.
Jaké náklady musí firma uhradit při služební cestě?
Zaměstnavatel musí proplatit dopravu, ubytování, stravné a další nezbytné výdaje (např. parkování). Doklady jsou povinné u jízdenek a faktur za ubytování. Stravné se vyplácí paušálně dle vyhlášky č. 475/2024 Sb., bez nutnosti účtenek. Zaměstnanec musí vše doložit do 10 dnů.
Je rozdíl mezi služební cestou a cestou mimo pracoviště?
Ano. Služební cesta znamená, že zaměstnanec cestuje na základě dohody s firmou mimo své běžné pracoviště (např. na jednání nebo montáž). Cesta mimo pracoviště je součástí běžné náplně práce (např. u údržbáře) a nevyžaduje zvláštní dohodu.
Jaká pravidla platí pro pracovní cesty do zahraničí?
U zahraniční pracovní cesty delší než čtyři týdny musí zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout řadu písemných informací předem. Patří mezi ně cíl cesty, délka pobytu, měna výplaty, benefity i podmínky návratu. Pravidla se řídí zejména zákoníkem práce a vyhláškou č. 373/2024 Sb.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
Spolupracovník
Dominika Miarková
SEO & Content specialistka
