Docházkové systémy se dělí podle toho, čím se zaměstnanec při příchodu identifikuje: čipem nebo kartou, otiskem prstu či obličejem, mobilní aplikací s GPS, PINem na tabletu, nebo se docházka zapisuje ručně do Excelu. Pro kancelář obvykle stačí mobil a webová čtečka, pro výrobu a sklad se vyplatí biometrický terminál s čipem jako záložní variantou, pro terén mobilní aplikace s GPS a pro více menších provozoven tabletová čtečka. Excel je řešení do zhruba dvaceti lidí, pak začne stát víc času, než ušetří. Níže najdete srovnávací tabulku, popis každého typu s výhodami i slabinami a poctivou sekci o tom, jak jednotlivé způsoby kombinuje Alveno.
Co je docházkový systém a jaké typy existují?
Docházkový systém eviduje příchody, odchody a přestávky zaměstnanců a z těchto záznamů počítá odpracovanou dobu, přesčasy a saldo jako podklad pro mzdy. To, čemu se v praxi říká „typ docházkového systému“, je ve skutečnosti způsob, jakým se zaměstnanec do systému označí. Software vzadu bývá stejný, liší se vstupní zařízení.
Rozlišujeme šest základních typů:
Pojem docházkový terminál označuje hardware, na kterém běží čip i biometrie. Terminál tedy není samostatný typ, ale zařízení pro první dva způsoby. Druhá osa, která se s typy plete, je cloud versus vlastní server. Té se věnujeme v samostatné kapitole níže.
Srovnávací tabulka typů docházkových systémů
Žádný typ nevyhrává ve všech kritériích. Biometrie je nejpřesnější, čip nejodolnější pro manuální provozy, mobil nejlevnější a nejflexibilnější, tablet nejpraktičtější pro více provozoven a Excel nejlevnější na pořízení, ale nejdražší v provozu. Tabulka srovnává jednotlivé typy podle kritérií, na která se firmy ptají nejčastěji.
| Kritérium | Čip / karta | Biometrie (otisk) | Mobilní aplikace s GPS | Softwarová čtečka | Tabletová čtečka | Excel / papír |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pořizovací náklady | terminál 18 000 až 38 000 Kč + čipy | terminál 18 000 až 38 000 Kč | žádné (vlastní telefony) | žádné | běžný tablet + stovky Kč měsíčně za zařízení | žádné |
| Přesnost identifikace | vysoká, ale čip lze půjčit | nejvyšší, otisk je nepřenosný | vysoká, doplněná polohou | střední, vazba na účet | střední, vazba na PIN | nízká, závisí na poctivosti zápisu |
| Riziko „pípnu za kolegu“ | ano, půjčením čipu | prakticky nulové | nízké, GPS a vlastní telefon | nízké až střední | střední, PIN lze sdělit | vysoké |
| Nároky na ochranu osobních údajů | běžné | zvýšené, biometrický údaj vyžaduje zvláštní režim | běžné, pozor na sledování polohy jen při označení | běžné | běžné | běžné, ale slabé zabezpečení souboru |
| Terén a home office | ne | ne | ano, hlavní přednost | ano | ne | ano, ale bez kontroly |
| Závislost na hardware | terminál u vchodu | terminál u vchodu | žádná | žádná | tablet u vchodu | žádná |
| Manuální provoz, rukavice, špína | vyhovuje | otisk může selhat u poškozených prstů, řeší kombinace s čipem | omezené (telefon v provozu) | ne | vyhovuje | vyhovuje |
| Vhodné pro | výroba, sklad, přístup do dveří | výroba, sklad, firmy s důrazem na přesnost | obchodníci, servis, stavba, home office | kancelář, administrativa | prodejny, restaurace, malé provozy, pobočky | do 20 zaměstnanců bez směn |
Uvedené ceny terminálů odpovídají biometrickým čtečkám Alvena ke dni aktualizace článku, u jiných dodavatelů se mohou lišit. Většina firem nad 25 zaměstnanců nakonec kombinuje dva až tři typy: terminál ve výrobě, mobil pro obchodníky a webovou čtečku pro kancelář. Proto je při výběru důležitější než jednotlivý typ to, zda je systém umí provozovat vedle sebe nad jednou evidencí.
Čipový docházkový systém: kdy zvolit kartu nebo přívěsek?
Čip je správná volba tam, kde biometrie naráží na praxi: v manuálních provozech s rukavicemi, špínou nebo poškozenými otisky prstů, a všude, kde má docházka zároveň otevírat dveře. Zaměstnanec přiloží RFID kartu nebo přívěsek k terminálu a systém zapíše čas. Je to rychlé, srozumitelné a funguje bez ohledu na stav rukou.
Slabina čipu je zřejmá: není vázaný na osobu. Kolega může čip půjčit a označit příchod za někoho jiného. Ve firmách, kde se řeší přesčasy a saldo, to bývá hlavní důvod, proč se od čistě čipového řešení přechází ke kombinaci s biometrií. Druhou slabinou je ztrátovost. Karty se lámou a zapomínají doma častěji než přívěsky, které si lidé dají na klíče. Pokud máte na výběr, přívěsek je praktičtější.
Kde čip naopak vyniká, je přístupový systém. Stejný čip může otevírat vchod, sklad nebo serverovnu a systém přesně eviduje, kdo kam a kdy vstoupil. Přístup lze omezit jen na pracovní dobu, takže se mimo směnu zaměstnanec do budovy nedostane. Podrobněji o kombinaci docházky a přístupu píšeme v článku o docházkových terminálech a jejich výhodách.
Biometrický docházkový systém: kdy ano a co říká GDPR?
Biometrický docházkový systém identifikuje zaměstnance otiskem prstu, případně obličejem. Je to nejpřesnější způsob evidence, protože otisk nelze půjčit ani zapomenout doma. Právě proto po něm sahají firmy, kde se každý den hraje o přesčasy, směnové příplatky a saldo, tedy výroba, logistika a sklady.
Moderní čtečky ověří otisk do půl sekundy a přečtou i vlhký prst. Limity ale existují: u profesí, které si otisky ničí (úklid, obrábění, práce s chemikáliemi), může senzor část zaměstnanců neidentifikovat. Proto kvalitní biometrické terminály umí zároveň čip, aby měl každý zaměstnanec funkční způsob označení. Nikdo seriózní Vám neslíbí, že otisk bude fungovat u sta procent lidí. Obecný přehled biometrických metod včetně duhovky a rozpoznání obličeje najdete v článku Co to je biometrický docházkový systém.
Je biometrická docházka v souladu s GDPR?
Ano, ale vyžaduje zvláštní přístup. Biometrický údaj zpracovávaný za účelem jedinečné identifikace osoby patří mezi citlivé osobní údaje, a takové zpracování podléhá přísnějšímu režimu než běžná evidence docházky. V praxi rozhodují dvě věci.
Kvalitní čtečka neukládá otisk prstu. Ze snímku vybere charakteristické body, vytvoří z nich šablonu a tu ještě matematicky zpracuje (hashuje). Výsledek nelze zpětně převést na původní otisk. Podrobně to vysvětluje prohlášení Alvena k docházkovým systémům využívajícím otisk prstu ve světle GDPR.
Druhá věc je režim použití. Pokud systém rozpoznává člověka čistě z otisku mezi všemi zaměstnanci (porovnání 1:N), jde o identifikaci a zpravidla se neobejdete bez výslovného souhlasu zaměstnanců, u kterých musíte umět doložit, že souhlas byl dobrovolný. Pokud se zaměstnanec nejdříve označí čipem a otisk jen potvrdí, že je to skutečně on (porovnání 1:1), jde o autentizaci, která do přísnějšího režimu nespadá. Proto má smysl volit terminál, který obě varianty umí, a nechat si právní nastavení potvrdit. O obavách zaměstnanců ze zneužití otisků a jak s nimi pracovat píšeme v článku Je obava zaměstnanců ze zneužití otisků prstů oprávněná?.
Mobilní aplikace s GPS: docházka pro terén a home office
Mobilní aplikace je nejlevnější a nejflexibilnější typ docházkového systému. Zaměstnanec si označí příchod a odchod v telefonu, aplikace k záznamu přidá polohu a data jdou rovnou do systému. Nepotřebujete žádný hardware ani instalaci u vchodu.
Hodí se všude, kde lidé nechodí do jedné budovy: obchodní zástupci, servisní technici, stavby, řidiči, úklidové firmy a home office. Vedoucí vidí v reálném čase, kdo je v práci, a mzdová účetní má na konci měsíce hotový výkaz bez papírových lístků.
Na co si dát pozor:
Blízkým příbuzným mobilní aplikace je softwarová čtečka ve webové aplikaci. Zaměstnanec se označí v prohlížeči na počítači, systém může ověřit IP adresu firemní sítě. Pro kanceláře a administrativu to je nejjednodušší způsob, který nevyžaduje vůbec nic navíc.
Virtuální tabletová čtečka: terminál z běžného tabletu
Tabletová čtečka je způsob, jak mít u vchodu terminál bez nákupu biometrické čtečky: na běžný tablet nainstalujete docházkovou aplikaci a zaměstnanci se označují PINem. Typicky se používá v prodejnách, restauracích, menších provozech a ve firmách s více pobočkami, kde by se biometrický terminál na každém místě nevyplatil.
Výhoda je cena a rychlost nasazení. Tablet koupíte kdekoli, spárujete se systémem a provoz stojí řádově stovky korun měsíčně za zařízení. Dobrá tabletová čtečka funguje i offline a záznamy odešle po obnovení připojení.
Slabinou je PIN. Zaměstnanec ho může sdělit kolegovi, takže tablet nenabízí stejnou jistotu jako otisk prstu. Ve chvíli, kdy začnete řešit spory o přesčasy, bývá tablet mezistupněm k biometrickému terminálu.
Excel a papír: kdy ještě stačí a kdy už ne?
Excel nebo papírová kniha docházky stačí zhruba do dvaceti zaměstnanců s pevnou pracovní dobou a jedním provozem. Jakmile přibudou směny, přesčasy, více poboček nebo lidé v terénu, začne ruční evidence stát více času, než kolik ušetří na pořízení systému.
Zákon Vám formu evidence nepředepisuje. Podle § 96 zákoníku práce musíte u každého zaměstnance evidovat začátek a konec odpracované směny, práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti, a na žádost zaměstnance mu do evidence umožnit nahlédnout. Excel tuto povinnost formálně splní. Problém je v tom, co se děje kolem něj.
Typický scénář: personalistka upravuje tabulku, při kopírování vzorce udělá chybu a měsíc se špatně počítají přesčasy, než si toho všimne mzdová účetní. Nebo odejde člověk, který tabulce jediný rozuměl. Nebo se při kontrole inspektorátu práce dohledávají tři roky staré soubory na disku, který mezitím někdo vyměnil.
Největší skrytý náklad Excelu je přepisování do mezd. Mzdová účetní opisuje hodiny z tabulek do mzdového programu a kontroluje součty. U firmy s desítkami zaměstnanců jde o hodiny práce každý měsíc, které docházkový systém s exportem do mzdového programu zkrátí na minuty.
Pokud u Excelu zatím zůstáváte, přečtěte si, na co si dát při docházce v Excelu pozor. A jak vypadá zákonná evidence pracovní doby ve srovnání s evidencí docházky, shrnuje stránka evidence docházky.
Cloudový docházkový systém nebo vlastní server?
Dnes je standardem cloudový docházkový systém: nic neinstalujete, data jsou zálohovaná mimo firmu, aktualizace včetně legislativních změn dostáváte automaticky a systém je dostupný z libovolného místa. Vlastní server dává smysl jen ve výjimečných případech, typicky u firem s tvrdým zákazem ukládání dat mimo vlastní infrastrukturu.
Na co se u cloudu ptát: kde jsou servery umístěny (ideálně v EU), jak často a kam se zálohuje, jaká je garantovaná dostupnost a co se stane s daty ve čtečce při výpadku internetu. Dobrý terminál má vlastní paměť a záznamy odešle, až se spojení obnoví.
Jak to má Alveno: jeden systém, všechny typy vedle sebe
Alveno je cloudový docházkový a HR systém, ve kterém můžete všechny výše popsané způsoby označení kombinovat nad jednou evidencí. Výroba se označuje na biometrickém terminálu, obchodníci v mobilu, kancelář ve webové čtečce a prodejna na tabletu, výkaz a export do mezd jsou pro všechny stejné.
Konkrétně, ke dni aktualizace článku:
A poctivě, co Alveno nenabízí: rozpoznání obličeje. Terminály Alvena pracují s otiskem prstu a čipem. Pokud je pro Vás obličejová biometrie podmínkou, hledejte jinde. Stejně tak není Alveno mzdový program: hodiny spočítá a exportuje, mzdy počítá Váš mzdový systém. Podrobná kritéria výběru včetně cenových modelů najdete v průvodci Jak vybrat docházkový a HR systém, přehled funkcí na stránce docházkového systému Alveno.
Nejčastější dotazy
Jak vybrat biometrický docházkový systém?
Podívejte se na tři věci: prostředí (teplota, prach, vlhkost, vnitřní nebo venkovní použití), zda terminál umí kromě otisku i čip jako záložní variantu, a jak výrobce řeší ochranu biometrických údajů (ukládání šablony jako hashe, možnost režimu autentizace 1:1). Dále ověřte chování při výpadku internetu, napojení na docházkový software a servis včetně náhradního zařízení.
Je biometrická docházka legální?
Ano. Zákon použití biometrických čteček nezakazuje, klade ale na zpracování biometrických údajů za účelem identifikace zvýšené nároky. Zaměstnavatel musí zvolit vhodný právní režim (souhlas při identifikaci 1:N, nebo autentizace 1:1 v kombinaci s čipem), zaměstnance informovat a údaje zabezpečit. Konkrétní nastavení doporučujeme probrat s právníkem nebo pověřencem pro ochranu osobních údajů.
Co když zaměstnanec nemá chytrý telefon nebo nechce firemní aplikaci?
Dejte mu jiný způsob označení. V jednom systému může vedle mobilní aplikace fungovat webová čtečka na počítači, tabletová čtečka u vchodu s PINem nebo čip na terminálu. Zaměstnanec si tak vybere a evidence zůstane jednotná.
Je lepší biometrie nebo čipový systém?
Biometrie je přesnější, protože otisk nelze půjčit. Čip je odolnější v manuálních provozech a snadno otevírá dveře. Pro většinu výrobních firem je nejlepší terminál, který umí obojí: otisk jako hlavní způsob a čip pro zaměstnance, u kterých otisk nefunguje, nebo pro režim čip + otisk kvůli GDPR.
Kolik stojí docházkový systém podle typu?
Mobilní aplikace a webová čtečka bývají součástí ceny softwaru. Tabletová čtečka stojí řádově stovky korun měsíčně za zařízení plus cenu běžného tabletu. Biometrický terminál je jednorázová investice od zhruba 18 000 do 38 000 Kč bez DPH podle modelu. K tomu se vždy připočítá měsíční cena samotného docházkového softwaru podle počtu zaměstnanců.
Co se stane s docházkou při výpadku internetu?
U kvalitního terminálu nic. Čtečka má vlastní paměť, záznamy uloží a po obnovení připojení je odešle do systému. Totéž by měla umět tabletová i mobilní aplikace. Při výběru se na chování offline ptejte, rozdíly mezi dodavateli jsou velké.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
