Nejlepší funkcionality docházkového a HR systému

Evidence docházky

S Alvenem můžete Vy i vaši kolegové snadno evidovat příchody, odchody i přestávky. Alveno pomáhá s evidencí pracovní doby, která je legislativní povinností, a poskytuje přesná data pro mzdovou účtárnu.

Co získáte:

Evidenci docházky a pomoc s evidencí pracovní doby
Přesný výpočet odpracované doby včetně přestávek
Flexibilní nastavení různých pracovních režimů a směn
Online přístup k výkazům pro zaměstnance i vedoucí
Snadné značení dovolených, služebních cest, home office a dalších výjimek
Přehledné podklady pro zpracování mezd
Možnost exportu do více než 40 mzdových systémů

Evidence docházky v Alvenu šetří čas personalistům i vedoucím. Zaměstnanci ocení přehledné výkazy a možnost sledovat svou docházku kdykoliv online.

Více o evidenci docházky

Planování směn

Naplánujte směny snadno a v souladu s legislativou a je jedno, jestli se bavíme o rovnoměrně nebo nerovnoměrně rozvržené pracovní době. Alveno automaticky hlídá fond pracovní doby, zákonné přestávky mezi směnami i další legislativní požadavky. Stačí zvolit vyrovnávací období, zadat týdenní fond a můžete plánovat směny pro celý tým na několik měsíců dopředu.

Co získáte:

Flexibilní nastavení vyrovnávacího období s automatickým výpočtem fondu pracovní doby
Dlouhodobý plán pro optimální rozložení směn v celém vyrovnávacím období s kontrolou zákonných přestávek
Oddělený měsíční plán pro snadné řešení dovolených, nemocí a dalších výjimek
Jednoduché vykrývání směn při nepřítomnosti zaměstnanců
Přehledný kalendář směn pro zaměstnance
Okamžitý přehled odpracovaných směn u každého zaměstnance

Díky modulu plánování směn ušetříte hodiny administrativy měsíčně a vyhnete se pokutám za nedodržení zákoníku práce.

Více o plánování směn

Biometrické čtečky

Získejte nejspolehlivější způsob evidence docházky pomocí moderních biometrických čteček. Spolehlivá identifikace zaměstnanců pomocí otisku prstu během několika vteřin, s podporou RFID čipů a karet pro maximální flexibilitu.

Co získáte:

Rychlou a bezpečnou identifikaci zaměstnanců pomocí otisku prstu
Možnost kombinace s čipy a kartami pro maximální flexibilitu
Snadné značení příchodů, odchodů i různých typů přerušení
Okamžitou synchronizaci záznamů s docházkovým systémem
Servisní podporu s bezplatnou náhradní čtečkou v případě poruchy
Zařízení vhodné i pro evidenci práce na zakázkách

Biometrické čtečky Alveno jsou spolehlivější než tisíc vrátných. Instalace je jednoduchá a v případě potřeby se můžete spolehnout na naši technickou podporu.

Více o biometrii

Přístupový systém

Mějte dokonalý přehled o pohybu zaměstnanců v celém areálu. Díky intuitivnímu rozhraní snadno nastavíte, kdo má kam přístup – od jednotlivých dveří až po celé zóny. Systém funguje s čipy, kartami i otisky prstů a automaticky se synchronizuje s docházkou.

Co získáte:

Kompletní kontrolu nad přístupy do různých částí budovy či areálu
Kombinaci přístupových terminálů, turniketů a externích čidel podle vašich potřeb
Pokročilé zabezpečení díky centrální jednotce umístěné v bezpečné zóně
Automatické spínání dveří na základě přidělených oprávnění
Detailní přehled o všech průchodech
Snadnou správu přístupových práv pro jednotlivé zaměstnance i skupiny

Přístupový systém Alveno zajistí bezpečnost vašich prostor a zároveň usnadní každodenní pohyb zaměstnanců. Vše je plně integrováno s docházkovým systémem v jednom přehledném rozhraní.

Více o funkci přístupového systému

Plánování nepřítomnosti a výjimek

Zjednodušte správu dovolených, sick days, home office i dalších typů nepřítomnosti. Alveno umožňuje snadné žádání i schvalování výjimek, automaticky hlídá nároky na dovolenou a poskytuje okamžitý přehled o nepřítomnosti v týmu.

Co získáte:

Intuitivní systém pro zadávání a schvalování dovolených a dalších výjimek
Automatické počítání nároků a zůstatků dovolené
Self-service portál pro zaměstnance k zadávání žádostí o volno
Přehledný kalendář nepřítomnosti celého týmu pro lepší plánování
Flexibilní nastavení různých typů výjimek (sick days, home office, lékař)
Snadnou správu všech druhů pracovních cest a jejich evidence

Díky Alvenu máte všechny výjimky pod kontrolou a ušetříte čas s administrativou. Zaměstnanci ocení snadný přístup k žádostem o volno a přehled svých nároků.

Export do mzdových systémů

Získejte podklady pro mzdy na pár kliknutí. Alveno automaticky připraví data z docházky pro váš mzdový systém – podporujeme přes 40 různých mzdových programů a díky otevřenému API lze připojit prakticky jakýkoliv další systém.

Co získáte:

Automatický export dat do více než 40 mzdových systémů
Kompletní tiskové sestavy pro zpracování mezd na jedno kliknutí
Otevřené API pro napojení libovolného mzdového softwaru
Automatické výpočty příplatků a dalších mzdových složek
Přehledné podklady pro mzdovou účetní ve správném formátu
Rychlé dohledání historických dat a jejich export

S Alvenem ušetříte hodiny ručního přepisování dat. Mzdová účetní dostane přesná data ve správném formátu a Vy máte jistotu, že při zpracování mezd nedojde k chybám.

Sledování aktuální přítomnosti zaměstnanců

Mějte okamžitý přehled o tom, kdo je právě v práci, na obědě nebo služební cestě. Alveno je jednoduchý a přehledný nástroj pro vedoucí i personalisty, který zobrazuje aktuální stav všech zaměstnanců v reálném čase.

Co získáte:

Okamžitý přehled o aktuální přítomnosti zaměstnanců
Rychlé filtrování podle oddělení nebo pracovišť
Automatickou aktualizaci stavů v reálném čase
Informace o typu nepřítomnosti (oběd, lékař, služební cesta)

Vždy víte, kdo je právě v práci a kdo ne. Ideální nástroj pro řešení operativních situací a efektivní plánování.

Mobilní aplikace

Mějte Alveno vždy po ruce ve svém telefonu. Díky mobilní aplikaci mohou zaměstnanci evidovat docházku, žádat o dovolenou nebo kontrolovat svůj výkaz odkudkoliv. Vedoucí zase snadno schválí žádosti nebo zkontrolují přítomnost týmu přímo z mobilu.

Co získáte:

Evidenci docházky přímo z mobilního telefonu
Snadné zadávání a schvalování žádostí o dovolenou
Přehled docházky a odpracované doby
Vykazování práce na zakázkách v terénu
Rychlý přehled přítomnosti členů týmu
Přesnou GPS lokaci, díky které víte, kde si vaši kolegové pípli docházku

Mobilní aplikace Alveno je dostupná pro iOS i Android a nabízí intuitivní ovládání pro všechny běžné úkony. Vedoucí i zaměstnanci ocení možnost řešit docházku kdykoliv a odkudkoliv.

Softwarová čtečka

Umožněte evidenci docházky přímo z počítače nebo notebooku. Softwarová čtečka v prohlížeči je ideálním řešením pro zaměstnance pracující z domova nebo na cestách. nechtějí si zaměstnanci instalovat mobilní aplikaci do vlastního telefonu? Nevadí, dejte jim přístup právě do softwarové čtečky, díky responzivitě našeho systému je pak ovládání opravdu jednoduché.

Co získáte:

Značení docházky přímo z webového prohlížeče bez instalace
Možnost ověření GPS polohy při značení
Snadné přidělování přístupu k softwarové čtečce vybraným zaměstnancům
Okamžitou synchronizaci záznamů s docházkovým systémem
Přehledné rozhraní známé z ostatních částí Alvena
Ideální řešení pro home office a práci na cestách

Softwarová čtečka je flexibilní způsob evidence docházky bez nutnosti pořizování dodatečného hardware. Stačí webový prohlížeč a internetové připojení.

Virtuální tabletová čtečka

Proměňte běžný tablet v plnohodnotnou docházkovou čtečku. Virtuální tabletová čtečka nabízí stejné rozhraní jako biometrické terminály, ale funguje na běžných tabletech s iOS nebo Androidem. Ideální řešení pro menší pobočky nebo dočasná pracoviště.

Co získáte:

Známé prostředí stejné jako u biometrických čteček
Snadná instalace na jakýkoliv tablet
Identifikace zaměstnanců pomocí PIN kódu
Možnost značení docházky i práce na zakázkách
Vhodné pro evidenci více zaměstnanců z jednoho zařízení
Výrazně nižší náklady oproti specializovanému hardware

Virtuální tabletová čtečka kombinuje výhody mobilního zařízení s osvědčeným rozhraním biometrických terminálů. Perfektní řešení pro flexibilní pracoviště.

Práce na zakázkách

Získejte přesný přehled o času stráveném na jednotlivých projektech a zakázkách. S modulem Práce na zakázky snadno sledujete produktivitu zaměstnanců, efektivitu projektů a máte vždy přesné podklady pro fakturaci klientům.

Co získáte:

Snadné vytváření klientů a zakázek s možností definování konkrétních činností
Přesné sledování času stráveného na projektech a jednotlivých činnostech
Automatická synchronizace s docházkovým systémem pro ověření skutečné přítomnosti
Flexibilní vykazování práce přes mobilní aplikaci, tablet nebo biometrickou čtečku
Přehledné reporty pro analýzu vytíženosti týmů a fakturaci
Individuální nastavení přístupových práv k zakázkám pro zaměstnance

Modul Práce na zakázky je ideální pro pracovní agentury, firmy fakturující podle odpracovaného času a společnosti potřebující detailní přehled o alokaci zdrojů na projektech.

Více o práci na zakázkách

Docházkové čtečky

Vyberte si způsob evidence docházky, který nejlépe vyhovuje vaší firmě. Alveno nabízí několik možností – od moderních biometrických čteček přes virtuální tabletovou čtečku až po softwarovou čtečku ve webovém prohlížeči nebo mobilní aplikaci.

JAké máte možnosti a co získáte:

Flexibilitu ve způsobu evidence docházky
Mobilní aplikaci s GPS lokací zdarma pro všechny zaměstnance
Softwarovou čtečku přímo ve webovém prohlížeči
Virtuální tabletovou čtečku pro menší pobočky
Moderní biometrické čtečky pro větší provozy
Možnost kombinovat různé typy čteček podle potřeb jednotlivých pracovišť

Ať už potřebujete řešení pro kancelář, výrobu, různé pobočky nebo zaměstnance v terénu, Alveno vám nabízí vhodný způsob evidence docházky vždy a všude.

Více o docházkových čtečkách

Elektronické šanony

Vytvářejte si vlastní strukturu dokumentů přesně podle potřeb vaší firmy. S elektronickými šanony v Alvenu máte naprostou svobodu v organizaci firemních dokumentů a můžete je jednoduše upravovat pomocí přehledného drag & drop systému.

Co získáte:

Vlastní struktura šanonů podle vašich požadavků
Intuitivní drag & drop systém pro úpravu dokumentů
Flexibilní nastavení přístupových práv k dokumentům
Předpřipravené vzory pro běžné firemní dokumenty
Snadné vyhledávání a filtrování v dokumentech
Propojení s generováním dokumentů a elektronickým podpisem

Generování dokumentů

Vytvářejte pracovní smlouvy a další dokumenty během několika vteřin. Stačí vybrat šablonu a systém automaticky doplní všechny údaje ze zaměstnanecké karty. Ušetříte čas a vyhnete se překlepům při ručním vyplňování.

Co získáte:

Automatické generování dokumentů z připravených šablon
Snadnou úpravu existujících a tvorbu vlastních šablon
Hromadné generování dokumentů pro více zaměstnanců
Automatické doplňování údajů z HR systému
Propojení s elektronickým podpisem
Přehlednou evidenci všech vygenerovaných dokumentů

Více o generování dokumentů

Elektronický podpis

Zapomeňte na tisk, skenování a archivaci papírových dokumentů. S elektronickým podpisem Alveno podepisujte pracovní smlouvy a další dokumenty online. Navíc máte náš vlastní elektronický podpis v ceně HR systému bez dalších poplatků.

Co získáte:

Elektronický podpis v ceně systému bez poplatků za jednotlivé podpisy
Možnost podepisovat většinu pracovněprávních dokumentů
Snadné podepisování z počítače i mobilního telefonu
Automatickou archivaci podepsaných dokumentů
Přehled o stavu podepisování dokumentů
Validní právní řešení v souladu s legislativou
Na důležité dokumenty máte možnost integrovat HR systém s ještě sofistikovanějším podpisem od společnosti Signi (tento podpis je pak zpoplatněn podle Vašeho ceníku se společností Signi)

Více o elektronickém podepisování

Evidence zaměstnaneckých dat

S Alvenem máte kompletní data o zaměstnancích vždy po ruce, ať jste v kanceláři, na cestách nebo na home office. Přehledně evidujte informace o pracovních smlouvách, kontaktech nebo termínech důležitých událostí a sami určete, kdo má k jakým datům přístup.

Co získáte:

Všechna zaměstnanecká data přehledně na jednom místě
Flexibilní nastavení přístupových práv pro jednotlivé role
Snadné vyhledávání a filtrování informací
Bezpečné uložení citlivých údajů v souladu s GDPR
Přístup zaměstnanců k vlastním datům díky náhledu do osobního spisu

Evidence majetku

Získejte okamžitý přehled o tom, který zaměstnanec má přidělen jaký firemní majetek. Alveno vám pomůže evidovat služební auta, notebooky, mobily i další vybavení a upozorní vás na blížící se termíny výměny či kontrol.

Co získáte:

Přehlednou evidenci drobného firemního majetku
Automatické upozornění na termíny výměny či kontrol
Snadné generování předávacích protokolů
Historie přidělení majetku jednotlivým zaměstnancům
Propojení s elektronickým podpisem pro předávací protokoly

Evidence školení a certifikací

Mějte přehled o všech školeních a certifikacích vašich zaměstnanců. Alveno hlídá platnosti, upozorňuje na potřebu obnovení a umožňuje jednoduše plánovat nová školení.

Co získáte:

Kompletní přehled o absolvovaných školeních a certifikacích
Automatické upozornění na končící platnosti
Snadné plánování a organizace nových školení
Evidence prezenčních listin a certifikátů
Přehled kvalifikací jednotlivých zaměstnanců

Checklisty

Mějte všechny firemní procesy pod kontrolou. S checklisty v Alvenu snadno nastavíte a budete sledovat průběh onboardingu, offboardingu nebo jakéhokoliv jiného firemního procesu. Systém automaticky hlídá termíny a upozorňuje zodpovědné osoby.

Co získáte:

Předdefinované checklisty pro běžné HR procesy
Možnost vytváření vlastních checklistů podle potřeb firmy
Automatické notifikace zodpovědným osobám
Sledování postupu v reálném čase
Přehlednou historii všech dokončených procesů
Propojení s elektronickými šanony a dokumenty

Více o checklistech

Správa termínů a upozornění

Mějte důležité termíny pod kontrolou. Alveno hlídá termíny školení, zdravotních prohlídek, končících smluv nebo certifikací a s předstihem upozorní zodpovědné osoby.

Co získáte: