Nový kolega nastupuje v pondělí ráno. Smlouva je podepsaná, stůl připravený a přístupovou kartu jste pro něj vyzvedli už v pátek. Doteď stačilo přihlásit ho na ČSSZ někdy během osmi dnů po nástupu a nikdo z toho nedělal vědu. Od 1. července 2026 se ale pořadí obrací. Zaměstnanec musí být v evidenci dřív, než poprvé usedne k počítači.
Pro personální oddělení to znamená posunout část nástupního procesu o pár dní dopředu a přestat spoléhat na to, že se papírování dožene později.
Co se od 1. července 2026 mění při přihlašování zaměstnanců
Od 1. července 2026 musí zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence ČSSZ nejpozději před okamžikem, kdy začne vykonávat práci. Povinnost zavádí § 19 zákona č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Do 30. června 2026 přitom stačilo přihlásit zaměstnance do osmi dnů po nástupu.
Smyslem nové úpravy je sloučit několik samostatných hlášení do jednoho systému. Zaměstnance můžete přihlásit nejdříve osm kalendářních dnů před plánovaným nástupem.
Klíčový je ten obrat v čase. Dřív se nástup hlásil zpětně, odteď to bude předem. Kdo přijde na pracoviště bez záznamu v systému, pracuje z pohledu státu nelegálně, i kdyby měl nakrásně už týdny podepsanou smlouvu.
Osm dní je horní hranice, ne povinný předstih. Registrovat můžete i v den nástupu, vždy ale před faktickým zahájením práce.
Pozor na to, co se rozumí nástupem. Nejde o den podpisu smlouvy, ale o den nástupu uvedený v pracovní smlouvě. Smlouvu můžete podepsat týdny dopředu, ale pro registraci je rozhodující den sjednaný jako den nástupu do práce. Osmidenní lhůta se počítá od tohoto dne, zatímco přihlášení musí být hotové před skutečným zahájením výkonu práce.
„Zaměstnavatel je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců (…) nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však může tohoto zaměstnance přihlásit ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání.“ (§ 19 odst. 1 písm. a) zákona č. 323/2025 Sb.)
Co je předregistrace a jaké údaje stačí před nástupem
Předregistrace je částečné přihlášení zaměstnance, při kterém před nástupem odešlete jen základní identifikační údaje a zbytek doplníte do osmi dnů od skutečného nástupu. Využít ji můžete u tuzemských zaměstnanců, cizinci se předregistrovat nedají.
Zákonodárce tady zjevně počítal s tím, že týden před nástupem ještě nebudete mít všechno kompletní. Což je realistický scénář. Rodné číslo z nového kolegy sice možná dostanete hned, ale takovou zdravotní pojišťovnu si často vybaví až při prvním obědě v kantýně.
Do předregistrace patří:
Zbývající údaje jako funkci, výši mzdy nebo zdravotní pojišťovnu doplníte do osmi dnů od skutečného nástupu.
Lhůty pro přihlášení, změnu a odhlášení zaměstnance
Většina lhůt podle JMHZ tvoří stejné číslo: osm dní. Výjimkou je samotné přihlášení zaměstnance, které musí proběhnout ještě před nástupem, a registrace zaměstnavatele do evidence. Na tu máte dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance.
| Situace | Lhůta | Koho se týká |
| Přihlášení zaměstnance | Nejpozději před nástupem (nejdříve 8 dnů předem) | Češi i cizinci |
| Doplnění údajů po předregistraci | Do 8 dnů od nástupu | Jen tuzemští zaměstnanci |
| Oznámení, že zaměstnanec nenastoupil | Do 8 dnů od plánovaného nástupu | Všichni |
| Změna nahlášených údajů | Do 8 dnů od zjištění změny | Všichni |
| Odhlášení po skončení poměru | Do 8 dnů od konce zaměstnání | Všichni |
Zvlášť pozor na nenastoupení. Když domluvený člověk nedorazí, nemůžete nad ním prostě mávnout rukou. Do osmi dnů od plánovaného data musíte ČSSZ oznámit, že k nástupu nedošlo. Jinak v evidenci zůstane pracovní poměr, který nikdy nezačal.
A co když v evidenci nechybí zaměstnanec, ale vaše firma? Pokud jako zaměstnavatel zatím v evidenci zaměstnavatelů nejste vedení, tak se do ní podle § 17 zákona č. 323/2025 Sb. potřebujete přihlásit nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance. Ve stejné lhůtě tam máte nahlásit i svoji mzdovou účtárnu. Bez registrace zaměstnavatele totiž zaměstnance nezaregistrujete.
Přihlašování cizinců: povinnost platí už od 1. dubna 2026
U zahraničních zaměstnanců platí povinnost přihlásit je před nástupem už od 1. dubna 2026, tedy o tři měsíce dříve než u tuzemských zaměstnanců. Cizinci se předregistrovat nedají, jejich údaje musí být v evidenci kompletní před prvním výkonem práce.
Prakticky to znamená, že složku k cizincovi vždycky musíte nachystat dřív než u Čecha, ne později. K tomu si samozřejmě patří i povolení k pobytu a k zaměstnání. Kdo to podcení, riskuje postih za nelegální práci. Což je mnohem těžší váha než pokuty za pochybení při registraci.
Podrobněji jsme se souvisejícím pravidlům a legislativním požadavkům věnovali v článku o zaměstnávání cizinců.
Vztahuje se povinnost i na DPP a DPČ?
Ano, přihlašují se i dohodáři s odměnou pod limitem pro účast na nemocenském pojištění. Zákon o JMHZ definuje zaměstnance podle toho, jestli jde o příjem ze závislé činnosti, u kterého je zaměstnavatel plátcem daně, ne podle výše odměny.
Tady se chybuje nejčastěji, a je to pochopitelné. Roky jsme si lidi v hlavě dělili na „pojištěné“ a „ty ostatní“. Tohle dělení u registrace neplatí.
Přihlašujete tedy i:
Naopak nehlásíte autorské honoráře na základě autorské smlouvy. Ty jsou příjmem ze samostatné činnosti podle § 7 zákona o daních z příjmů. Druhou výjimku má bezplatný výkon funkce. Bez odměny povinnost nevzniká.
Všichni ostatní dostanou vlastní OIČ a číslo zaměstnání. Pokud vztah trvá, ale zaměstnanec v daném měsíci nemá žádný příjem, podáváte za něj nulové hlášení.
Limity 12 000 Kč u DPP a 4 500 Kč u DPČ nikam nezmizely. Jenom rozhodují o odvodech pojistného, a ne o tom, jestli člověka přihlásíte k JHMZ.
„Zaregistrujeme ho, až kdyby přišla kontrola.“ Inspekce práce opakovaně narážela na firmy, které stanovily den nástupu zpětně k datu kontroly a doufaly, že člověka zaevidují dodatečně. Od 1. července to nevyjde. Registrace před nástupem je datovaná a inspektor okamžitě vidí, jestli záznam existoval dřív, než k vám vkročil.
Pokuty za nepřihlášení zaměstnance: až 3 000 000 Kč
Za nepřihlášení zaměstnance podle zákona o JMHZ hrozí pokuta až 100 000 Kč. Pokud se prokáže umožnění nehlášené práce podle zákona o zaměstnanosti, pokuta může dosáhnout až 3 000 000 Kč.
Sankce přicházejí ze dvou směrů.
Za nesplnění povinností podle JMHZ, tedy za opožděné přihlášení, nedoplnění údajů nebo neodhlášení, může ČSSZ uložit pokutu. U samotného nepřihlášení zaměstnance jde až o 100 000 Kč. U mírnějších pochybení, jako je nedokončená předregistrace nebo neohlášené nenastoupení, do 20 000 Kč.
Druhým, mnohem větším bičem hrozí zákon o zaměstnanosti. Když někomu umožníte pracovat bez registrace, spadá to nově pod „umožnění nehlášené práce“ a tam se pokuta šplhá až ke 3 000 000 Kč. Zůstala ovšem jedna malá úleva. Pokud zaměstnance přihlásíte dřív, než u vás začne kontrola, odpovědnost za tento přestupek zaniká.
Další tipy, na co koukají inspektoři práce a jak se vyhnout úplně nejčastěji udělovaným pokutám, najdete v článku o pracovní době a přesčasech.
Jak se na povinnost registrace před nástupem připravit ve čtyřech krocích
Většina zaměstnavatelů lhůtu nestihne z jednoho prozaického důvodu: mzdová účetní se o novém člověku dozví ráno v den nástupu. Do července to nevadilo, měla ještě osm dní čas. Teď už raději využijte tipy níž.
- Nejdřív si ověřte, že vůbec máte kam a jak podávat.
Papírově to nejde. Registrace se posílá buď přes datovou schránkou, nebo přes ePortál ČSSZ, případně přímo z mzdového softwaru přes datové rozhraní. - Vyžádejte si potřebné údaje hned při podpisu smlouvy.
Zákon vám to výslovně dovoluje, smíte si o ně říct ještě než zaměstnanec nastoupí, jenom je pak nemůžete použít k ničemu dalšímu. Na částečné přihlášení potřebujete sedm položek: jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství a předpokládaný den nástupu. Na plné přihlášení je toho víc, úplný výčet najdete u ČSSZ. - Vyberte si, jestli budete hlásit všechno najednou, nebo nadvakrát.
Máte dvě možnosti. Plnou registraci (REGZEC) provedete a budete mít hotovo a vystaráno. K předregistraci (PREZEC) vám stačí těch sedm údajů výše, ale zbytek pak musíte doplňovat do osmi dnů po nástupu. Navíc nejde použít u cizinců. - Nezapomeňte na to, co přijde potom.
Po registraci vám ČSSZ pošle osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání. Standardně chodí do datové schránky a pokud ji nemáte, budou na vás čekat na ePortálu.
Nenastoupil nakonec? Oznamte to do osmi dnů od plánovaného data. Změnil se údaj? Nahlásit do osmi dnů. Skončil? Máte… hádejte kolik dnů na to to oznámit. Potvrzení si schovejte, slouží jako doklad, že jste povinnost splnili.
Registraci na ePortálu za vás nikdo neodklikne. Zajistit, aby v tu chvíli byly údaje po ruce, ale jde. V systému Alveno máte všechna data pohromadě už od onboardingu, přehled nástupů a odchodů máte na jednom místě a systém průběžně aktualizujeme podle toho, jak se mění zákony, takže vás další novela nezastihne nepřipravené. Spočítejte si, kolik času vám Alveno uspoří
Časté dotazy k registraci zaměstnanců podle JMHZ
Kdy musím zaměstnance registrovat před nástupem do práce?
Zaměstnance musíte podle pravidel JMHZ registrovat ještě před začátkem výkonu práce. Povinnost platí pro tuzemské zaměstnance od 1. července 2026 a pro cizince od 1. dubna 2026. Registrace musí být provedena nejpozději před okamžikem, kdy zaměstnanec skutečně nastoupí do práce.
Jak dlouho před nástupem mohu zaměstnance přihlásit do registru ČSSZ?
Zaměstnance lze přihlásit nejdříve 8 kalendářních dnů před plánovaným dnem nástupu. Nejzazší termín pro registraci je okamžik před zahájením práce zaměstnance.
Co je předregistrace zaměstnance podle JMHZ?
Předregistrace je zjednodušené přihlášení zaměstnance před jeho nástupem do práce. Obsahuje pouze základní identifikační údaje zaměstnance. U tuzemských zaměstnanců lze chybějící údaje doplnit do 8 dnů od skutečného nástupu. U zahraničních zaměstnanců předregistrace možná není.
Lze zaměstnance předregistrovat, pokud nakonec nenastoupí?
Ano, pokud zaměstnanec po předregistraci do práce nenastoupí, musí zaměstnavatel tuto skutečnost oznámit ČSSZ do 8 dnů od plánovaného data nástupu. Pokud oznámení neprovede, zaměstnanec může zůstat vedený jako existující pracovní poměr.
Musím podle JMHZ registrovat také zaměstnance na DPP a DPČ?
Ano. Povinnost registrace se vztahuje také na zaměstnance pracující na dohodu o provedení práce (DPP) nebo dohodu o pracovní činnosti (DPČ). Nerozhoduje výše odměny ani to, zda vzniká účast na nemocenském pojištění. Rozhodující je, že jde o příjem ze závislé činnosti, u kterého zaměstnavatel vystupuje jako plátce daně.
Musím registrovat i dohodáře s nízkou odměnou?
Ano. Podle pravidel JMHZ se registrují také pracovníci na dohody, například zaměstnanec na DPP s odměnou pouze několik tisíc korun, pokud splňuje podmínku příjmu ze závislé činnosti, u kterého zaměstnavatel odvádí daň.
Jaká pokuta hrozí za pozdní nebo chybějící registraci zaměstnance?
Za nesplnění registrační povinnosti podle JMHZ může hrozit pokuta až 100 000 Kč za nepřihlášení zaměstnance. Pokud zaměstnavatel umožní nehlášenou práci podle zákona o zaměstnanosti, může sankce dosáhnout až 3 000 000 Kč.
Kde se provádí registrace zaměstnanců podle JMHZ?
Registrace zaměstnanců se provádí elektronicky přes ePortál ČSSZ, konkrétně v rozhraní pro registraci zaměstnanců REGZEC.
Musí zaměstnavatel registrovat každého nového zaměstnance před prvním pracovním dnem?
Ano. Zaměstnavatel musí každého zaměstnance, na kterého se vztahuje povinnost podle JMHZ, zaregistrovat před zahájením práce. Registrace po nástupu může být považována za opožděné splnění zákonné povinnosti.
Koho se povinná registrace zaměstnanců podle JMHZ týká?
Povinná registrace se týká zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají osoby s příjmem ze závislé činnosti, u kterého jsou plátci daně. Patří sem běžní zaměstnanci i pracovníci zaměstnaní na dohody DPP a DPČ.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
Spolupracovník
Dominika Miarková
SEO & Content specialistka
