Ať už jste firma o deseti zaměstnancích, nebo vaše provozy čítají stovky pracantů, pravděpodobně jste už dávno přešli od docházkových sešitů a Excelových tabulek na modernější způsob evidence docházky. Využíváte systém, který eviduje fyzické příchody a odchody a umožňuje personalistce a vedoucím týmů nahlédnout na aktuální přítomnost zaměstnanců na pracovišti nebo ručně dopsat odchod k lékaři. Skvělá práce! Stačí to ale na pokrytí všech potřeb vaší firmy? Splňuje takový systém vaše nároky? Pojďme se podívat na to, co vám přinese přechod na opravdu vyspělý docházkový systém.
Zapomeňte na stohy papírů a jděte s dobou
Potřeby trhu se rychle mění. Neustálý vývoj informačních technologií jde ruku v ruce s vyšší efektivitou práce a snižováním chyb způsobených lidským faktorem. Není proto překvapením, že firmy mění zaběhnuté koleje evidence docházky a ve velkém se zbavují papírových sešitů a nevyhovujících Excelových tabulek. Přechod na elektronickou docházku však neznamená pouze výhodu evidence příchodů a odchodů v počítači – moderní docházkové systémy jsou svižné, přehledné, mají intuitivní ovládání, zajistí vám spolehlivé zálohování dat a jsou doplněné o další funkce, které vám umožní ze systému vytěžit mnohem víc než jen splnění požadavků daných zákonem.
Elektronická docházka se vám přizpůsobí
Máte-li obavy, že čím je docházkový systém vyspělejší, tím složitější je i jeho nastavení pro potřeby vašeho konkrétního pracoviště, rádi vás přesvědčíme o opaku. Základem moderní docházky je spolehlivá a přesně fungující čtečka – a zde je zcela na vás, jestli zaměstnance vybavíte čipy a přístupovými kartami, nebo budete jednoduše snímat otisky prstů. Rychlá a pohodlná identifikace zajistí, že si i vaši zaměstnanci na nový systém rychle zvyknou. Vy budete mít díky automatickému načítání příchodů a odchodů ihned přehled o zaměstnancích na pracovišti v reálném čase, a navíc získáte možnost monitorovat a zabezpečit přístupy do místností, budov nebo jejich částí, kam mohou vstoupit jen vybraní pracovníci.
Tím však výčet výhod zdaleka nekončí. Díky variabilitě nastavení a oprávnění přizpůsobíte pracovní dobu, rozložení směn i délku dovolené, kterou bez problému vykážete dle nového zákona z letošního roku v hodinách. Nově si poradíte také s evidencí pracovní doby u zaměstnanců, kteří se pohybují mimo kancelář, pracují na stavbě anebo třeba z domu. Moderní docházkové systémy jsou navíc propojeny s množstvím účetních systémů, data o docházce lze tedy pohodlně exportovat a jednoduše z nich připravit podklady pro mzdy. A pokud se vaše firma rozroste? Je-li docházkový systém navržený správně, do budoucna poroste s vámi.
Řešte docházku odkudkoli
Další obrovskou výhodou moderních docházkových systémů je, že data z docházkové čtečky ukládají do cloudu. IT správci, personalisté i samotní zaměstnanci tak mohou k docházce přistupovat přes webovou aplikaci, která je navzdory složitým procesům probíhajícím na pozadí uživatelsky přívětivá, přehledná, a jednoduchá na správu. Do aplikace se lze přihlásit prostřednictvím jakéhokoli zařízení s připojením k internetu, celou agendu tak máte neustále k dispozici doslova na jedno kliknutí. A vůbec nezáleží na tom, jestli zrovna sedíte u počítače v kanceláři nebo se přihlásíte z mobilu cestou na dovolenou.
Mějte bezpečnost vašich dat pod kontrolou
Díky vzdálenému přístupu k docházce vyřeší své potřeby odkudkoli všichni zaměstnanci ve firmě. S tím jsou však spojena určitá rizika. Zaměstnavatelé se na nás často obrací s dotazy ohledně zabezpečení – přece jen elektronické docházkové systémy o vašich zaměstnancích mají spoustu informací, od odpracovaných hodin a výše mzdy, přes sdílení polohy, až po biometrická data v podobě otisků prstů. Bezpečnost dat by tedy vždy měla být pro každého poskytovatele docházkových systémů absolutní prioritou. Například u našeho systému Alveno Vám garantujeme zabezpečení na nejvyšší úrovni a pokročilé šifrování dat, které zamezí tomu, aby se k nim dostal kdokoli nepovolaný.
Spolehněte se na podporu
Moderní docházkové systémy jsou robustním řešením, za kterým stojí celé týmy vývojářů, programátorů, techniků a konzultantů. Správné nastavení elektronické evidence docházky a vyladění komplexních procesů tak, aby fungovaly v souladu s potřebami vaší firmy, vyžaduje osobní přístup a zkušenosti. Proto si v Alvenu velmi zakládáme na kvalitě servisu i uživatelské podpory. Naši obchodníci vždy analyzují konkrétní potřeby našich zákazníků, abychom jim mohli systém přizpůsobit přesně tak, jak potřebují. Pomůžeme s instalací, systém nastavíme podle vnitrofiremních procesů a poskytneme podporu prostřednictvím zákaznické linky. Víme totiž, že má-li být změna docházkového systému pro vás opravdu přínosná, potřebujete parťáka, který vám pomůže se s novým systémem sžít a využívat ho efektivně a naplno.
Šetřete čas i peníze
Sečteno podtrženo, přechodu na elektronickou docházku se nemusíte obávat. Moderní docházkový systém snadno přizpůsobíte na míru potřebám vaší firmy, získáte přehled nad rozpisem směn i plány dovolených, pohodlně zajistíte evidenci příchodů a odchodů a urychlíte vytváření podkladů pro mzdy. Přitom máte jistotu, že citlivá data zůstanou tam, kde mají, a personální agenda běží podle aktuálně platných zákonů. Elektronická evidence docházky a automatizace souvisejících procesů tak neusnadňuje práci jen personalistům nebo účetním, ale minimalizuje práci všech zaměstnanců ve firmě. Díky tomu šetříte nejen čas, ale ve výsledku i peníze.
