účinné od 21.12.2022
IRESOFT s.r.o., se sídlem: Cejl 37/62, Zábrdovice, 602 00 Brno, IČ: 26297850, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 42453 (dále jako „Poskytovatel” nebo „IRESOFT“), vydává v souladu s § 1751 zákona č. 89/2012 Sb., Občanského zákoníku, tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen „Podmínky“).
Kontaktní údaje:
Tel.: +420 734 150 760, +420 543 215 460
E-mail: info@alveno.cz
1 Úvodní ustanovení
1/1 Tyto obchodní podmínky podrobně upravují právní vztahy mezi Poskytovatelem a podnikající fyzickou nebo právnickou osobou, se kterou Poskytovatel uzavřel smluvní vztah (dále jen „Nabyvatel“) při užívání informačního systému Alveno (dále jen „systém Alveno“), který je propojen s aplikačním a databázovým serverem Poskytovatele (dále jen „Cloud“). Systém Alveno se skládá z jednotlivých modulů (Docházka, HR systém, Plánování směn), které mohou fungovat samostatně nebo jako celek a jejich přehled a specifikace je uvedena na webové prezentaci www.alveno.cz (dále jen „Moduly“), kdy Poskytovatel si vyhrazuje právo v budoucnu zpřístupnit nové Moduly a verze systému, čímž se rozumí i samostatné nezávislé webové stránky se samostatnou funkcionalitou a stojících např. i na odlišné architektuře, a to i samostatně hrazené. Poskytovatel je autorem a výhradním držitelem veškerých majetkových práv k systému Alveno.
1/2 Smlouvou (dále jen „Smlouva“) se pro potřeby těchto Podmínek rozumí smlouva uzavřená mezi IRESOFT a Klientem, která odkazuje na tyto Podmínky. Smlouva je typicky uzavřena na návrh IRESOFT k uzavření smlouvy, který může mít i podobu nabídky umístěné na webových stránkách, kdy tento není určen pro spotřebitele ve smyslu § 419 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, nebo ve smyslu § 2 odst. 1 písm. a) zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele. Pro zamezení pochybností se konkretizuje, že Smlouvou se také rozumí podle situace:
- – licenční smlouva uzavřená na samostatné listině nebo prostřednictvím elektronické komunikace, pokud tato byla uzavřena, nebo
- – licenční smlouva uzavřená prostřednictvím webového rozhraní dle bodu 3/1 těchto podmínek; v takovém případě listinná smlouva neexistuje, což však nemá vliv na existenci smluvního vztahu a závaznost těchto obchodních podmínek.
2 Předmět smlouvy
2/1 Poskytovatel smlouvou uzavřenou v souladu s článkem 3 těchto obchodních podmínek poskytuje Nabyvateli oprávnění k užívání systému Alveno a Cloudu v rozsahu a způsobem definovaném níže, kdy Nabyvateli je poskytován systém Alveno ve verzi jím zvolené, ve zvoleném rozsahu (balíčku), se zvolenými Moduly a s rozsahem Cloudu dle volby Nabyvatele. Nabyvatel se zavazuje platit za poskytnutí tohoto oprávnění k užívání stanovenou cenu (odměnu) a dodržovat další povinnosti stanovené těmito obchodními podmínkami.
3 Uzavření smlouvy
3/1 Smlouva se uzavírá prostřednictvím internetového portálu www.alveno.cz (dále jen „webové rozhraní“), prostřednictvím kterého dojde k uzavření licenční smlouvy a vytvoření uživatelského účtu Nabyvatele. Obsahem smlouvy jsou také tyto obchodní podmínky ve verzi účinné k okamžiku uzavření smlouvy, přičemž typicky spolu s akceptací znění podmínek dochází také k akceptaci znění smlouvy o zpracování osobních údajů.
3/2 Nabyvatel je povinen při registraci ve webovém rozhraní uvádět pravdivé údaje, přičemž nepravdivost údajů může být důvodem pro výpověď smluvního vztahu. Nabyvatel je povinen zajistit ochranu přístupových údajů k uživatelskému účtu a nese z toho plynoucí odpovědnost.
3/3 Každý Nabyvatel může mít nejvýše jeden účet systému Alveno na jedno IČ. V rámci jednoho účtu však Nabyvatel může aktivovat přístup do systému Alveno vícero uživatelům.
3/4 Zaměstnancem (úvazkem) se rozumí jeden základní pracovněprávní vztah, ke kterému je agenda systémem Alveno zpracovávána, či jsou v souvislosti s ním jinak využity funkce systému Alveno.
4 Předmět a rozsah užívání
4/1 Licence k užití systému Alveno se uděluje jako nevýlučná, územně neomezená, s omezením daným zvolenou verzí systému, variantou balíčku, vybranými Moduly a velikostí Cloudu a nepřevoditelná na další osobu.
4/2 Oprávnění Nabyvatele k užití systému Alveno se poskytuje po dobu trvání smluvního vztahu.
4/3 Nabyvatel není oprávněn užívat systém Alveno jiným způsobem a v jiném rozsahu než stanoveném těmito obchodními podmínkami a jak to vyplývá z povahy smluvního vztahu a systému Alveno, zejména pak Nabyvatel není oprávněn systém Alveno zneužívat, rozmnožovat, kopírovat, poškozovat, či se o to pokoušet.
4/4 Nabyvatel je oprávněn v rámci jemu poskytnuté licence systému Alveno tuto poskytovat třetím osobám či jim umožnit užívání systému Alveno. Odpovědnost nabyvatele tím není dotčena.
4/5 Poskytovatel si vyhrazuje právo automaticky Nabyvateli přidělit vyšší variantu balíčku, pokud dojde k překročení relevantních ukazatelů rozhodných pro stanovení příslušné aktivní varianty balíčku, kdy tímto je typicky počet zaměstnanců (úvazků) evidovaných v systému.
5 Cena a platební podmínky
5/1 Za užívání systému Alveno v dané variantě balíčku, vč. služeb Cloudu a Modulů je Nabyvatel povinen hradit odměnu stanovenou ceníkem Poskytovatele, který je zveřejněn ve webovém rozhraní systému Alveno a je nedílnou součástí těchto obchodních podmínek.
5/2 V případě, že Nabyvatel obdržel individuální nabídku od Poskytovatele, použije se pro stanovení výše odměny cena stanovená individuální nabídkou. Toto nevylučuje možnost Poskytovatele při změně ceníku uplatnit takovou změnu i pro uživatele, který dříve obdržel individuální cenovou nabídku, avšak v tomto případě bude mít Nabyvatel také možnost smluvní vztah ukončit, jako kdyby došlo ke změně obchodních podmínek.
5/3 Zúčtovací období je kalendářní měsíc. Nabyvatel je povinen hradit plnou výši odměny za kalendářní měsíc i v případě, že smluvní vztah dle této smlouvy netrval po celý kalendářní měsíc.
5/4 Odměna bude hrazena vždy dopředu, v periodicitě sjednané mezi stranami, jinak měsíční (dále jen „fakturační období“). Licenční odměna je splatná na základě faktury vystavené nejpozději 5. den kalendářního měsíce předcházejícího začátku fakturačního období. Splatnost faktury je 14 dní od doručení, nejpozději však v poslední den kalendářního měsíce předcházejícího začátku fakturačního období, ledaže se strany dohodou jinak.
5/5 V případě, že bude Nabyvatel k prvnímu dni kteréhokoliv měsíce v prodlení s úhradou odměny, uvede v tento den Poskytovatel systém Alveno do režimu umožňujícího pouze náhled a export, nikoliv však úpravu či vkládání údajů (dále jen „režim náhledu“). V režimu náhledu bude systém Alveno vždy maximálně po dobu 15 kalendářních dní (dále jen „doba náhledu“), poté bude Nabyvateli znemožněn přístup do systému Alveno a může dojít i k omezení dalších služeb a funkcí.
5/6 Do plnohodnotného provozu bude systém Alveno uveden bez zbytečného odkladu po úhradě veškerých dlužných částek Poskytovateli Nabyvatelem, a to včetně odměny za dobu, po kterou byl systém Alveno v režimu náhledu, a to v plné výši bez ohledu na počet dní, kdy byl systém v režimu náhledu; to neplatí v případě, že již uplynula doba náhledu.
5/7 V případě, kdy uplynula doba náhledu a od uvedení systému Alveno do režimu náhledu neuplynula doba delší než tři měsíce, je možné systém Alveno uvést do plnohodnotného provozu, pokud Nabyvatel uhradí náklady spojené s obnovením systému do plnohodnotného provozu dle ceníku Poskytovatele a plnou výši odměny za kalendářní měsíc, ve kterém dojde k uvedení systému do plnohodnotného provozu, a to i v případě, kdy nebude systém využit po celý měsíc.
5/8 Po uplynutí režimu náhledu je možné na písemnou žádost Nabyvatele provést export dat ve formátu určeném Poskytovatelem a za podmínky, že Nabyvatel uhradí náklady spojené s exportem dat dle ceníku Poskytovatele, a to až do skončení smluvního vztahu.
5/9 Ve zvláštních případech, pokud došlo ke zprostředkování prodeje systému Alveno třetí osobou, tedy některým ze zprostředkovatelů Poskytovatele, bude fakturováno a odměna za užívání systému Alveno bude hrazena přes zprostředkovatele Poskytovatele. Nabyvatel v tomto případě sice uzavře Smlouvu přímo s Poskytovatelem, ale fakturace a hrazení odměny bude probíhat přes zprostředkovatele, který původně systém Alveno nabyvateli nabídl. Zprostředkovatel bude dále fakturovat odměnu za užívání systému Nabyvateli a ten bude odměnu hradit přímo jemu. To nezbavuje Nabyvatele povinnosti ručit za všechny pohledávky vyplývající ze smluvního vztahu mezi ním a Poskytovatelem.
5/10 Ve zvláštních případech, a to na základě písemné žádosti učiněné Nabyvatelem, může být fakturováno a odměna za užívání systému Alveno může být hrazena přes třetí osobu dle určení Nabyvatele. Nabyvatel v tomto případě sice uzavře Smlouvu přímo s Poskytovatelem, ale fakturace a hrazení odměny bude probíhat přes třetí osobu, kdy tato třetí osoba bude dále fakturovat odměnu za užívání systému Nabyvateli. To nezbavuje Nabyvatele povinnosti ručit za všechny pohledávky vyplývající ze smluvního vztahu mezi ním a Poskytovatelem.
5/11 Poskytovatel si každý rok, a to vždy k 1.3, vyhrazuje právo navýšit odměnu o inflaci vyjádřenou jako meziroční průměrný index růstu spotřebitelských cen za předchozí kalendářní rok zveřejňovaný Českým statistickým úřadem. Základem pro výpočet inflačního navýšení je výše nájemného již zvýšená o inflaci od posledního navýšení dle této smlouvy, kdy první inflační úprava může být od 1.3.2023 a reflektovat inflaci zjištěnou za rok 2022. Poskytovatel je povinen toto zvýšení Nabyvateli každý rok písemně oznámit nejpozději spolu s jeho uplatněním.
6 Ostatní ujednání
6/1 Poskytovatel se zavazuje zajistit dostupnost systému Alveno v rozsahu 99 % času v každém měsíci. Nedostupností není, pokud systém Alveno není funkční
- – při údržbě systému oznámené Nabyvateli nejpozději 1 pracovní den předem,
- – v důsledku překážky, která vznikla nezávisle na vůli a poměrech Poskytovatele,
- – v důsledku spuštění režimu náhledu nebo znemožnění přístupu v důsledku nehrazení odměny v souladu s článkem 5/4
6/2 Nabyvyatel bere na vědomí, že on sám vkládá data do systému Alveno a tudíž Poskytovatel nemůže odpovídat za jejich správnost, ale pouze za jejich dostupnost v souladu s předchozím bodem. Nabyvatel tak sám nese odpovědnost za použití systému Alveno a jeho výstupů; jejich správnost Poskytovatel nezaručuje, neboť nad vstupy nemá a nemůže mít kontrolu.
6/3 Pro případ, že Nabyvateli vznikne škoda, za kterou Poskytovatel odpovídá v důsledku porušení svých povinností podle licenční smlouvy, se sjednává omezení nároku na náhradu takové škody v souhrnu za všechny nároky Nabyvatele vůči Poskytovateli na náhradu škody na částku ve výši tří měsíčních odměn, kterou Nabyvatel uhradil Poskytovateli v zúčtovacím období, kdy došlo k porušení povinností Poskytovatele.
6/4 V rámci uživatelské podpory systému Alveno může Poskytovatel poskytnout Nabyvateli na jeho písemnou žádost uživatelskou podporu ve formě vzdáleného přístupu do zařízení Nabyvatele (zejména do jeho PC). Nabyvatel bere na vědomí, že je povinen kontrolou činnosti Poskytovatele v případě vzdáleného přístupu a současně má možnost vzdálený přístup kdykoliv ukončit. Poskytovatel tedy nenese odpovědnost za žádnou škodu nebo újmu způsobenou Nabyvateli nebo jiným osobám v souvislosti se vzdáleným přístupem. 6/5 Součástí systému Alveno může být také přístupový systém, který dle svého nastavení umožňuje vybraným uživatelům např. otevírání dveří, přístup přes turnikety apod. Nabyvatel souhlasem s těmito Podmínkami bere na vědomí, že Poskytovatel nijak neodpovídá za jakoukoliv škodu či újmu, která může vzniknout Nabyvateli či jiným osobám v souvislosti s nesprávným nastavením přístupového systému. Nabyvatel také bere na vědomí, že ani sám přístupový systém neposkytuje úplnou jistotu a dokonalé zabezpečení prostoru.
7 Ochrana vkládaných informací
7/1 Poskytovatel se zavazuje chránit obsah vložený Nabyvatelem, zacházet s tímto obsahem jako s důvěrným a bez předchozího písemného souhlasu Nabyvatele tento obsah nevyužít ani pro sebe ani neprozradit, nesdělit ani nezpřístupnit žádné třetí osobě, vyjma případů, kdy:
- a) takovéto poskytnutí informací je požadováno zákonem nebo na základě zákona vydaným rozhodnutím orgánu veřejné moci oprávněného takovou povinnost uložit; nebo
- b) takové informace se později staly veřejně dostupnými z důvodů jiných, než je porušení závazků zde ustanovených; nebo
- c) jde o sdělení informace Poskytovatelem pro účely ochrany svých práv a oprávněných zájmů v rozhodčím řízení, v soudním řízení nebo v řízení u orgánů veřejné správy.
8 Trvání smluvního vztahu
8/1 Smluvní vztah založený Smlouvou se uzavírá na dobu neurčitou.
8/2 K ukončení smluvního vztahu, pokud není sjednáno jinak, dochází též okamžikem, kdy bude splněna kterákoli z následujících podmínek:
- a) uplynutí tří měsíců od uvedení systému do režimu náhledu ve smyslu těchto Podmínek;
- b) jestliže IRESOFT doručí Klientovi elektronickou poštou výpověď Smlouvy z důvodu zjištění, že údaje uvedené o Klientovi v registračním formuláři, které IRESOFT v registračním formuláři označuje jako povinné, nejsou pravdivé nebo byly užity neoprávněně;
- c) jestliže IRESOFT doručí Klientovi elektronickou poštou výpověď Smlouvy pro porušení kterékoli povinnosti dle článku 4 Podmínek; nebo
- d) jestliže IRESOFT doručí Klientovi elektronickou poštou výpověď Smlouvy pro hrubé či opakované porušení kterékoli povinnosti dle Smlouvy nebo Podmínek.
8/3 V případě výpovědi dle tohoto bodu, bude prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, ve kterém byla doručena výpověď, uveden systém do režimu náhledu bez možnosti úhrady a smluvní vztah skončí uplynutím režimu náhledu. Pro písm. b), c) a d) tohoto bodu se nepoužije článek 5/6.
8/4 Každá ze smluvních stran je oprávněna vypovědět smluvní vztah založený touto smlouvou výpovědí bez udání důvodu, přičemž výpověď musí být doručena nejpozději 10 dnů před koncem fakturačního období, jinak se má za to, že výpověď byla druhé straně doručena v následujícím fakturačním období. Po skončení fakturačního období, ve kterém byla výpověď doručena druhé straně, bude systém uveden do režimu náhledu bez možnosti úhrady a po uplynutí tří měsíců od uvedení systému Alveno do režimu náhledu dojde k ukončení smluvního vztahu.
8/5 Smluvní vztah založený touto smlouvou končí také tehdy, jestliže Nabyvatel vyjádří nesouhlas s novými obchodními podmínkami v souladu s článkem 9/3; v takovém případě končí smluvní vztah uplynutím tří měsíců od uvedení systému Alveno do režimu náhledu bez možnosti úhrady, který začne první den po účinnosti dosavadních obchodních podmínek.
8/6 Dnem následujícím po posledním dni ukončení trvání smluvního vztahu dojde ke zrušení uživatelského účtu Nabyvatele.
8/7 Smluvní strany sjednávají, že případné přeplatky vzniklé na odměně či v důsledku skončení smluvního vztahu nevyužitá předplacená odměna se nevrací. 8/8 Pro zamezení pochybností smluvní strany uvádí, že dnem uvedení systému Alveno do režimu náhledu dochází k přerušení poskytování služeb Poskytovatele, přičemž systém Alveno umožňuje pouze manuální náhled a export dat, ale všechny jeho další funkce jsou nedostupné a blokovány. Režim náhledu a doba po ukončení náhledu nemohou být považovány za poskytování služeb Poskytovatele, což nabyvatel bere na vědomí.
9 Závěrečná ustanovení
9/1 Tyto obchodní podmínky jsou dostupné na webovém portálu www.alveno.cz při uzavírání smluvního vztahu mezi Poskytovatelem a Nabyvatelem a rovněž po přihlášení do webového rozhraní a je tak umožněna jejich archivace a reprodukce. Obě smluvní strany měly možnost se s jejich textem seznámit před uzavřením smlouvy.
9/2 V neupravených otázkách se použije české právo. Užití obchodních podmínek Nabyvatele je vyloučeno. Smluvní strany prohlašují, že žádná z nich se necítí býti vůči druhé smluvní straně ve slabším postavení. Současně obě smluvní strany prohlašují, že měly reálnou možnost ovlivnit obsah práv a povinnosti plynoucích jim z tohoto smluvního vztahu.
9/3 Poskytovatel je oprávněn tyto obchodní podmínky i ceník průběžně novelizovat, a to i nahrazením novými obchodními podmínkami či zcela novým ceníkem. Nové znění obchodních podmínek nebo ceníku Poskytovatel zveřejní nejpozději 15 dnů před nabytím jeho účinnosti po přihlášení do webového rozhraní a ve stejné lhůtě informuje Nabyvatele elektronickou poštou. Nabyvatel je povinen se s novým zněním obchodních podmínek a ceníku seznámit s tím, že pokud neprojeví nejpozději poslední den účinnosti stávajících obchodních podmínek vůči Poskytovateli výslovný nesouhlas s novým zněním obchodních podmínek a užívá-li systém Alveno nadále, považují se nové obchodní podmínky za oboustranně schválené a účinné ode dne určeného v příslušném oznámení o účinnosti nových obchodních podmínek. Tato ustanovení se vztahuje i na změnu verzí, balíčků systému Alveno a Modulů, s tím, že Poskytovatel je povinen současně informovat Nabyvatele o tom, ve které nové variantě balíčku bude smluvní vztah s konkrétním Nabyvatelem pokračovat.
9/4 Případná neplatnost některého ujednání těchto obchodních podmínek, které lze od ostatního obsahu smlouvy oddělit, nemá vliv na platnost jejích ostatních ustanovení. Účastníci smlouvy se v tomto případě zavazují poskytnout si vzájemnou součinnost k uzavření dodatku ke smlouvě, kde bude neplatná část smlouvy nahrazena novým ujednáním, a to ve lhůtě do jednoho měsíce poté, co tato potřeba vyvstane.
9/5 Poskytovatel je oprávněn vést veškerou komunikaci s Nabyvatelem prostřednictvím elektronické pošty zaslané na e-mailovou adresu, kterou Nabyvatel zadá ve webovém rozhraní a za jejíž správnost Nabyvatel odpovídá. 9/6 Odlišná ujednání v licenční smlouvě mají přednost před těmito obchodními podmínkami.