Rozhodovací technika úspěšných. Umíte ji používat?

nahledove-obrazky

Jak miliardáři poznají, na co se jim vyplatí soustředit a kterými činnostmi jen marní čas? Inspirujte se nejúspěšnějšími byznysmeny a osobnostmi a zrychlete a usnadněte si rozhodování s Eisenhowerovou maticí. Pomůže vám vyhodnotit, jak nejefektivněji investovat pracovní čas a firemní finance.

Ignorovat úkol, ačkoli je urgentní? Nebo vědomě věnovat vybraným činnostem méně úsilí? Přestože se to na první pohled může zdát nezodpovědné, právě takovými kroky si vypomáhají ti nejschopnější manažeři a majitelé firem. Vědí totiž, že některé aktivity vynesou mnohem víc, než jiné, a některé činnosti se nemusí bát docela pustit k vodě. Jak to poznají?

Eisenhowerova matice: úkoly ve čtverci

Eisenhowerova matice je pomůcka na organizaci času, která pomáhá manažerům stanovit priority a seřadit práci. Tato technika, pojmenovaná podle prezidenta Dwighta Esenhowera, vychází z premisy, že zatímco některé činnosti nesnesou odklad, jiné je docela možné a dokonce vhodné delegovat nebo docela eliminovat. Jak její příznivci určují, které to jsou a v čem je jim to k užitku?

Eisenhowerova technika krok po kroku

Eisenhowerovu matici přivedl do povědomí veřejnosti 34. americký prezident, který nejprve v roli generála úspěšně provedl Spojené státy americké druhou světovou válkou, aby se později v průběhu bouřlivých padesátých a šedesátých let postavil do jejich čela. Na obou bezpochyby náročných pozicích si prezident Eisenhower vypomáhal unikátním rozhodovacím systémem.

Pokaždé, když mu na stole přistál nový úkol, zeptal se Eisenhower: „Je to důležité? Můžu to odložit na později?“ A podle odpovědí si všechno, co měl dělat, vždycky nejprve rozřadil do čtyř kategorií. Posléze se úkolům věnoval ve specifickém pořadí, které tyto kategorie reflektovalo.Tedy některým. Jiné předal svým podřízeným nebo úplně ignoroval.

Jeho pracovní itinerář pak vypadal zhruba takto:

Co bylo v horní polovině čtverce, to si Eisenhower zařídil sám. V této části by se měly nacházet všechny úkoly s dlouhodobými dopady. Také sem patří všechny problémy s nejzásadnějšími negativními důsledky. Úkolům vlevo nahoře se věnoval prioritně a snažil se je vyškrtnout ze seznamu co nejdříve.

Naopak úkoly, jež spadly do spodní poloviny čtverce, Eisenhower s klidným svědomím posunul na druhou kolej. Jelikož měl jasno v tom, že na nich tolik nesejde, mohl si dovolit je pustit z hlavy. Potom se čas od času ke svému seznamu vrátil a podle toho, jak se vyvíjela situace, rozložení úkolů upravil.

Eisenhoweroverova matice v moderních firmách

To je sice pěkné, že to fungovalo před padesáti lety, říkáte si možná, ale jak si to představit v dnešním firemním prostředí? Změnilo se za tu dobu na celém postupu něco?

Dobře, že se ptáte. Základní principy Eisenhowerovy matice, tj. rozdělení úkolů podle významu a jejich časové naléhavosti, zůstaly dodnes v zásadě stejné. Stále platí a stále dobře fungují i v byznysovém prostředí. Moderní manažer má však více možností, jak s výsledným seznamem naložit. Může například úkoly z 3. kvadrantu, které by za starých dob delegoval, raději automatizovat.

Ti nejúspěšnější profesionálové a byznysmeni šetří svým časem, aby ho mohli investovat tam, kde ponese nejsladší plody. Proto se tak často řadí mezi klienty Alvena. Alveno je moderní docházkový a HR systém, který automatizuje rutinní úkoly a dává uživatelům přehled o všem, co potřebují k efektivnímu rozhodování o zaměstnancích. Podívejte se, jak pomůže i vám.

Jenže jak v praxi poznat, kam úkoly zařadit? Můžete se inspirovat třeba našimi návodnými otázkami, které jsou šité na míru personálním manažerům. Zahrnují také tematické oblasti, které do jednotlivých kvadrantů mohou spadat. Obsah 4. kvadrantu necháváme na vašem posouzení.

  • Příklady pro 1. kvadrant (důležité a urgentní)

    Nábor a výpovědi: Mohla by v závislosti na této aktivitě firma přijít o vysoce kvalifikovaného zaměstnance nebo uchazeče o práci?

    Problémy mezi zaměstnanci: Může tato aktivita předejít zhoršení závažného konfliktu mezi zaměstnanci?
    Právní záležitosti: Závisí na této aktivitě řešení a odstranění případných nedostatků pracovní smlouvy nebo jiných závazných dokumentů pro zaměstnance? NEBO Hrozí v důsledku zanedbání této aktivity další právní kroky ze strany zaměstnanců?
  • Příklady pro 2. kvadrant (důležité, ale méně časově naléhavé)

    Kariéry zaměstnanců: Závisí na této aktivitě profesní rozvoj zaměstnanců?
    Motivace a odměňování: Pomůže tento úkol zvýšit zapojení a motivaci zaměstnanců?
    Strategický rozvoj: Souvisí tato aktivita s dlouhodobými strategickými personálními cíli firmy?
  • Příklady pro 3. kvadrant (méně důležité, ale urgentní)

    Šablonovitý obsah: Je výsledkem aktivity text nebo třeba report, který je z velké části vytvořený podle šablony nebo obsahuje jen minimální autorský vklad?
    Zanášení schůzek a pohovorů do kalendáře: Je náplní dané činnosti především přesouvání informací z jednoho systému či softwaru do druhého?
    Otázky a odpovědi: Zastřešuje tento úkol odpovědi na často opakované otázky, které nemají větší strategický význam? NEBO Je náplní tohoto úkolu rozesílání obecných potvrzení nebo upozornění?

Nejčastější otázky

Jaký je rozdíl mezi úkoly podle Eisenhowerovy matice?

V Eisenhowerově matici se všechny aktivity dělí do čtyř kategorií podle časové naléhavosti a významu. Úkoly se tak dají rozdělit na:

  1. časově naléhavé a důležité
  2. časově nenaléhavé a důležité
  3. časově naléhavé a nedůležité
  4. časově nenaléhavé a nedůležité

K čemu mi bude, pokud si rozdělím úkoly podle Eisenhowerovy matice?

Matice vám pomáhá věnovat maximum času a energie úkolům, na kterých skutečně záleží. Zároveň si díky ní ujasníte priority, což vám pomůže neinvestovat neúměrně mnoho úsilí do činností, které mají menší význam.

 

Zaujal Vás systém Alveno?