V kanceláři se pořád něco děje. Jeden den je to schůzka za schůzkou, další den skupina kolegů probírá detaily nového projektu tak usilovně, že je jde víceméně nepřetržitě slyšet přes celou kancelář. Mezitím ve firemním chatu a e-mailové schránce neúnavně blikají nové a nové zprávy. Z ničím nerušené, soustředěné práce se pak stává vzácná komodita. Dokonce natolik vzácná, že podle dat od organizace Economist Impact průměrný zaměstnanec v důsledku rušivých vlivů a rozptylování promarní až 28 % pracovní doby.
Jak alespoň část z těch mnoha ztracených hodin vybojovat zpátky? Zatočte se žrouty času, kteří zaměstnance nejvíc vyrušují. Níže jsme pro vás sepsali trojici tipů, jak omezit rozptylování na pracovišti a zvýšit produktivitu. Fungují nezávisle na tom, zda řídíte tým z kanceláře nebo z domu.
Co je to vůbec produktivita a proč na ní u zaměstnanců záleží?
Produktivita se dá nejjednodušeji popsat jako míra efektivity, s níž vaši zaměstnanci přispívají k dosažení firemních cílů. Odvíjí se od ní ovšem tolik dalších proměnných, že v konečném důsledku přispívá zase ona sama k motivovanosti zaměstnanců. Co tím myslíme?
Když produktivita stoupá, firma svých cílů dosahuje rychleji a lépe. Z toho firmě plynou výhody, jako jsou úspory nákladů nebo vyšší ziskovost. Tyto změny se zase často pozitivně promítají do odměn pro zaměstnance. Tím pádem roste spokojenost zaměstnanců – a vlastně i jejich zájem pracovat produktivněji.
Co kdybyste mohli jedním rozhodnutím dosáhnout nárůstu zisků, efektivity i úspor najednou? Jde to! …s chytrými technologiemi. Moderní HR a docházkový systém Alveno šetří firmám čas i peníze, a zároveň usnadňuje život zaměstnancům pomocí funkcí, jako jsou online podpisy dokumentů nebo žádosti o dovolenou. Zároveň je stoprocentně spolehlivý, přehledný a bezpečný, takže zpříjemní rutinní úkony také personalistům a manažerům.
Nakopnout produktivitu není jen tak. Pokud budete prvoplánovitě tlačit jenom na výkon, možná se dočkáte spíš jejího poklesu. Přepracovanost totiž není totéž co efektivní práce. Navíc neexistuje žádný mustr, který by seděl na všechny zaměstnance stejně. Velké rozdíly panují třeba i mezi dobou, kdy se lidem nejlépe pracuje. Ačkoli většina prý bývá nejproduktivnější těsně před obědem, pořád se i ve vašem týmu určitě najde alespoň pár takzvaných nočních sov. Neboli zaměstnanců, kteří toho nejvíc udělají až po setmění.
Tak na co se zaměřit?
Tip č. 1: Ovládněte technologie a sociální média
Chvíli práce odsýpá, ale pak člověka někdo označí ve zprávě ve skupinovém chatu, tak je potřeba odpovědět, při čekání na reakci rovnou začnete číst celofiremní e-mail od účetní… a půl hodina času je pryč, ani se nenadějete.
Pro většinu zaměstnanců je to běžná situace. Podle studie výzkumné skupiny Screen Education stráví používáním některého chytrého zařízení až 2,5 hodiny denně. Dokonce podle zprávy Digital Noise Impact Report takzvaná digitální rušidla třetinu zaměstnanců ruší tak intenzivně, že se nevydrží soustředit ani 15 minut. Že se to neobejde bez negativních důsledků na jejich produktivitu asi netřeba zmiňovat.
A co je ještě znepokojivější? Zatím pořád neexistuje dostatek dat na to, abychom dovedli s jistotou říct, co všechny ty tisíce oznámení, aktualizací, příspěvků na sociálních sítích, e-mailových upozornění, aktualizací kalendáře, zpráv na WhatsAppu a videí na TikToku dělají s našimi mozky.
Víme však, že mnozí z nás pracují (a vlastně i žijí) ve stavu neustálého rozptylování. Čteme, vnímáme i nasloucháme na půl ucha a tato částečná nepozornost nám brání do hloubky zkoumat složitá témata a komplikuje soustředěnou práci. Obzvlášť, pracujeme-li na jediném úkolu bez přeskakování.
Jak si vytvořit zdravější návyky?
Celosvětovou epidemii závislosti na sociálních sítích a technologiích v tomto článku nejspíš nevyřešíme. Ale pár tipů, jak je dostat lépe pod kontrolu na pracovišti, pro vás přece jenom máme:
Rozkouskujte pracovní dobu na menší úseky
Prvním tajemstvím produktivity je efektivnější práce s časem. Existuje celá řada metod, které vám pomohou udržet pozornost a nenechat se při práci rušit. Jakou si vyberete je na vás, typicky se liší zejména v detailech. Základní pointa naopak zůstává vesměs stejná: vymezíte si čas, kdy se budete věnovat jenom práci, a pak na něj navážete časem, kdy jsou rozptýlení povolena, ba i žádoucí. Potom oba dokola střídáte.
Zkuste například metodu 52/17, což je technika řízení času, kdy 52 minut práce střídá 17 minut, kdy „vypnete“ a můžete bezcílně sledovat krátká videa nebo dělat, cokoli se vám zachce.
Ať už si však zvolíte jakoukoli techniku, vždycky je důležité na „pracovní“ část času povypínat vyzvánění a upozornění, ať se můžete soustředit doopravdy naplno. Nebojte, až budete mít to nejdůležitější hotovo, můžete je znovu zapnout a všechno dohnat.
Využívejte naplno všechny technologické vymoženosti a funkce
Možná to zní jako samozřejmost, ale když víte, jak (a kdy) ztlumit aplikace a software, spoustu věcí to pořádně usnadní. Když si všude, kde to půjde, na určité úseky pracovního dne nastavíte tichý režim nebo režim „nerušit“, pomůžete tím vlastně nejen sobě, ale také ostatním. Vy budete mít na práci větší klid – a budete méně bojovat s pokušením v podobě nově příchozích zpráv – a vaši kolegové zase budou vědět, kdy se vám ozvat, abyste na ně měli doopravdy čas.
Hodně toho zvládnou odfiltrovat i samotné technologie, pokud je správně nastavíte. Tak například oblíbená komunikační platforma Slack zvládá pomocí integrace s e-mailovým systémem od Googlu vyblokovat chat, když si do kalendáře Google přidáte klidový čas. A pokud se bojíte, že příliš snadno podlehnete pokušení, můžete si do prohlížeče přidat blokátory webových stránek, které vám namísto internetového obchodu nebo sociální sítě zobrazí třeba koťátko.
Vyplatí se také disciplinovaná práce s kalendářem. Už jenom tím, že si vyčleníte zvlášť čas na práci a na kontrolu e-mailů, často produktivita raketově stoupá. Správná komunikace je navíc základem kalendářové etikety.
Zajímá vás, jakým faux pas se vyhnout při práci Google kalendářem a schůzkami? Přečtěte si náš článek s pěticí praktických tipů, jak tyto technologie využít naplno.
Tip č. 2: Upravte pravidla práce v kanceláři
Půdorys takzvaného open officu, s nimiž architekti a projektanti poprvé přišli na počátku 20. století, měl původně symbolizovat novou éru větší rovnosti na pracovišti. Když sedí šéf v jedné kanceláři s řadovými zaměstnanci, hned působí trochu dostupněji – a lidštěji. Nový koncept popularizovali američtí technologičtí giganti, jako je Google nebo Facebook, kteří tyto otevřené kanceláře postupně začaly využívat ve velkém. A když říkáme ve velkém, myslíme to doslovně. Zaměstnanci Facebooku v Kalifornii třeba pracují v místnosti, která měří úctyhodných 457 metrů na délku.
Jenže to má háček. Ačkoli ohromné prosluněné prostory otevřených kanceláří vypadají na pohled hezky, zaměstnancům příliš nesvědčí. Vypadá to totiž, že lidi, co tam pracují, trápí snížená spokojenost s prací, nedostatek soukromí i problémy s motivací.
Velkou měrou se na tom podílí hluk a nepředvídatelnost. Většina kancelářské práce vyžaduje soustředění. V prostředí otevřené kanceláře, kde se pořád něco děje, ho ovšem zaměstnanci dosáhnou jen stěží.
Jak tedy lidem práci v takové kanceláři usnadnit, pokud se nechcete pouštět do hledání nových firemních prostor?
Jak omezit rušení v open office?
Zaměřte se na výsledky, ne na docházku
Amazon i Dell sice nahání zaměstnance zpátky do kanceláří, ale vy nemusíte. Práce z domu nebo alespoň v tzv. hybridním režimu zůstává mezi zaměstnanci i pro rok 2025 v kurzu, a zvlášť ti skutečně kvalifikovaní ji celkem důsledně poptávají. Dvakrát si proto rozmyslete, jestli se raději nepřipojíte k firmám, jako je Microsoft nebo Adobe, které si na možnosti práce z domova budují značku zaměstnavatele – a chodí jim víc žádostí o práci než kdy předtím. Méně zaměstnanců natěsnaných najednou v kanceláři zároveň významně pomůže i s hlukem a ruchem.
V Alvenu jsme si vybrali hybridní režim, nikoho nenutíme sedět v kanceláři každý den, jsem ale rádi, když se pravidelně potkáváme i offline – přeci jen firemní kultura se přes kamery a mikrofony buduje opravdu špatně
Chytře promyslete rozložení míst a týmů
Když vedle týmu ajťáků, kteří potřebují především ticho a klid na práci, posadíte tým prodejců, co celý den protelefonují, jen se všichni budou trápit. Jak tomu předejít?
Můžete už při rozhodování, kdo půjde kam, aktivně zapojit team leadery a zaměstnance. Každá skupina má vlastní jedinečné potřeby, které tímto způsobem může komunikovat. Kde se jim bude pracovat nejlépe? A kdy? Pokud umožňujete práci v hybridním režimu domov-kancelář, můžete každému týmu pro práci v kanceláři vymezit určité dny. Účelněji tak využijete celý kancelářský prostor.
Připravte dostatečně variabilní prostor
Ať už u vás každý den sedí zaměstnanci jinde, nebo máte pevně stanovený zasedací pořádek, dobře promyšlená kancelář zohledňuje kromě potřeby soustředění i spoustu dalších věcí. Zásadní je například prostor, kde se dají vyřizovat důvěrné hovory a schůzky. Chybět by neměla alespoň jedna vymezená zasedací místnost. A také tiché místo, kam se dá zavřít, když se člověk potřebuje na pár hodin nerušeně ponořit do práce.
V celém IRESOFTu, jehož je ALVENO součástí jsme při budování nových kanceláří mysleli na každý detail. VYtvořili jsme 3 zóny: potkávací, telefonická a tichá. Díky principu čistých stolů pak žádný kolega nemá vlastní místo a může si v jakýkoliv den sednout na jakékoliv místo v celém patře IREdomova.
Tip č. 3: Vyzrajte na schůzky a meetingy
Ztrácí jimi zaměstnanci zbytečně čas? Nebo je to nejrychlejší a nejlepší způsob, jak předat klíčové informace? Někdo na schůzování nedá dopustit, někdo by se ho nejraději docela zbavil. Každopádně tvoří neodmyslitelnou součást moderního pracoviště – a jako takové zabírá nemalé množství času. Podle magazínu Wall Street Journal stráví průměrný zaměstnanec dva z pěti pracovních dnů odpovídáním na e-maily a účastí na všemožných schůzkách. Ztratí tím až 40 % pracovní doby.
A výsledek? Až 70 % z těchto schůzek zaměstnance zdržuje od jiné práce, takže pak hůře stíhají plnit zadané úkoly.
Jak zajistit, aby schůzky splňovaly vaše potřeby
Zdá se, že bez části schůzek by se firma zkrátka vesele obešla. A zaměstnanci jakbysmet. Některé firmy proto zavádí takzvané „dny bez schůzek“, aby se lidé určitou část pracovního týdne mohli v klidu věnovat ostatním úkonům.
Ovšem ačkoli sezení na nekonečných jednáních baví jen málokoho, problém se nevyřeší plošným zrušením veškerých meetingů. Naopak, pokud chcete probírat informace určené větší skupině lidí, je žádoucí zpětná vazba nebo řešíte věc, která se neobejde bez širšího dialogu s více stranami, tak je schůzka na místě, ba dokonce nutná.
Klíčem k úspěchu je spíše zajistit, aby schůzky lépe fungovaly. Jak na to?
Není nic horšího, než ztrácet čas na poradě, kde si to jen odsedíte. V Alvenu není problém ozvat se, když si myslíme, že na konkrétním meetingu nemusíme být. Všichni tak jednají na základě společných hodnot a stačí se vlastně jen zeptat a zjistit, jestli bude na schůzce potřeba vaše expertiza. Vše je o lidech…
Co nejvíce snižuje produktivitu zaměstnanců v práci?
Největšími žrouty času a produktivity jsou především technologie a sociální média (2,5 hodiny denně), časté schůzky (až 40 % pracovní doby) a rušivé prostředí otevřených kanceláří. Podle výzkumů zaměstnanci kvůli různým formám rozptýlení promarní až 28 % pracovní doby.
Jak efektivně omezit rozptylování při práci?
Nejúčinnější je kombinace několika přístupů: rozdělit pracovní dobu na úseky práce a odpočinku (např. metodou 52/17), vypnout notifikace během soustředěné práce, vytvářet „dny bez schůzek“ a chytře uspořádat pracovní prostor tak, aby se vzájemně nerušily týmy s různými potřebami.
Jsou všechny pracovní schůzky opravdu nutné?
Ne, podle průzkumů až 70 % schůzek zaměstnance zbytečně zdržuje od práce. Schůzky jsou vhodné především pro složitější témata vyžadující kreativitu nebo osobní diskuzi. Pro jednodušší sdělení je efektivnější použít email nebo jinou písemnou formu komunikace.
Jak zorganizovat efektivní pracovní schůzku?
Efektivní schůzka by měla mít jasně stanovený cíl a program, který se dodržuje. Je důležité dobře zvážit, kdo se skutečně potřebuje účastnit, a ideálně by neměla trvat déle než 20 minut. Účastníci by měli být předem informováni o tématu, aby se mohli připravit.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
Spolupracovník
Dominika Miarková
SEO & Content specialistka
