Evidence pracovní doby je zákonnou povinností každého zaměstnavatele. Přestože se může zdát jako rutinní administrativa, správně vedený výkaz práce zaměstnance a pracovní výkaz jsou klíčové nejen pro dodržení legislativy, ale i pro efektivní řízení lidských zdrojů. Pojďme se podívat na vše, co by měl personalista o této problematice vědět, a jak může moderní docházkový a HR systém celý proces výrazně zjednodušit.
Co je výkaz práce zaměstnance a pracovní výkaz?
Výkaz práce zaměstnance je dokument, který eviduje odpracovanou dobu, včetně příchodů, odchodů, přestávek a dalších událostí spojených s pracovní dobou. Jde o základní nástroj pro sledování skutečně odpracovaných hodin a plnění stanovené pracovní doby.
Pracovní výkaz je pak souhrnný dokument, který může obsahovat detailnější informace o pracovní činnosti – například rozložení času mezi různé projekty, zakázky nebo pracovní úkoly. Využívá se především pro účely fakturace, vykazování produktivity nebo alokace nákladů.
Proč je vedení výkazů práce zákonnou povinností?
Tato povinnost platí pro všechny typy pracovních poměrů, a to i pro zaměstnance pracující na základě dohod (DPP, DPČ). Od října 2023 navíc platí novela zákoníku práce, která zavádí povinnost rozvrhovat směny i „dohodářům“ a evidovat jejich pracovní dobu stejně jako u zaměstnanců na plný úvazek.
Jaký je rozdíl mezi evidencí docházky a výkazem práce?
Evidence docházky je proces zaznamenávání příchodů a odchodů zaměstnanců na pracoviště. Výkaz práce je pak výsledným dokumentem, který kromě základních informací o docházce může obsahovat i detaily o konkrétních činnostech, projektech nebo zakázkách.
Evidence docházky je tak prvním krokem k vytvoření komplexního výkazu práce, který slouží jako podklad pro mzdy, fakturaci nebo reporting.
Co musí obsahovat správný výkaz práce?
Pro zaměstnavatele je klíčové, aby výkaz práce poskytoval přesné informace nejen pro mzdovou účtárnu, ale i pro kontrolní orgány jako inspektorát práce.
Jak vést výkazy práce zaměstnanců efektivně?
Papírová evidence vs. elektronické systémy
Docházkový systém Alveno jako řešení pro moderní firmy
Cloudový docházkový systém Alveno přináší řešení jak pro evidenci docházky tak generování výkazů práce. Díky jeho funkcím personalisté i manažeři šetří čas a minimalizují riziko chyb v evidenci pracovní doby.
Hlavní výhody docházkového systému Alveno:
- Přesná evidence pracovní doby – automatické výpočty odpracované doby včetně přestávek
- Flexibilní nastavení různých pracovních režimů – ať už se jedná o standardní pracovní dobu nebo směnný provoz
- Online přístup pro zaměstnance i vedoucí – každý vidí přesně to, co potřebuje
- Snadné značení výjimek – dovolené, služební cesty, home office a další
- Export do více než 40 mzdových systémů – bez nutnosti manuálního přepisování dat
- Modul pro práci na zakázkách – sledování času stráveného na jednotlivých projektech a činnostech
Jak nastavit efektivní plánování směn s docházkovým systémem?
Alveno umožňuje:
- Flexibilní nastavení vyrovnávacího období v případě nerovnoměrně rozvržené pracovní doby
- Dlouhodobé plánování pro optimální rozložení směn
- Kontrolu zákonných přestávek mezi směnami
- Oddělený měsíční plán pro řešení dovolených, nemocí a dalších výjimek
- Přehledný kalendář směn pro zaměstnance
Plánování směn je klíčovou součástí správy pracovní doby, zejména u firem s nepřetržitým provozem nebo nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou.
Práce na zakázkách – detailní výkaz pracovních činností
Pro firmy, které potřebují sledovat nejen celkovou pracovní dobu, ale i čas strávený na konkrétních projektech, nabízí Alveno specializovaný modul „Práce na zakázkách“.
Výhody digitalizace výkazů práce s Alvenem
Přechod na elektronickou evidenci docházky a digitální výkazy práce přináší firmám řadu výhod:
Závěr
Správné vedení výkazů práce zaměstnanců není jen zákonnou povinností, ale i nástrojem pro efektivní řízení lidských zdrojů. Moderní docházkový systém Alveno automatizuje rutinní úkony spojené s evidencí docházky a umožňuje personalistům i manažerům soustředit se na strategické úkoly.
Díky cloudovému řešení, flexibilním možnostem evidence docházky a pokročilým funkcím pro plánování směn a sledování práce na zakázkách představuje Alveno komplexní nástroj pro firmy všech velikostí, které chtějí mít pracovní dobu svých zaměstnanců pod kontrolou, a přitom ušetřit čas strávený administrativou.
Co musí obsahovat výkaz práce zaměstnance?
Výkaz práce musí obsahovat identifikační údaje zaměstnance, časové údaje o začátku a konci pracovní doby, evidenci přestávek, informace o práci přesčas a údaje o absencích jako je dovolená nebo nemoc.
Je povinné vést výkaz práce i pro zaměstnance na DPP a DPČ?
Ano, od 1. října 2023 je povinné vést výkaz práce i pro zaměstnance pracující na dohody (DPP a DPČ), včetně plánování jejich směn.
Jaké jsou výhody elektronického výkazu práce oproti papírovému?
Elektronický výkaz práce nabízí automatizaci procesů, minimalizaci chyb, okamžitý přehled o docházce, jednoduché generování výstupů pro mzdy a snadný přístup k historickým datům.
Jak sledovat práci zaměstnanců na různých projektech nebo zakázkách?
Pro sledování času stráveného na konkrétních projektech je vhodné využít specializovaný modul, jako je „Práce na zakázkách“ v docházkovém systému Alveno, který umožňuje detailní evidenci pracovních činností.
Autor
Tomáš Foltas
Head of Marketing Alveno
