Udělejme v evidenci docházky a pracovní doby jednou provždy jasno

Tablet s aplikací Alveno v ruce

Evidence pracovní doby patří mezi nejčastěji opomíjené povinnosti začínajících podnikatelů v České republice. Navíc se tento pojem často plete s velmi podobným pojmem, kterým je evidence docházky. Tak či tak, evidence pracovní doby je pro každého zaměstnavatele povinná. Pracovní dobu je potřeba evidovat a archivovat, a to nejen kvůli inspektorátu práce, ale také kvůli zpracování mezd.

Rozdíl mezi evidencí pracovní doby a evidencí docházky

Není evidence jako evidence, i když se to tak může na první pohled zdát. Přestože tyto pojmy opravdu nejsou totožné, v praxi se často zaměňují.

Evidence pracovní doby označuje reálnou odpracovanou dobu zaměstnance, zatímco evidencí docházky rozumíme celou dobu, za kterou byl zaměstnanec přítomen na pracovišti nebo v objektu zaměstnavatele. Evidence docházky tak zohledňuje situace, kdy zaměstnanec nemusel po celou dobu své přítomnosti na pracovišti pracovat – například mohl mít pauzu na oběd, odskočil si k lékaři, nebo byl na služební cestě a přespával tam.

Zákonná povinnost – evidence pracovní doby

Podle zákoníku práce (ust. § 96) má zaměstnanec, a tudíž i zaměstnavatel, povinnost evidovat pracovní dobu. Jakým způsobem to uděláte, už ale zákoník nestanovuje, nechává to právě na vás, na majitelích, HR pracovnících a dalších řídících pracovnících. Dejte si však pozor na to, abyste nastavili evidenci pracovní doby zaměstnance tak, abyste ji mohli kdykoliv dokázat v případě kontroly z inspektorátu práce. Evidence musí být vždy přehledná a průkazná a slouží často ke zpracování mezd, a proto ji musíte archivovat.

Je tedy jen na vás, jestli budete evidovat pracovní dobu ručně na papír a zakládat do desítek šanonů, či vpisovat do excelových tabulek a riskovat ztrátu dat, nebo využijete moderní docházkový systém, který funguje na cloudu a přístup k němu tak máte okamžitě a bezpečně odkudkoliv.

Jak pomůže docházkový systém Alveno

Docházkový systém Alveno umožňuje evidovat kompletní docházku zaměstnance.

Nejedná se však jen o evidenci příchodů a odchodů. Alveno také umožňuje nastavit různé výjimky, jako jsou například dovolená, služební cesta, lékařská prohlídka, či přestávka na cigaretu, která je často opomíjenou, ale důležitou pauzou (představte si třeba situaci, kdy si zaměstnanec za branami areálu během kouření cigarety způsobí úraz, aniž by měl zaznamenanou pauzu). Díky podobným výjimkám je následně jednoduché rychle a přehledně zobrazit kompletní pracovní dobu zaměstnance.

Systém Alveno toho však umožňuje daleko víc –  protože je na cloudu, máte k němu přístup odkudkoliv. A to nejen vy, ale také vaši obchodní zástupci, či zaměstnanci na home office. To vše jednoduše díky online čtečce, která je integrována v přívětivém prostředí Alveno.

Na začátku měsíce pak vy, nebo jakýkoliv vedoucí pracovník, potvrdíte, případně po konzultaci se zaměstnancem opravíte docházku a okamžitě máte bezchybné podklady pro export do více než 30 mzdových systémů.

Ano, evidence docházky na rozdíl od evidence pracovní doby není povinná. Díky docházkovému systému však měsíčně ušetříte několik desítek hodin času, a tím si evidenci pracovní doby velmi usnadníte. Navíc se už nebudete muset obávat jakékoliv kontroly ze strany státu.

Vyrovnávací období

V rámci vyrovnávacího období rozumíme období, ve kterém se dorovnávají rozdíly v odpracovaných hodinách. Jednoduše řečeno, jeden den přijde zaměstnanec dříve a další týden odchází o stejnou dobu později. Ze zákona je délka vyrovnávacího období maximálně 26 týdnů, zpravidla se však jedná o období kratší. Mluvíme tak o pružném pracovním dnu, pružném pracovním týdnu, nebo měsíci.

A co přesčasy?

Práce přesčas se v případě pružného rozvržení pracovní doby zjišťuje vždy až po stanoveném vyrovnávacím období. Jednoduše, pokud má zaměstnanec pružný pracovní týden v rozsahu 40 hodin a první 2 dny bude v práci 20 hodin, stále to neznamená, že má nárok na přesčas ve výši 3 hodin (odečteme-li zákonnou povinnost na půlhodinovou pauzu po 6 odpracovaných hodinách), ale sečtou se hodiny nad rámec po odpracování celého týdne, ve kterém může zaměstnanec hodinové manko vyrovnat.

Související články