Služba uLékaře.cz je od roku 2007 průkopníkem online péče o zdraví a zajišťování dostupnosti lékařské péče v Česku a na Slovensku. Dnes se jedná o největší online lékařskou poradnu, službu vyhledání a objednání k lékaři a management prevence.
Tým 350+ lékařů dosud zodpověděl 330 tisíc dotazů, oddělení 40+ zdravotních sester zpracovalo 96 tisíc objednávek k lékaři. Služba uLékaře.cz pomáhá v segmentu B2B péče více než 200 firmám (Česká spořitelna, ČEZ, Johnson & Johnson, Komerční banka a další). Stará se tak o 100 tisíc+ zaměstnanců, jejich wellbeing a zdraví jejich rodin. Na web uLékaře.cz zavítá průměrně 400 tisíc uživatelů měsíčně. Byli jste mezi nimi i Vy?
Firma zaměstnává přibližně 90 pracovníků různých forem spolupráce (HPP, DPP) a spolupracuje s přibližně 150 lékaři. Funguje hybridně, s pracovníky rozmístěnými po celé České republice, Slovenské republice i v Maďarsku, což s sebou přináší specifické výzvy v oblasti HR a administrativy.
Naše služba věří v to, že zdraví máme ve svých rukou a my sami ho dokážeme ovlivnit. Pomáháme lidem vzít si zodpovědnost za vlastní zdraví a poskytujeme jim k tomu potřebné nástroje
Výchozí situace a výzvy
S rychlým růstem společnosti vyvstala potřeba systematizace HR procesů. Před implementací Alvena firma používala pro evidenci docházky Google formuláře, které zaměstnanci vyplňovali ručně. Data byla roztroušená v různých tabulkách, dokumentech a fyzických šanonech, což komplikovalo jejich správu a využití.
Každý měsíc jsme museli vytvářet nové Google formuláře, kde zaměstnanci ručně zapisovali svou docházku. Museli zpětně dohledávat v kalendáři, kdy měli dovolenou nebo sick day. Zodpovědný pracovník pak musel věnovat zhruba den až den a půl měsíčně přípravě, sběru a zpracování těchto dat
Oproti klasickým firmám měla společnost uLékaře.cz další komplikaci – nestandardní směnný provoz se službou 24/7, který vyžadoval flexibilní systém pro plánování směn.
Implementace řešení Alveno
Společnost uLékaře.cz se seznámila s Alvenem na HR konferenci a následně ho zařadila do výběrového řízení mezi dalšími potenciálními dodavateli. Rozhodujícími faktory pro volbu Alvena byly:
Implementace začala docházkovým systémem, který se stal prioritou vzhledem k časové náročnosti stávajícího řešení. Postupně se firma chystá plně využít potenciál HR systému.
Dosažené výsledky a přínosy
Dnes mi zpracování docházky před mzdami zabere hodinu a půl, když jde všechno dobře
Významná úspora času
Největším přínosem implementace Alvena je výrazná časová úspora při zpracování docházky. Z původního dne až dne a půl práce se čas zkrátil na pouhých 90 minut.
Elektronický podpis šetří náklady i čas
Zásadním přínosem je také možnost elektronického podepisování dokumentů, která firmě ušetřila značné náklady na poštovné a administrativu. Společnost uLékaře.cz zaznamenává 2-3 nové nástupy týdně na různé formy spolupráce, což při původním zasílání dokumentů doporučenou poštou (100 Kč tam + 100 Kč zpět = 200 Kč za dokument) představovalo měsíčně vysoké náklady.
Díky novým změnám v legislativě a možnostem Alvena může společnost zasílat dokumenty digitálně, což výrazně ulehčilo práci zvláště v hybridním prostředí. Při získaném souhlasu s elektronickým doručováním stačí prostý podpis, což představuje významnou úlevu od papírování a dramatickou úsporu času i nákladů.
Čistě na poštovném šetříme díky elektronickému podepisování přibližně 31 000 korun ročně. Pokud k tomu připočteme tisk dokumentů a čas strávený nad jejich přípravou, blížíme se úspoře kolem 50-60 tisíc korun ročně
Zapojení manažerů a posílení zodpovědnosti
Alveno pomohlo přenést část zodpovědnosti na manažery týmů, kteří nyní schvalují docházku a dovolené svých podřízených, což posiluje jejich kompetence a podporuje firemní kulturu založenou na důvěře a zodpovědnosti. Tento přístup měl různou odezvu – někteří manažeři změnu uvítali, jiní ji vnímali jako přidělávání práce. HR tým průběžně vysvětluje výhody a ulehčení, která systém přináší, a postupně se daří získávat podporu napříč společností.
HR systém: Kreativní a hravý přístup k personální agendě
Po úspěšné implementaci docházkového systému přišel v letošním roce na řadu HR systém od Alvena. Společnost uLékaře.cz již aktivně využívá tento nástroj k digitalizaci a zefektivnění personálních procesů, přičemž oceňuje zejména jeho hravost a kreativní možnosti přizpůsobení.
Michaela Hajzlerová z HR oddělení potvrzuje, že letošním cílem je naplno využívat HR systém – sjednotit dokumenty a aktivně je překlápět do Alvena, aby existovalo jedno centrální místo pro veškeré personální informace. Jak sama říká, právě kreativní aspekt práce s HR systémem ji na celém řešení nejvíce baví.
HR profesionálové jsou svým způsobem hračičky – potřebujeme vizuální, přehledné a kreativní prostředí. To nám Alveno nabízí
Systém umožňuje vytvářet grafy, přehledné vizualizace dat a personalizované rozhraní, což odpovídá potřebám HR oddělení pracovat s informacemi vizuálně atraktivním způsobem. Tato hravost není samoúčelná – přispívá k efektivnějšímu využívání dat a lepší prezentaci HR metrik vedení společnosti.
Klíčové funkcionality HR systému, které společnost uLékaře.cz oceňuje:
- Vyplňování údajů zaměstnancem – Nová funkcionalita umožňuje zaslat novým zaměstnancům formulář k vyplnění osobních údajů, což výrazně zjednodušuje onboarding
- Elektronické šanony – Flexibilní struktura umožňuje vytvořit personální složky přesně podle potřeb společnosti
- Digitalizace smluv a dokumentů – Pracovní smlouvy, předávací protokoly a další dokumenty jsou nyní v digitální podobě a snadno dostupné
- Přehledná nástěnka – Zobrazuje důležité informace jako narozeniny, končící zkušební doby a termíny smluv na dobu určitou
Chceme, aby Alveno bylo to první, co si člověk zapne, když přijde do práce v HR oddělení. Aby viděl hned ten koláč s narozeninami, končícími zkušebkami, dobami určitými. Ten nástroj mě prostě baví
V další fázi plánuje firma plné zapojení manažerů do používání HR systému, aby měli přehled o svých týmech, a rozšíření využití analytiky a reportingu.
Excelentní zákaznická podpora jako klíč k úspěchu
Jedním z nejvíce oceňovaných aspektů spolupráce s Alvenem je podle společnosti uLékaře.cz nadstandardní zákaznická podpora. Tento aspekt je zvláště důležitý vzhledem k atypickým požadavkům společnosti, která má specifické potřeby v oblasti směnného provozu a organizační struktury.
Tým společnosti uLékaře.cz vyzdvihuje zejména proaktivní přístup technické podpory a schopnost rychle reagovat na dotazy a požadavky. Michaela Hajzlerová oceňuje, že při jakémkoliv problému obdrží odpověď často ještě ten samý den. Jejich pravidelný kontakt v Alvenu, pan Vik, se stal podle jejích slov skutečnou „prodlouženou rukou“ firmy – vždy přemýšlí nad technickým řešením a snaží se najít způsob, jak vyhovět i nestandardním požadavkům.
Rychlost a efektivita zákaznické podpory mě někdy až děsí, jak rychle reagují
Klíčové faktory úspěchu a doporučení
Na základě zkušeností společnosti uLékaře.cz lze definovat několik klíčových faktorů pro úspěšnou implementaci HR systému:
- Začít s jasnou prioritou – uLékaře.cz se nejprve zaměřilo na docházku jako oblast s největším potenciálem pro úsporu času
- Průběžné školení uživatelů – Firma pořádá pravidelná školení, aby zaměstnanci dokázali systém efektivně využívat
- Zapojit manažery – Klíčové je získat pro změnu střední management, který ji pak prosadí ve svých týmech
- Vytvořit srozumitelné návody – Jednoduché návody pomáhají i méně technicky zdatným uživatelům
- Využívat klientskou podporu – Společnost oceňuje rychlou a vstřícnou podporu ze strany Alvena, která pomáhá řešit i složitější technické výzvy
Pro firmy, které zvažují digitalizaci HR procesů, bych vzkázala, že je to stoprocentní zefektivnění a zrychlení práce v oblasti personalistiky. Je to do jisté míry i hravé, může vás to bavit, zejména když si ty věci můžete nastavit sami podle svých potřeb. A díky skvělé podpoře v tom nejste sami.
Agilní vývoj založený na zpětné vazbě klientů
Společnost uLékaře.cz vyzdvihuje přístup Alvena k vývoji produktu na základě zpětné vazby uživatelů. Michaela Hajzlerová oceňuje, že se jedná o živý systém, který se průběžně vyvíjí podle potřeb zákazníků. Líbí se jí, že Alveňáci nad svou práci skutečně přemýšlejí, rozvíjejí produkt a aktivně sbírají podněty od uživatelů. Flexibility a pružnost systému, který umožňuje přizpůsobení podle individuálních potřeb, považuje za jednu z největších předností Alvena.
V Alvenu se řídíme těmito principy:
- Nasloucháme potřebám našich zákazníků a aktivně sbíráme jejich podněty
- Místo individuálních úprav na míru hledáme univerzální řešení pro podobné požadavky
- Prioritizujeme funkce, které budou přínosné pro většinu našich klientů
- Sbíráme a analyzujeme zpětnou vazbu od více klientů, než začneme s vývojem
- Postupně implementujeme nové funkce na základě reálných potřeb z praxe
Díky tomuto přístupu vznikají inovativní funkcionality jako vyplňování polí zaměstnancem, které již uLékaře.cz využívá pro onboarding, nebo právě vyvíjené nové moduly.
