Jak vypadá evidence a zpracování docházky v praxi? Přečtěte si rozhovor s Luckou Havlátovou. Lucka nyní pracuje na pozici vedoucí office týmu v IReSoftu. Kromě toho, že je perfektní motivátorkou svého týmu, má na starosti i zpracování docházky a odesílání podkladů na mzdy.
Luci, řekni mi něco o sobě. Jak dlouho jsi v IReSoftu a jaké pozice jsi prošla?
V IReSoftu jsem právě letos desátým rokem. Pamatuji si ještě, jak jsme jako tým pracovali v bytě, což byly naše kanceláře a čtečky jsme skladovali v koupelně ve vaně. Tehdy jsem byla na pozici asistentka – tedy taková holka pro všechno :-). Nyní je už všechno jinak, máme moderní kanceláře na dvou patrech, je nás skoro sedmdesát a já vedu svůj vlastní tým. Mezitím jsme si prošla taky recepcí, připravovala jsem smlouvy pro klienty, generovala registrační kódy, posílala faktury… Jinak jsem šťastná maminka a manželka, takže hodně využívám možnost pracovat z domu. Moje dcera Eliška to zatím neumí říct, ale jistě to také oceňuje 🙂
Takže nyní jsi na pozici vedoucí Office týmu. Co vše to obnáší?
Oproti dřívějšku věnuji mnohem více času vedení týmu. Jsme specifičtí v tom, že jsme nejrůznorodější tým v IReSoftu. Každý děláme a umíme něco jiného a v tom je naše síla. Máme zde hlučné, prudce kreativní jedince s divokou představivostí i slovní zásobou, stejně jako pořádkumilovná a systematická stvoření. A já musím tuhle „smečku“ zkrotit a mít aspoň základní přehled, co se u koho právě děje. Proto jsme ráda, že některé okruhy své dřívější práce jsem mohla předat na nové, skvělé členky svého týmu Monču, Káťu, Leňu… Ubylo mi trochu administrativy a mám víc času se věnovat týmu. Ale zpracování docházky a předávání, finalizace podkladů na mzdy jsem si nechala dodnes :-).
Dnes používáte v IReSoftu Alveno – nejlehčí evidenci docházky odteď už napořád, což je váš nejnovější produkt. Jaké postupy zpracování docházky si v IReSoftu pamatuješ?
IReSoft s docházkou začínal, takže máme s vývojem a vymýšlením docházky zkušenosti víc než patnáct let. A samozřejmě jsme si snědli vše, co jsme si „uvařili“. Takže jsme používali nejstarší produkt AME, pak starší Alveno a nyní cloudové Alveno. Nepamatuji si, že bychom si někdy psali docházku na papír, ani v tom bytě a malém počtu ne. Ale také je pravda, že jsme nikdy přesně nesledovali hodiny od do a nikdy jsme na tom nijak extra nebazírovali.
Můžeš ze svého pohledu porovnat starší systémy a nejnovější Alveno?
Docházku nemám na starosti od samého začátku, ale se staršími systémy jsem taky pracovala, takže určitě nějaké postřehy mám. Jednoznačně je Alveno mnohem příjemnější a rychlejší a dá se zde zautomatizovat mnohem více kroků. Dřív musel vše za tým vyplňovat vedoucí, nikdo se ke své docházce sám nedostal. Máloco bylo přednastavené, vše se muselo dělat „hezky“ den po dni. No teda moc hezký to nebylo… Ono vyplnit docházku za dvacet lidí, vůbec si vytáhnout odněkud ty informace, kdy měl kdo dovolenou, není otázka pár minut. A samozřejmě neexistovalo, aby se člověk připojil z mobilu.
Dneska má ke své docházce přístup úplně každý zaměstnanec, i z mobilu. Sám si to vyplní a vedoucí už jen potvrdí, že je to OK. Už se nám ani nestává, že bychom museli někoho nahánět, protože jsme si nastavili automatické připomínky, které přijdou všem do mailu. No a já vše začátkem měsíce zkontroluji a posílám na mzdovou účetní. Super je, že když nám uteče nějaká chyba nebo nesrovnalost, Alveno mě v konečném souhrnu upozorní. Třeba na přesčasy nebo nevyplněné dny. Takže už se nám nestává, že si s účetní podklady vracíme kvůli chybám.
Jaké jsou vůbec v IReSoftu typy pracovních pozic z pohledu docházky? Máte pevnou pracovní dobu nebo jste na cestách, doma?
Tak i tak… IT pozice a třeba my v office jsme většinou v kanceláři nebo pracujeme z domu, tam je postup nejjednodušší, nemusíme nic víc rozepisovat. Ale samozřejmě máme tu i obchodníky a konzultanty, kteří jsou často na cestách a tam je potřeba vyplňovat i kilometry, hlídat cesťáky, diety… Všechno je v Alvenu jednoduché a hlavně se dá vše individuálně přednastavit tak, jak každý potřebuje.
Luci, když to shrneš, co oceňuješ na Alvenu nejvíc?
Za mě asi dostupnost z mobilu. Třeba když už je docházka uzavřená, ale člověk si ještě na něco vzpomene. Dřív jsem musela k počítači, odemknout to a sama upravit potřebné. Teď všechno udělám klidně ve frontě v obchodě přes mobil a nemusím nic nosit v hlavě. Jako holka oceňuji i hezký design, je to líbivé a dobře se mi s tím pracuje. No a ještě bych zmínila to, že jde vše tak nějak hladce. Už jsem mluvila o tom, že dříve měli vše na starosti vedoucí a byl to velký balík práce, na který prostě chyběl čas a uzavírání docházky byl strašák, který si každý valil před sebou. Tím, že si teď zpracovává docházku každý sám, se balík práce rozdělil na malinké balíčky a to už nikoho tolik nebolí. Jinými slovy, málokdy se stane, že bych musela někoho uhánět a neměla od někoho podklady pro mzdy v daný termín.
Luci děkuji moc za postřehy!
