Rozhodovací techniky úspěšných: Pareto pravidlo

nahledove-obrazky

80/20. To je Paretovo pravidlo, podle kterého úspěšní manažeři optimalizují procesy, priority i mnoho dalšího. Kdo ho ovládne, může se těšit na skvělé obchodní výsledky. Jeho kouzlu propadli také zaoceánští technologičtí giganti. Tak jak ho využít i ve vaší firmě? Naučte se, jak vytvořit tzv. Paretovu analýzu, která vám pomůže zazářit před šéfy i před klienty.

Paretovo pravidlo: trik za milion

Co přesně Paretovo pravidlo vyjadřuje? Setkáte se s ním například ve vztahu k efektivitě práce, ale také obchodním výsledkům nebo strategickému plánování. V americkém Microsoftu si pochvalují, že díky Paretově pravidlu přišli na to, že stačilo opravit 20 % chyb v kódu, aby se zbavili 80 % softwarových problémů. Správná prioritizace jim za ta léta ušetřila miliony dolarů.

Paretovo pravidlo totiž stanoví, že osmdesát procent výsledků vyvstane z pouhých dvaceti procent činností. Nebo jinými slovy, že za 80 % problémů může 20 % příčin. Na manažerech a personalistech potom je, aby tyto exponované oblasti identifikovali a věnovali jim maximum pozornosti a úsilí. Rapidně tak zvýší produktivitu, ale také ziskovost a efektivitu práce.

Se zvyšováním profitability pomáhají firmám také chytré nástroje. Ušetřete čas i peníze pomocí moderního docházkového a HR systému Alveno. Alveno zvládne monitorovat docházku, pomůže s přípravou podkladů pro účetnictví. Máte díky němu přehled nad veškerými daty zaměstnanců, přehled nad smlouvami, předávacími protokoly a dalšími pracovněprávními dokumenty.

Cesta k Paretovi

Jen málokdo ví, že Paretovo pravidlo původně vzniklo v Itálii a popisovalo nikoli zákulisí byznysového rozhodování, ale rozvrstvení majetku. Vilfred Pareto, jeho autor, byl totiž povoláním ekonom, který se koncem 19. století zabýval bohatstvím italské populace. Na základě svého výzkumu pak vypracoval tezi, že 80 % majetku ovládá pouhých 20 % nejzámožnějších lidí v zemi.

Na jeho výzkum pak v první polovině 20. století navázal americký ekonom Joseph Juran. Ten Paretův princip zevšeobecnil a zasadil se o to, aby se jeho myšlenka rozšířila také do byznysové sféry. Při spolupráci s kontrolory kvality v amerických firmách ověřil, že 80 % vad ve výrobcích má na svědomí 20 % defektů ve výrobních nástrojích. Oprava pouhé pětiny chyb tak mohla více než zdvojnásobit celkovou produktivitu firmy.

Díky Juranovi nalezla Paretova myšlenka využití v různých aspektech podnikání a rozhodování. Dokázal, že malé, správně cílené změny mohou přinést obrovské výsledky. Princip nerovného významu a dopadu činností dnes pomáhá s prioritizací manažerům, personalistům i obchodníkům.

Rovnice v reálné praxi

Ačkoli si Paretovo pravidlo největší známost a oblibu získalo v podobě 80/20, přesný poměr mezi proměnnými, na něž ho aplikujete, tento vzorec nemusí vždy přesně kopírovat. Smyslem Paretova pravidla je především vyjádřit asymetrický vztah mezi tím, co děláme, a tím, jaké z toho získáme výsledky.

V praxi můžete na základě Paretova pravidla zjistit například, že ve vaší firmě 27 % pracovníků generuje 73 % zisků. Nebo že 13 % obchodů stojí za 87 % měsíčního obratu.

Pareto na druhou: Paretova analýza

Paretova analýza je cvičení vycházející z Paretova pravidla, které vám pomůže identifikovat klíčové oblasti, kam se vyplatí napřít největší úsilí. S využitím statistiky vyčíslí, které faktory nejvýrazněji ovlivňují cílový výsledek. Jakmile svou analýzu provedete, můžete pak výsledky seřadit do tzv. Paretova grafu. Nejlépe na něm uvidíte rozdíly.

Paretova analýza: praktický příklad pro HR

Jak taková analýza vypadá v praxi? Pojďme si to vyzkoušet na příkladu HR manažerky Nikoly, která si chce ujasnit, jak je na tom její firma s odchody zaměstnanců. Rozhodla se, že si vypomůže Paretovým principem. Teď má před sebou několik kroků:

1. Definice problému – Nikolu zajímá, proč zaměstnanci odcházejí, a za jakých okolností. Na svá zjištění by pak ráda nějak prakticky navázala.

2. Sběr dat – Nikola potřebuje co nejvíce informací z různorodých zdrojů. Podle možností firmy sesbírá třeba dotazníky od končících zaměstnanců, hodnocení výkonu a zpětnou vazbu od teamleaderů. Potřebuje, aby tato data pokrývala delší časové období, jinak budou mít příliš nízkou výpovědní hodnotu.

3. Vytvoření kategorií příčin – Aby mohla Nikola se získanými daty pracovat, rozdělí je do několika skupin. Získá tak základní kategorie faktorů, které přispívají k odchodům zaměstnanců. Už se jí rýsuje, že mezi těmito kategoriemi bude nedostatečný kariérní postup, nízké finanční ohodnocení a problémy ve vztazích na pracovišti.

4. Seřazení příčin – V této fázi přiřadí Nikola každé vytvořené kategorii numerickou hodnotu. Vychází z měřitelných kritérií, jako jsou frekvence tohoto typu odchodu, náklady pro firmu apod.

5. Výpočet relativní četnosti – Získané hodnoty Nikola přepočítá na tzv. relativní četnost. Ta vyjadřuje, jak velký podíl má vybraná hodnota na celku. K výpočtu použije funkci v Excelu, aby si ušetřila práci.

5. Výsledek – teď Nikola přesně ví, kvůli čemu firma nejvíce tratí na výpovědích. Má data, která jí pomohou pochopit, které kategorie problémů u odchodů hrají největší roli. Ví, na co by se firmě nejvíc vyplatilo zaměřit, protože identifikovala hlavních 20 % příčin odchodů.

6. Další kroky – Pokud by Nikola svá zjištění chtěla převést do vizuální podoby, může si v Excelu připravit Paretův graf. Nadřízení si na něm budou moct prohlédnout nejen význam jednotlivých kategorií, ale i jejich podíl na celku. Také může sestavit akční plán, kde šéfům představí nejvhodnější další kroky.

Nejčastější dotazy

Co je to Paretovo pravidlo?

Paretovo pravidlo, nebo také Paretův princip, je myšlenka, že 20 % příčin vytváří 80 % výsledků. A naopak. V byznysu toto pravidlo předpovídá třeba, že 20 % produktů generuje 80 % zisku nebo že 20 % odběratelů firemních produktů uskuteční 80 % obratu.

K čemu je Paretovo pravidlo?

Paretovo pravidlo ukazuje, proč záleží na správné prioritizaci. Některé úkony přináší lepší výsledky než jiné, někteří klienti generují větší zisk. Ty se vyplatí upřednostnit.

Co je to Paretova analýza?

Paretova analýza je praktické cvičení, které pomáhá využít sílu Paretova principu 80/20 ve prospěch firmy. Pomocí několika jednoduchých kroků ukáže, kam je nejvhodnější investovat čas a peníze.

Zaujal Vás systém Alveno?