Jak dávat perfektní zpětnou vazbu uchazečům o práci

nahledove-obrazky

Dáváte odmítnutým uchazečům o práci vědět, že je neberete? Pokud ano, skvělá práce! Řadíte se mezi nejšikovnější personalisty v Čechách. Zpětnou vazbu k náboru totiž u nás dodnes spousta náborářů vynechává. Přitom tento poslední kontakt s daným zájemcem o práci dovede zachránit, nebo naopak definitivně zadupat do bláta pověst firmy jako zaměstnavatele.

Ačkoli se čeští zájemci o práci často bojí o zpětnou vazbu aktivně žádat, zejména kvalifikovaní profesionálové ji bezesporu vnímají a oceňují. Víte, jak svým uchazečům perfektně podat špatné, ale také dobré zprávy? Pokud si nejste tak docela jisti v kramflecích nebo vás zajímá, jak touto závěrečnou tečkou za náborovým řízením podtrhnout firemní brand, čtěte dál.

Nemáte čas přečíst si celý článek? Nebo si jej prostě jen chcete pustit pasivně do ucha? Není problém, článek nám namluvila Lucka, jen ji odpusťte intonaci, je ze světa jedniček a nul (AI).

Proč zpětnou vazbu vůbec poskytovat?

Proč se firmám nevyplatí zájemce o práci odbýt mlčením? Zpětná vazba je zkrátka fér. Když si uchazeči dali práci s vypracováním zadaných úkolů, dostavili se na pohovor a celkově se poctivě připravovali v průběhu náborového řízení, zaslouží si na oplátku od potenciálního zaměstnavatele poděkování za svou snahu. Tuto roli plní právě zpětná vazba. Kvalita zpětné vazby, případně její neposkytnutí, má navíc vliv také na firemní brand. Firma, která se snaží prezentovat jako spolehlivý, moderní zaměstnavatel, si těžko může dovolit ponechat zájemce o práci bez reakce. Jediným přešlapem by smazala měsíce kvalitní brandingové práce. Hrozí, že uchazeči o práci o nespolehlivém přístupu firmy poví také známým. Navíc nikdy není jisté, zda za pár týdnů nebude potřeba vypsat nové místo, pro které by byl odmítnutý uchazeč zrovna jako dělaný.

Brand a hodnoty, které firma vyznává, jdou poznat už z detailů. Moderní firmy se nebojí dát vale zastaralým procesům i nástrojům, aby šetřily časem zaměstnanců i penězi. Chytrý docházkový a HR systém Alveno urychluje a zjednodušuje evidenci pracovní doby i docházky, žádosti o dovolené nebo podklady pro mzdy. Máte díky němu pod palcem smlouvy, předávacími protokoly, směrnice, máte přehled nad zaměstnaneckými daty a mnoho dalšího.

Čas investovaný do zpětné vazby se firmě bohatě zúročí. Jenže jak na ni?

Po telefonu nebo e-mailem?

Pokud raději telefonujete, než píšete, můžete zajásat. Zpětná vazba má výsledky hned v několika různých variantách. Na stručné odmítnutí hned po prvním kole se skvěle hodí nejen krátký e-mail, ale právě také rychlý telefonát.

Naopak zájemcům o techničtější pozice a celkově uchazečům, kteří absolvovali test odbornosti, je lepší poslat především obsáhlejší e-mail. Snáze v něm předáte i detailní zpětnou vazbu od kolegů, kteří test hodnotili. Kromě toho si znění e-mailu můžete lépe promyslet, takže eliminujete riziko, že třeba poskytnete nepřesnou informaci, pokud si v třeba v testované odbornosti sami nejste jisti v kramflecích.

Po pár hodinách, nebo po měsíci?

Zpětnou vazbu je nejvhodnější předávat zčerstva. Pokud je to technicky možné, reagujte v časovém rozmezí několika dnů. Tehdy máte ještě vy i kandidát pohovor v čerstvé paměti, takže je nejpravděpodobnější, že mu zpětná vazba bude skutečně k užitku.

Lucie Přibylová
HR Specialist

Tam, kde se čeká na vyjádření dalších osob, ať už manažera nebo odborníků, je namístě cílit na termín odeslání zpětné vazby do týdne. Po více než deseti dnech už se zájemce o práci nejspíš sám zařídil jinak a s vámi dále nepočítá. Přestože v případě zpětné vazby platí, že raději pozdě než nikdy, s tak velkým časovým odstupem už nemusí být tolik užitečná.

Poděkování, doporučení ke zlepšení a co dál?

Vyjádření vděku je základ, který by ve zpětné vazbě měl zaznít vždy. U stručnější varianty zpětné vazby pak stačí zařadit ještě jednu nebo dvě věci, které šlo na výkonu daného uchazeče pochválit – a máte hotovo. Inspirací k pochvale může být jak váš osobní dojem, tak třeba slova přítomného manažera.

Nebojte se kandidátům napřímo říct, že byli třeba druzí nebo třetí pod čarou. Pokud tuto informaci podáte citlivě, vyzní spíš jako pochvala než jako špatná zpráva. Také se s nimi můžete rovnou domluvit, že se jim firma do pár měsíců možná ještě ozve. Ušetří vám to práci, kdybyste s „jedničkou“ rozvázali poměr ve zkušební době.

Pokud zbývá na zpětnou vazbu více času a chcete poradit také, co zlepšit, u sympatických uchazečů směřujte rady k budoucímu dalšímu pohovoru u vaší firmy. Co by měli dotrénovat, abyste je u příštího náboru mohli přijmout? Umíte jim doporučit třeba nějaké konkrétní školení?

Nezapomínejte se také klidně i opakovaně ptát, zda uchazeč všemu rozuměl, a poskytovat prostor k dotazům. Telefonát s vámi může, zejména pro odmítnuté zájemce o práci, představovat náročný moment. Víc než obvykle tak hrozí, že si vaše slova špatně vyloží.

Z vhodně podané zpětné vazby by si její příjemce měl vždycky odnést motivaci k dalšímu hledání práce a dobrý pocit z komunikace s vaší firmou.

Lucie Přibylová
HR specialista

Lucka po dobu své více než 10 leté praxe v personalistice zakotvila v IT společnosti IRESOFT, kde má na starosti dennodenní personální agendu. Společně s týmem personalistů se stará nejen o nábor nových uchazečů, ale také o to, aby ti stávající zaměstnanci byli maximálně spokojeni a budovali pozitivní zkušenost s IRESOFTem jako zaměstnavatelem. Tím všichni v týmu rozvíjí firemní kulturu a dlouhodobě budují employer branding.

Nejčastější dotazy ke zpětné vazbě pro uchazeče o zaměstnání

Proč mají náboráři dávat uchazečům o práci zpětnou vazbu?

Je to fér. Uchazeči firmě věnují čas a úsilí, zpětná vazba je poděkováním za jejich snahu. Také je to praktické. Zpětná vazba totiž pomáhá budovat firemní brand. Dává najevo, že je firma spolehlivá, moderní a přátelská.

Co by ve zpětné vazbě pro uchazeče nemělo chybět?

Nejvhodnější forma zpětné vazby se odvíjí od obsazované pozice. Vždycky je však namístě poděkování a pochvala něčeho, co se zájemci o práci povedlo.

Do kdy posílat zpětnou vazbu?

Zpětnou vazbu je nejlepší posílat co nejdříve. Pokud můžete, snažte se reagovat do druhého až třetího dne. Nikdy nenechávejte zájemce o práci čekat déle než 10 dní.

Zaujal Vás systém Alveno?