„Kalendářování“ je disciplína, které se v moderní firmě nevyhne žádný zaměstnanec. Přečtěte si 5 rychlých tipů, jak si neutrhnout hanbu při práci s online kalendáři.
Nemáte čas přečíst si celý článek? Nebo si jej prostě jen chcete pustit pasivně do ucha? Není problém, článek nám namluvila Lucka, jen ji odpusťte intonaci, je ze světa jedniček a nul (AI).
1. Podívejte se kolegům do kalendáře, jestli na vás mají prostor, a ohlaste se jim dopředu
Než zadáte schůzku do kalendáře, vždycky nejdřív zkontrolujte, jestli mají ostatní účastníci schůzky čas. Snažte se je nerušit v době, kterou vyhrazují soustředěné práci. Čím víc času tým stráví bez vyrušování, tím víc toho stihne udělat. Pokud bude na schůzku potřeba něco nachystat, nezapomeňte na to nechat dostatečnou časovou rezervu.
2. Jasně pojmenujte účastníky schůzky a hlavní agendu
V Alvenu máme pořád napilno, a tak jsou často kalendáře poloviny týmu naplněné k prasknutí. Proto si důsledně hlídáme, aby u nových meetingů vždycky bylo jednoznačně vidět, o čem mají být, kdo se jich potřebuje zúčastnit a čeho při nich chceme dosáhnout.
3. Vyberte vhodné prostředí (kde se může zúčastnit každý zaměstnanec)
Produktivita každého meetingu závisí i na prostředí, kde se má odehrát. Nejdřív můžete zvážit například:
Volné místnosti a prostory: Ještě před pandemií, když jsme všichni chodili do kanceláří, jsme číhávali, až se uvolní zasedačky, a podle jejich vytížení rezervovali schůzky. Dnes už využíváme na meetingy také dalších typů prostorů. Pokud můžete schůzovat i při procházce, nebo třeba v otevřené místnosti, nebojte se tak učinit. Necháte tak v zasedací místnosti prostor ostatním, kteří Vaši ohleduplnost ocení.
Oproti tomu schůzky s větším počtem účastníků se neobejdou bez zasedací místnosti. Tu nezapomeňte vždycky předem včas zarezervovat. Nikdo se před dveřmi nechce dohadovat, který tým má větší právo využít zasedačku.
Zoom/Teams: Přidávejte odkaz na aplikaci Zoom/Teams i ke schůzkám, které plánujete realizovat osobně. Vždycky se může stát, že někdo na poslední chvíli zůstane na home office, nebo se nakonec připojí kolega z jiné pobočky.
Otevřenost: Buďte otevření a nápomocní a umožňujte lidem i online účast, kdykoli to jen trochu půjde. Pokud se schůzky mají účastnit kolegové z jiných kanceláří, nezapomeňte se informovat o dostupnosti zasedacích místností v jejich pracovišti. Nebo rovnou rezervujte zasedačku i pro ně. A v případě, že máte pobočky ve vícero zemích, pamatujte také na časové posuny. Schůzkou se potřebujete strefit do pracovní doby všech předpokládaných účastníků.
4. Staňte se pány vlastního času
Váš čas patří vám. Fandíme vám, ať najdete sílu říct ne, a čas od času odmítnout schůzku, která se vám vysloveně nehodí. Je to zcela v pořádku.
Využijte k efektivnější práci s časem chytré technologie. Moderní docházkový a HR systém Alveno šetří práci personalistům a zrychluje rutinní administrativu. Díky chytrému cloudovému řešení, integraci elektronických podpisů i biometrickému ověřovacímu systému za vás obstará evidenci docházky, připraví podklady pro mzdové účetnictví a mnoho dalšího. Investujte svůj čas tam, kde se vám to opravdu vyplatí. Čas je totiž to nejcennější, co máte. Neplýtvejte jím!
5. Buďte ohleduplní, dostupní a nápomocní druhým
Přestože Váš čas patří jen Vám, kolegové ocení, když si ho trochu vyhradíte také pro ně. Snažte se být k dispozici, ať se s Vámi ostatním dobře spolupracuje. A hlavně – vždycky aspoň nějak zareagujte! Pozvánky zavčas odmítněte nebo přijměte (ideálně s krátkým dovětkem). Zakliknutím možnosti „Možná“ nikomu moc nepomůžete, minimálně pokud ji nedoprovodíte právě zmíněným vysvětlujícím dovětkem.
