Univerzální návod, jak dosáhnout snížení nákladů, neexistuje. Identifikace firemních procesů, které lze inovovat, zefektivnit, či u kterých lze snížit náklady na jejich provoz, není vždy snadná, a mnohé oblasti skýtající potenciál pro úspory, mohou být opomenuty. Jednou z nich je agenda spojená s evidencí pracovní doby a přípravou podkladů pro mzdy – zastaralé docházkové systémy totiž trpí různými nedostatky, které vaši firmu stojí zbytečné peníze. Přitom existuje jednoduchý způsob, jak tento problém elegantně vyřešit.
Zastaralý docházkový systém, který není schopen pokrýt neustále se měnící potřeby vaší firmy, může zbytečně navyšovat náklady celkem ve třech oblastech. První jsou náklady na administrativu a sledování a vyhodnocování docházky. Druhou oblast představují náklady na účetnictví. Tou třetí jsou mzdové náklady na nedochvilné zaměstnance. Pojďme se podívat na to, jak vám zde pomůže s úsporami přechod na nový docházkový systém.
Moderní docházkový systém vám ušetří peníze i čas
Současný trend v evidenci docházky jde cestou komplexních cloudových řešení, k nimž lze přistupovat přes webovou aplikaci prakticky odkudkoli. Evidovat odpracovanou dobu tak můžete i na dálku, přes jakékoliv zařízení připojené k internetu. Díky tomu je možné bez problému zaznamenat práci zaměstnance na home office, i zaměstnance v terénu, u něhož si navíc můžete ověřit polohu přes GPS v mobilním telefonu. Reporting docházky, příprava přehledu směn, dovolených či nároku na stravenky, je tak hračka i v těchto případech, které při využití klasických systémů evidence docházky často představují zbytečnou administrativní zátěž.
Abychom však nestranili pouze firmám – cloudový docházkový systém přináší nejeden benefit i samotným zaměstnancům. Ti si mohou v systému například sami zažádat o dovolenou. Je-li nastavení oprávnění uzpůsobené na míru vaší firemní struktuře, žádost se přes systém okamžitě dostane rovnou ke kompetentní osobě a zobrazí ji přehledně v kalendáři, aniž by bylo nutné domlouvat osobní schůzky či přeposílat žádost mezi zaměstnanci e-mailem.
Další nespornou výhodou špičkových docházkových systémů je, že využívají čtečky čipů či vyspělé biometrické čtečky, jejichž citlivé snímače zaručují spolehlivou identifikaci. Díky přesné a rychlé evidenci příchodů vašich zaměstnanců na pracoviště, jejich odchodů i pauz, můžete měřit odpracovaný čas se skutečně vysokou přesností. Data o odpracované době pak snadno zpracujete a vytvoříte z nich podklady pro výplaty, do účetního systému je totiž jednoduše vyexportujete na pár kliknutí.
Přesná evidence odpracované doby má ještě jednu nespornou výhodu. Díky podrobnému přehledu o pauzách a včasných příchodech a odchodech získáte přesnější podklady pro zpracování mezd a vašim zaměstnancům tak zaplatíte za čas, který skutečně strávili v práci. Na první pohled se nějaká ta minuta pauzy navíc zdá nepodstatná, ale časté odchody zaměstnanců na kuřácké pauzy, kávy nebo svačiny, každodenně zaberou i několik desítek minut nad rámec běžné pauzy na oběd. Vynásobíte-li si tyto minuty počtem zaměstnanců, možná budete překvapeni – zkuste naši kalkulačku a spočítejte si přesnou výši úspory.
Přechod na nový docházkový systém je snazší, než si myslíte
Pokud jste se nadchli pro všechny úžasné funkce a možnosti, kterými moderní docházkové systémy disponují, ale obáváte se velkého zásahu do vašich firemních procesů, dlouhého zkoušení, ladění nebo složitého nastavování, čtěte dál. Máte-li po boku silného partnera, je přechod na nový docházkový systém snazší, než si myslíte.
U nás v Alvenu vás provedeme změnou docházkového systému krok za krokem a postaráme se o to, aby to byla změna rychlá, a především změna k lepšímu. Nejprve identifikujeme potřeby vaší firmy a podíváme se na to, jak vám může Alveno skutečně pomoci. Díky rozsáhlým možnostem nastavení pak dokážeme systém maximálně přizpůsobit vašim procesům, čímž zajistíme, aby byl přechod na Alveno plynulý a hlavně, aby vám již od prvního dne co nejvíce usnadnil práci.
Tím však zdaleka nekončíme. Jakmile bude docházkový systém nastavený, naučíme vás s ním pracovat a pomůžeme vám, abyste se s ním co nejlépe sžili. Naše programátorské týmy si daly opravdu záležet na tom, aby byl systém Alveno uživatelsky přívětivý a naprosto intuitivní, takže práce s ním bude pro vás hračka. A pokud byste přece jen potřebovali pomoci či poradit, jsou tu pro vás naši kolegové na podpoře – ochotně vám pomohou s nastavením systému dle platné legislativy i s běžnou prací se systémem.
Zaujalo vás téma moderní evidence docházky? Zvažujete přechod na nový docházkový systém? Sledujte náš blog – příště se podíváme podrobněji na to, jak přechod na nový systém probíhá z pohledu zákazníka.
